Necesitas un plan de compliance penal para tu empresa: qué incluye

¿Tienes razón?

Que la empresa necesite un plan de compliance penal no depende de que hayas tenido un problema previo: depende de tres cosas que estructuran el riesgo. Primero, el tipo de actividad de la empresa: sectores como construcción, distribución, logística, salud, servicios públicos o concesiones suelen tener más riesgo de delitos vinculados a sobornos, colusión o responsabilidad administrativa. Segundo, la estructura de la empresa: cuantas más filiales, terceros y agentes externos operan por tu cuenta, mayor es la exposición. Tercero, el comportamiento organizacional real: si la práctica cotidiana es opaca, con delegaciones de facultades sin control y relaciones comerciales con proveedores de dudosa trayectoria, un plan formal no sirve de nada si no cambia la práctica.

En resumen: necesitas un plan de compliance penal si tu actividad, estructura o prácticas aumentan la probabilidad de que se cometan ilícitos desde la empresa. El plan vale si está adaptado a esos riesgos, si hay evidencia de su aplicación y si hay responsables claros.

Cómo se soluciona

1. Identifica y documenta riesgos reales. Haz un mapeo de actividades, procesos y contrapartes que podrían exponer a la empresa a delitos como soborno, colusión, lavado de activos, administración fraudulenta o delitos contra la administración pública. Reúne contratos tipo, facturas, registros de compras y listas de proveedores. Esto lo puede iniciar el equipo interno, pero para un diagnóstico riguroso suele convenir apoyo externo.

1. Diseña políticas y procedimientos por riesgo. Redacta el código de conducta, política anticorrupción, procedimiento para la relación con terceros (due diligence de proveedores y clientes), control de regalos y atenciones, y políticas sobre contratación pública. Incluye flujogramas de aprobación y modelos de contrato con cláusulas de compliance. Los borradores los puede preparar un responsable interno; la validación legal conviene que la haga un abogado con experiencia en compliance.

1. Define la gobernanza y responsabilidades. Nombra o confirma el órgano responsable (comité de compliance o oficial de cumplimiento) y establece canales de reporte interno. Documenta las funciones del oficial: supervisión de programas, informes a directorio, gestión de conflictos de interés, y coordinación de controles. Si la empresa es pequeña, la misma persona puede asumir funciones, pero deja constancia escrita y límites claros.

1. Implementa controles operativos y tecnológicos. Ejemplos: listas de verificación en compras, dual control para pagos, validación bancaria de proveedores, registros de aprobación de viajes y gastos, conciliaciones. Implementa un sistema de registro de capacitación y un buzón seguro para denuncias (con posibilidad de reporte anónimo y protección al denunciante). Algunas medidas las instala el equipo operativo; otras requieren soporte de TI.

1. Formación y comunicación. Capacita a directivos, mandos intermedios y personal de riesgo sobre el código de conducta, riesgos específicos y cómo usar el canal de denuncias. Conserva constancias firmadas o registros digitales de asistencia y materiales entregados.

1. Monitorización y auditoría. Diseña indicadores de cumplimiento y programas de auditoría interna que verifiquen la aplicación real del plan. Documenta hallazgos y planes de mejora. Esta etapa es clave para transformar el programa en una herramienta viva.

1. Revisión y actualización. Un plan que no se actualiza deja de servir. Revisa el mapeo de riesgo cuando haya cambios significativos: nuevos mercados, fusiones, alianzas o incidentes.

Qué puede pasar

1) Se arregla con medidas internas y sin sanción. En muchos casos una detección temprana, la corrección del proceso y la sanción disciplinaria interna llevan a que un incidente no derive en responsabilidad penal ni administrativa. Documentar las medidas tomadas y la investigación interna es la forma de demostrar que la empresa actuó diligentemente.

2) Acuerdo o solución administrativa. Cuando la autoridad o un contraparte detectan irregularidades, es común que el asunto se resuelva mediante medidas correctivas, acuerdos de cumplimiento o sanciones administrativas mitigadas si la empresa tiene un programa serio que funcionó. A veces convence acordar obligaciones de supervisión y controles. Ese resultado evita una disputa penal mayor y reduce reputación y costos.

3) Investigación penal o sanción. Si hay indicios sólidos y la empresa no actuó con diligencia, puede abrirse una investigación penal o procedimientos sancionadores que afecten a la empresa y a sus administradores. Haber tenido un programa que no se aplicó suele ser menos favorable que no tener ninguno. Si la empresa pierde en sede penal o administrativa, además de la sanción puede afrontar medidas accesorias como inhabilitaciones o responsabilidad patrimonial. Y, si la empresa obtiene una resolución favorable, cobrar la reparación dependerá de la solvencia de la contraria.

Errores que arruinan el caso

• Redactar un manual que nadie conoce: un código en un archivo que nadie firma ni aplica no sirve de defensa.
• No documentar formaciones y auditorías: sin constancias no hay prueba de que el programa funcionó.
• Delegar sin controles: dar facultades a agentes externos sin due diligence es fuente de responsabilidad.
• Eliminar evidencias o intervenir el sistema de denuncias: cualquier manipulación empeora la situación.
• Confundir cumplimiento formal con eficacia: controles verbales o informales no prueban diligencia ante autoridades.