Problemas tributarios por regalías y retenciones

¿Tienes razón?

Tres factores marcan si tu posición es fuerte o débil frente a SUNAT y frente al franquiciador: 1) la naturaleza contractual y contable de las regalías; 2) cómo se documentaron los pagos (boletas, facturas, recibos por honorarios, o transferencias con convenio); 3) la práctica tributaria que hayas aplicado en tus libros y declaraciones. Si el contrato clasifica las regalías como contraprestación por uso de marca, know‑how y asistencia técnica y esa clasificación está respaldada por facturas o comprobantes con el RUC del pagador y receptor, tu posición suele ser más sólida. Si, en cambio, los pagos se hicieron en efectivo sin respaldo o se presentaron como otra figura distinta en tus libros, SUNAT y el franquiciador tendrán más argumentos para cuestionarlos.

Otro elemento clave es la retención. A veces el franquiciador actúa como agente de retención o retiene montos de las regalías para cubrir impuestos; otras veces no. Lo que determina si esa retención era correcta es el vínculo contractual y la naturaleza del servicio: servicios técnicos, cesión de derechos de uso de marca o simple retribución comercial pueden tener tratamientos distintos. Además, la forma en que declaraste esos ingresos (en tus declaraciones de renta e IGV, si correspondiera) influye en la decisión de SUNAT.

Por último, atención a las transferencias al exterior. Si hay pagos hacia el franquiciador ubicado fuera del país, la SUNAT y otras autoridades cambiarias y tributarias miran con lupa: documentación, fuente de los fondos y contratos que justifiquen la salida de divisas son elementos decisivos.

Cómo se soluciona

1. Reúne toda la documentación. Enlista contrato de franquicia, anexos que definan las regalías, facturas y boletas emitidas, comprobantes de pago (transferencias bancarias, vouchers), documentos que muestren soporte de la contraprestación (informes de soporte, órdenes de servicio, reportes de ventas que vinculen la regalía con ventas) y las declaraciones tributarias presentadas. Exporta chats y correos con instrucciones del franquiciador y guarda copias impresas.

1. Revisa la naturaleza fiscal con precisión. Contrasta la forma en que el contrato describe la regalía con la clasificación contable y tributaria que se aplicó en libros y en la SUNAT. Esto incluye verificar si el pago debería haber estado sujeto a retención en la fuente o si corresponde afectación de IGV. Si hay pagos internacionales, añade la documentación cambiaria y contratos de servicios internacionales.

1. Si SUNAT emite un requerimiento o informe, contesta con prueba documentada y argumentación técnica. Redacta observaciones fundadas que expliquen por qué la calificación de la regalía es la correcta y acompaña copias cotejadas de facturas y comprobantes de pago. Si la comunicación es del propio franquiciador (pidiendo correcciones o reteniendo montos), exige que te expliquen por escrito la base legal y contable de su exigencia.

1. Usa medios alternativos antes de litigar. Una conciliación, negociación con el franquiciador o incluso una revisión técnica con un contador tributario puede resolver diferencias. Si el conflicto se centra en interpretación contractual, conviene negociar un acuerdo donde se aclare la base de cálculo y la forma de retener o declarar.

1. Si no hay acuerdo y la SUNAT mantiene la observación, prepara la defensa administrativa con un especialista en derecho tributario y en procedimientos administrativos ante SUNAT. La defensa requiere argumentos técnicos y contables, y en muchos casos, peritajes contables.

Qué puedes hacer tú hoy: copia y organiza todos los comprobantes, solicita por escrito al franquiciador la explicación de su práctica de retención, y pide al contador de la empresa un informe técnico sobre la correcta clasificación tributaria de las regalías.

Qué debe hacer un profesional: analizar contratos y contabilidad, preparar pruebas y escritos técnicos y representarte ante SUNAT y, si corresponde, en procedimientos contencioso‑administrativos.

Qué puede pasar

1) Se arregla con una carta: muchas disputas se cierran con un ajuste formal. El franquiciador y tú podéis acordar regularizar la forma de facturar o pactar cómo se harán las retenciones en adelante. Este camino suele ser el más rápido y evita costos mayores.

2) Acuerdo o conciliación: si hay un requerimiento, la conciliación previa o una negociación con un contable y abogado puede terminar en un acuerdo de pago o en una rectificación de declaraciones y en un plan para subsanar errores. Un acuerdo puede significar pagar una suma menor que la reclamada o modular las obligaciones; eso puede compensar la espera y el riesgo de una resolución adversa.

3) Procedimiento administrativo o juicio: si no hay acuerdo, la SUNAT puede imponer ajustes y sanciones, y el franquiciador puede reclamar diferencias. Si pierdes en el procedimiento, habrá que afrontar ajustes, intereses y posibles multas; además, la contraparte puede reclamar costas contractuales. Si ganas, cobrar puede depender de la solvencia del franquiciador y de la existencia de garantías. Una resolución a favor no garantiza la efectiva cobranza si la parte está insolvente.

Y si ganas, ¿cobras? Depende de la situación patrimonial del franquiciador. Una sentencia administrativa o judicial es una herramienta para cobrar, pero si la empresa no tiene bienes o se encuentra en dificultades, la recuperación puede ser parcial o lenta.

Errores que arruinan el caso

• No conservar comprobantes ni transferencias: sin pruebas de pago y facturación, tu defensa es débil.
• Cambiar la naturaleza contable de los pagos a posteriori sin soportes: rectificar mal puede empeorar la posición ante SUNAT.
• Ignorar comunicaciones de SUNAT o del franquiciador: no contestar permite que se consoliden cargos.
• Hacer acuerdos verbales con el franquiciador sobre retenciones sin fijarlos por escrito y sin ajuste contable.
• No coordinar con un contador tributario antes de presentar defensas o corregir declaraciones.