Me reclaman vicios ocultos de forma injusta

¿Tienes razón?

Tres elementos dan fuerza a tu defensa frente a un reclamo por vicios ocultos en contratación pública: la evidencia de que la entrega fue conforme, los registros de mantenimiento o supervisión y las pruebas técnicas que sostengan que el daño no se originó durante su responsabilidad. Si el acta de entrega firmada por la entidad no registra observaciones y existen informes de supervisión que avalen la calidad, su posición es favorable. Si, por el contrario, hubo observaciones en la recepción o falta de pruebas de control de calidad, la contraparte puede sostener que el vicio tiene relación con su ejecución.

También hay que mirar el contrato: frecuentemente contiene cláusulas sobre garantías, protocolos de prueba, y quién cubre la peritación. En contratos públicos suele establecerse un periodo de garantía y un procedimiento para manifestar y subsanar defectos, así como la forma de evaluar responsabilidades. Si la entidad no siguió el procedimiento previsto, eso fortalece su defensa.

La tercera variable es la naturaleza técnica del vicio. Problemas atribuibles a diseño, uso indebido o a causas externas (como mantenimiento deficiente por parte del usuario) pueden eximirlo de responsabilidad. Una pericia técnica imparcial será fundamental para definir la causa.

Cómo se soluciona

1. Reúna la documentación técnica y administrativa. Localice el contrato, las especificaciones técnicas, planos, actas de entrega y recepción, bitácoras de obra, pruebas de laboratorio, órdenes de cambio y reportes de supervisión. Toda la documentación técnica mejora su posición.

1. Pida pericia técnica. Solicite por escrito que se realice una evaluación técnica que determine la causa del problema. Si la entidad ordena una pericia, participe y proponga peritos propios si el procedimiento lo permite. Conserve todas las comunicaciones sobre la pericia.

1. Responda por escrito al reclamo. Conteste formalmente a la notificación de vicios indicando la documentación que acredita su cumplimiento y solicitando que el diagnóstico técnico determine la causa. Evite admitir responsabilidad por escrito si no está probado.

1. Proponga la subsanación o conciliación técnica. Si el defecto puede repararse sin controversia, ofrezca un plan de corrección con plazos y personal técnico acreditado. Un acuerdo técnico puede evitar un procedimiento sancionador o contractual mayor.

1. Considera la vía administrativa o judicial si hay sanciones. Si la entidad impone penalidades o retenciones, revise la normativa contractual y, de ser necesario, impugne la decisión ante la instancia competente. En algunos casos proceden recursos administrativos internos o impugnaciones en tribunales competentes. Consulte a un abogado con experiencia en contratación pública para definir la estrategia.

Qué puede hacer usted y cuándo acudir a un licenciado: usted puede reunir la documentación, solicitar peritaje y responder el reclamo por escrito. Necesitará un abogado si la entidad aplica sanciones económicas, rescinde el contrato, busca inhabilitar a la empresa o inicia procedimientos que puedan afectar su capacidad para contratar con el sector público.

Qué puede pasar

1) Se corrige con un oficio técnico o acta de subsanación. Si el defecto es reparable y las partes acuerdan un plan, lo más frecuente es una solución técnica y económica pactada. Esto evita mayores consecuencias contractuales.

2) Acuerdo o conciliación técnica y económica. Puede cerrarse un acuerdo que combine reparaciones con compensación económica. A veces aceptar una deducción menor es preferible a un proceso que derive en sanciones mayores.

3) Sanción contractual o procedimiento sancionador. Si la entidad determina que hubo incumplimiento, puede aplicar multas, retenciones, exigir la reparación a su costa o, en casos graves, iniciar procedimientos para fincar responsabilidad administrativa. Si esto ocurre y no se logra un acuerdo, puede derivar en impugnaciones administrativas y, eventualmente, controversias judiciales. Si pierde en la vía administrativa o judicial, puede enfrentar consecuencias económicas y la posibilidad de afectar su historial de contratista.

Y si gana, ¿cobro? Si la disputa incluye retenciones que le fueron aplicadas injustamente y usted obtiene resolución a su favor, la entidad deberá restituir montos, aunque el cobro efectivo dependerá de la tramitación administrativa y de la disposición presupuestal.

Errores que arruinan el caso

• Destruir o no conservar bitácoras, pruebas de control de calidad o resultados de laboratorio.
• Aceptar verbalmente observaciones técnicas sin que queden por escrito y firmadas por la entidad.
• Admitir responsabilidad en comunicaciones informales antes de una pericia que pruebe la causa del vicio.
• No solicitar peritaje propio o no impugnar una pericia adversa a tiempo según el procedimiento contractual.
• No coordinar con su área técnica y legal antes de firmar acuerdos de subsanación que impliquen renuncias a reclamaciones futuras.