Mi empresa detecta una operación sospechosa: ¿qué deberíamos hacer internamente?

¿Tienes razón?

Lo que define si una detección justifica una actuación formal son tres elementos: si la operación se aparta del perfil conocido del cliente, si existen indicadores objetivos de riesgo (montos incoherentes, estructuras complejas, uso de entidades pantalla) y si la documentación de soporte es insuficiente o contradictoria. No toda operación inusual es delito, pero sí obliga a activar procedimientos de prevención y documentación. El punto de partida es el perfil de riesgo del cliente: la misma operación puede ser normal para un cliente y sospechosa para otro. También pesa la repentina modificación de comportamiento transaccional y la falta de explicación razonable.

Además, la normativa de prevención exige que las entidades y sujetos obligados mantengan registros y procedimientos para identificar, reportar y documentar operaciones inusuales. La calidad y el detalle del registro interno será clave tanto para la eventual comunicación a la autoridad competente como para defender a la empresa ante una inspección o investigación.

Cómo se soluciona

1. Activá el protocolo interno: registrá inmediatamente la operación detectada en el sistema de prevención de la empresa. Incluir fechaje, identificación completa del cliente o contrapartes, descripción de la operación y motivo por el cual se considera sospechosa.
2. Reuní documentación que respalde la operación y su contexto: contratos, facturas, órdenes de pago, justificantes de origen de fondos, escrituras, constitución de sociedades, antecedentes de los apoderados y comunicaciones relevantes. Exportá conversaciones y correos que expliquen la operación.
3. Realizá una verificación de identidad y un análisis de riesgo reforzado: contrastá la información del cliente con bases públicas, listas de control y registros comerciales. Si la operación involucra jurisdicciones internacionales, documentá la cadena de pagos y las cuentas intervinientes.
4. Consultá con el responsable de cumplimiento (compliance) o con quien tenga a cargo la prevención de lavado. Esa persona debe evaluar si corresponde elevar un reporte a la autoridad competente y cómo comunicar internamente la situación. Si no tenés un oficial de cumplimiento, designá a una persona y documentá esa decisión.
5. Suspensión temporal de la operación: si el protocolo lo prevé y la legislación aplicable lo permite, considerá suspender la operación hasta que se complete la verificación. Cualquier medida de bloqueo debe registrarse y comunicarse a las áreas afectadas.
6. Decisión sobre reporte: si tras la etapa de verificación persisten dudas razonables sobre el origen lícito de los fondos, prepará el reporte interno y la documentación de soporte para enviarlo a la autoridad competente que corresponda. Mantené copia del reporte y del soporte documental.
7. Reforzá controles y capacitación: tras la detección, evaluá si hubo falla en el control y actualizá procedimientos, listas de verificación y capacitación de personal.

Qué hace la empresa sola: documentar, suspender y recabar información. Cuándo llamar a un abogado o a un especialista en cumplimiento: cuando la operación tiene alto impacto reputacional o económico, cuando hay indicios de participación de terceros vinculados con delitos, o cuando se evalúa la presentación de un reporte a la autoridad.

Qué puede pasar

1) Se resuelve internamente: tras verificar la documentación y origen de fondos, la empresa puede liberar la operación y registrar el cierre del caso. Esto es común cuando la explicación es coherente y la prueba documenta el origen lícito.

2) Se realiza un reporte y se llega a un acuerdo operativo: la autoridad puede requerir información adicional, o la empresa puede ajustar sus controles a cambio de continuidad operativa. En algunos casos la empresa negocia con la autoridad medidas correctivas y planes de cumplimiento.

3) Investigación externa o sanción: si el reporte genera una investigación y se detecta incumplimiento de las obligaciones de prevención, la empresa puede afrontar sanciones administrativas, auditorías y hasta responsabilidad de personas físicas si hubo dolo o negligencia grave. Esto tiene impacto económico y reputacional.

Y si después se demuestra que la operación era lícita, ¿qué pasa? Un registro exhaustivo del análisis y la documentación preserva a la empresa frente a sanciones por no haber informado o por actuación negligente. Con pruebas claras, la decisión de reportar y la forma en que se actuó suelen considerarse diligentes.

Errores que arruinan el caso

1) No documentar el análisis ni las razones de la sospecha: sin registro, la empresa queda expuesta.

2) Ignorar indicadores por miedo a perder un cliente: priorizar ingresos sobre cumplimiento suele terminar peor.

3) Eliminar o manipular información relacionada con la operación: destruir evidencia genera responsabilidad penal y administrativa.

4) No actualizar el perfil del cliente tras cambios relevantes: eso impide apreciar patrones de riesgo.

5) No involucrar a compliance o a asesoría legal cuando la operación tiene complejidad internacional o vínculos societarios opacos.