Actas y juntas mal registradas: riesgo de nulidad

¿Tienes razón?

Si dudas de la validez de un acuerdo societario, tres factores te dirán si el problema es grave: la existencia de la convocatoria y su forma (quién, cómo y a quién se convocó), el quórum y la votación efectiva (quién votó y cómo) y la redacción del acta (si refleja fielmente las decisiones). En Perú, para que un acuerdo societario produzca efectos frente a terceros normalmente se exige que conste en acta debidamente suscrita y, cuando corresponde, en los registros públicos.

Los errores frecuentes que generan riesgo de nulidad incluyen convocatorias defectuosas, actas sin firma, omisión de votaciones importantes, falta de constancia de quórums y no inscribir hechos inscribibles en registros públicos. En startups, estos fallos aparecen cuando se actúa con rapidez en rondas de inversión y no se cuida la tramitación formal.

Otra cuestión práctica es la confianza de terceros: un inversor o un banco puede exigir documentación limpia antes de invertir o conceder crédito. Además, decisiones como aumentos de capital, emisión de acciones o cambios estatutarios pueden ser impugnadas por socios que no fueron convocados adecuadamente.

Cómo se soluciona

1. Reúne todas las pruebas de la junta: convocatorias, correos, certificados de asistencia, actas, firmas, poderes y comprobantes de notificación. Escanea y conserva copias certificadas cuando sea posible.

1. Revisa estatutos y acuerdos previos: determina si la decisión fue competencia de la junta de accionistas, del directorio o de otro órgano. Verifica los requisitos formales que el estatuto exige para la convocatoria y adopción de acuerdos.

1. Regulariza lo que se pueda: si el defecto es formal y los socios consienten, convoca una nueva junta para ratificar acuerdos y dejar constancia. Es la vía más sencilla cuando hay voluntad de todos los involucrados.

1. Inscribe en registros públicos los actos que lo requieran: cambios de representantes, aumentos de capital, modificaciones estatutarias, nombramientos, y cualquier acto que deba publicarse para ser oponible a terceros. La inscripción protege frente a terceros y reduce riesgo de impugnación.

1. Si hay conflicto con un socio ausente o disidente: negocia o, si no hay acuerdo, evalúa la impugnación judicial. En un proceso de impugnación, la carga probatoria se centrará en la correcta convocatoria y el quórum. Considera mecanismos alternativos como la conciliación entre socios.

1. Controla terceros: cuando haya inversores o adquisiciones, somete la documentación al due diligence y corrige defectos detectados antes del cierre. Un buen abogado corporativo puede preparar los documentos de remediación.

Acciones que puedes hacer sin abogado: compilar toda la documentación, convocar a una nueva junta si los socios están de acuerdo, y digitalizar pruebas. Necesitarás abogado si existe una impugnación, si hay presiones de inversores o si la regularización requiere interponer acciones judiciales o inscripciones complicadas.

Qué puede pasar

1) Se arregla con una ratificación: muchas irregularidades se subsanan con una nueva junta que ratifica los acuerdos y deja constancia. Esto soluciona el problema frente a los socios y reduce riesgo frente a terceros.

2) Acuerdo o transacción entre socios: en ocasiones los socios negocian una compensación o un ajuste a cambio de renunciar a impugnar. Un acuerdo de ese tipo puede evitar litigio, desgaste y coste reputacional.

3) Juicio de nulidad o impugnación: si un socio disidente impugna, se puede solicitar la nulidad del acuerdo. En ese caso, el tribunal decidirá sobre la validez del acto y, si declara nulidad, podría anular decisiones que afecten a la estructura del capital, nombramientos o la validez de actos posteriores.

Si ganas, ¿cobras? Una sentencia declarando nulidad corrige la situación jurídica pero no siempre resarce pérdidas económicas ni garantiza recuperación frente a terceros que actuaron de buena fe; la ejecución de una sentencia puede involucrar procesos complementarios y obligar a la empresa a reparar efectos patrimoniales.

Errores que arruinan el caso

• No conservar constancias de convocatoria: sin prueba de que se convocó y cómo, demostrar la validez del acuerdo es mucho más difícil.
• Modificar actas a posteriori sin prueba del consentimiento de todos: eso crea sospechas de fraude y puede llevar a impugnaciones.
• No inscribir actos inscribibles: deja a la empresa expuesta frente a terceros y dificulta transacciones.
• No verificar poderes o firmas: poderes vencidos o mal otorgados invalidan decisiones adoptadas por representantes.
• Intentar arreglos informales con terceros inversores sin remediar la documentación societaria: puede invalidar operaciones futuras.