No me pagan lo pactado en el contrato con la entidad

¿Tienes razón?

No recibir el pago no significa que no tenga derecho a cobrar. Su cargo depende de haber cumplido con las obligaciones contractuales y de que la entidad no tenga deducciones legítimas (retenciones, multas o descuentos por incumplimiento) debidamente motivadas. Revise el contrato para identificar los criterios de entrega, las actas de conformidad y los requisitos para emitir pagos (facturación, comprobantes fiscales, recepción por la autoridad). Si existe un acta de recepción o un documento que acredite la conformidad del servicio o bien entregado, su posición es fuerte; si la entidad no emitió acta, la prueba de cumplimiento debe construirse con otros medios técnicos y documentales.

También revise si el pago depende de la tramitación presupuestal o de la existencia de recursos. La falta de presupuesto no anula la obligación de la entidad, pero complica la ejecución práctica del cobro. En ciertos casos, la ley prevé mecanismos para exigir el pago forzoso, y en otros resulta necesario obtener un título ejecutivo que permita la ejecución.

Cómo se soluciona

1. Reúna la prueba de cumplimiento y facturación. Tenga las facturas fiscales, las actas de recepción, los comprobantes de entrega, las confirmaciones de conformidad y la correspondencia relacionada con la solicitud de pago.

1. Envíe un requerimiento formal de pago. Remita a la unidad de tesorería o de contratación una solicitud por escrito pidiendo el pago y solicitando la motivación por escrito de cualquier retención. Use medios que generen acuse.

1. Identifique descuentos aplicados. Si la entidad retiene montos por multas, daños o incumplimientos, pida que expliquen el cálculo y aporten actas o peritajes que justifiquen la deducción.

1. Agote la vía administrativa cuando sea requisito. Si existe un recurso administrativo previo, úselo para dejar constancia y cumplir con los requisitos de procedibilidad antes de presentar demanda.

1. Si no hay respuesta o la respuesta es insuficiente, prepare la vía judicial o de ejecución. Según el título de crédito que tenga (sentencia, resolución administrativa firme, título ejecutivo), su abogado determinará la mejor forma de perseguir el pago, que puede incluir ejecución forzosa o medidas para obtener la valoración presupuestal correspondiente.

Qué puede hacer usted: preparar expedientes, enviar requerimientos y conservar acuses. Qué hará un abogado: verificar la naturaleza del título ejecutivo, preparar la demanda o la ejecución y tramitar medidas de apremio.

Qué puede pasar

Escenario A: Pago tras requerimiento. En muchos casos la entidad paga tras una petición formal, especialmente cuando la documentación está clara y la retención no tiene fundamento.

Escenario B: Negociación de descuentos o plazos. La entidad puede proponer un calendario de pago o aplicar retenciones justificadas; negociar puede ser la opción práctica cuando la administración enfrenta limitaciones presupuestales.

Escenario C: Litigio y ejecución. Si se demanda y se obtiene un título ejecutivo, se puede iniciar la ejecución conforme a la ley. El riesgo es que la ejecución con una entidad pública implique trámites administrativos y recursos que dilaten la cobranza; si la parte pierde, pueden imponer costas procesales.

Y si gana, ¿cobra? Obtener una sentencia favorable normalmente permite ejecutar contra la entidad, pero la efectividad depende de fondos y de recursos administrativos que la entidad pueda oponer. Aun así, un título firme facilita la liquidez mediante medidas de apremio.

Errores que arruinan el caso

• No expedir facturas con requisitos fiscales: sin ellas la tesorería puede negar el pago por motivos formales.
• No conservar actas de conformidad o recepción: sin constancia, probar la entrega es más difícil.
• No pedir por escrito la justificación de retenciones: sin petición formal no queda rastro de su intento de cobrar.
• Aceptar pagos parciales sin documento que preserve el derecho al resto: firme recibos que reconozcan el pago parcial sin renunciar al saldo pendiente.