Me llegó un requerimiento o verificación del INAI

¿Tienes razón?

Que el INAI te verifique no es un veredicto: es una investigación administrativa para comprobar el cumplimiento de obligaciones de protección de datos. Tres factores influyen en cómo resultará el proceso:

1) Existencia de documentación: si cuentas con avisos de privacidad actualizados, registros de las actividades de tratamiento, contratos con encargados y evidencia de medidas de seguridad, estarás en mejor posición.

2) Calidad de la implementación: la mera existencia de políticas no basta; deben aplicarse. El INAI revisa evidencias operativas: logs, procedimientos, bitácoras de acceso y capacitación del personal.

3) Cooperación y transparencia: una respuesta ordenada y completa con la documentación solicitada reduce la probabilidad de sanciones y favorece medidas correctivas en lugar de sanciones punitivas.

Si puedes presentar evidencia clara de cumplimiento y explicar las acciones correctivas en su caso, la resolución suele inclinarse hacia medidas de adecuación. Si no, aumenta el riesgo de sanciones o de recomendaciones estrictas.

Cómo se soluciona

1. Lee con atención el requerimiento. Identifica plazos operativos (sin confiar en memoria) y el alcance de la información solicitada: sistemas, contratos, bitácoras o procedimientos. Anota punto por punto lo que pide.

1. Preserva la información demandada. No borres ni alteres registros. Reúne avisos de privacidad vigentes, contratos con proveedores, análisis de riesgos, políticas internas, pruebas de consentimiento y evidencia de medidas técnicas y administrativas.

1. Designa un equipo. Asigna a la persona responsable de datos y a un contacto legal que coordine la respuesta. Si tienes un delegado de datos o un responsable de protección de datos, es el interlocutor natural.

1. Prepara la respuesta. Ordena la documentación solicitada conforme a los puntos del requerimiento y redacta explicaciones breves y documentadas sobre prácticas y medidas. Si hay incumplimientos, prepare un plan de remediación concreto.

1. Presenta la información y solicita audiencias si procede. Mantén registro de entregas y solicita acuses. La cooperación con el INAI es valorada y puede derivar en medidas correctivas en lugar de sanciones si la entidad demuestra voluntad de cumplimiento.

1. Si el procedimiento avanza, prepara defensa técnica y legal. Un abogado especializado te ayudará a presentar argumentos jurídicos, evidencia y a negociar medidas de remediación.

Qué puedes hacer tú y qué necesita abogado:

• Tú: reunir documentación, designar responsables y responder a requerimientos formales básicos si el caso es simple.
• Abogado: asistir en la estrategia de respuesta, preparar alegatos jurídicos, coordinar peritajes técnicos y representar en audiencias ante el INAI.

Qué puede pasar

1) Archivo con recomendaciones. Si el INAI concluye que había deficiencias subsanables y la empresa coopera, suele exigir medidas de corrección y continuar con seguimiento. Esto corrige prácticas sin sanción administrativa grave.

2) Acuerdo y medidas de cumplimiento. El INAI puede proponer medidas concretas para ajustar políticas, procesos y controles; la empresa acepta un plan de trabajo y lo implementa bajo supervisión.

3) Procedimiento sancionador. Si el incumplimiento es grave o hay indicios de negligencia, el INAI puede imponer sanciones administrativas. En sede judicial, si la autoridad procede contra la empresa, puede haber consecuencias económicas y reputacionales. Si se pierde, la ejecución dependerá de la resolución final y de recursos disponibles.

Y si ganas, ¿cobras? Aquí «ganar» se entiende como que el INAI no imponga sanción o que la resolución sea favorable. La reparación suele ser la mejora operativa y la ausencia de multa; la compensación económica directa a la empresa no es un objetivo típico de este tipo de procedimientos.

Errores que arruinan el caso

• Borrar o alterar documentación solicitada: destruye tu defensa y agrava la sospecha de incumplimiento.

• Responder con información incompleta o desordenada: complica la evaluación y da imagen de descontrol.

• No contar con responsable de datos o figura de contacto: sin interlocutor claro, la comunicación se dificulta.

• Minimizar faltas detectadas: negar problemas sin evidencia de mejora reduce las opciones de acuerdo.

• No coordinar con asesoría legal en etapas avanzadas: la defensa técnica y jurídica es clave cuando hay riesgo de sanción.