No me devuelven la garantía de cumplimiento del contrato

¿Tienes razón?

Que la entidad conserve la garantía no implica que esté actuando correctamente. Para saber si su derecho está protegido debe comprobar varias cosas: las condiciones que regulan la garantía en las bases de la licitación y en el contrato; si la administración alegó motivo concreto para retenerla y si aportó prueba; y si se siguió el procedimiento interno previsto para aplicar sanciones o retenciones. Si la garantía era a favor de la entidad por falta de cumplimiento y usted tiene documentos que demuestran que cumplió (entregas, actas de recepción, bitácoras, comprobantes de pago), su posición es fuerte. Si, en cambio, la administración invoca defectos generales sin detalle y no ha generado actas de incumplimiento o informes técnicos, la retención puede ser cuestionable.

También importa la naturaleza de la garantía: si fue una fianza bancaria, una póliza de seguro o una garantía en efectivo. Las vías para exigirla difieren: frente a una fianza bancaria la entidad debe solicitar su cobro en términos que permitan a la institución emisora proceder; frente a una póliza, corresponde a la aseguradora comprobar la causa. Por último, revise si existe alguna suspensión administrativa o medida cautelar que impida la devolución: a veces la autoridad inicia investigaciones internas que paralizan trámites y eso debe constar por escrito.

Cómo se soluciona

1. Reúna la documentación. Copie el contrato, las bases de la licitación, el acta de fallo, la carta de adjudicación, las actas de entrega y recepción, bitácoras, órdenes de cambio, comprobantes de pago y cualquier informe técnico que pruebe cumplimiento. Si la garantía es bancaria o de seguro, consiga la póliza o el contrato de fianza.

1. Solicite por escrito la devolución. Envíe a la unidad correspondiente una petición de devolución por escrito con acuse de recibo o por notificación fehaciente en oficina de recursos humanos, jurídica o de contratos, anexando la prueba de cumplimiento. Pida que argumenten por escrito la causa de la retención y que indiquen la norma del expediente que la sustenta.

1. Requiera la resolución motivada. Si la entidad responde alegando incumplimiento, pida que lo haga mediante resolución motivada con hechos y pruebas. Sin motivación es más fácil impugnar administrativamente o ante tribunales.

1. Agote la vía administrativa si es exigible. Si el contrato o la normativa prevé recursos o medios de defensa internos, utilícelos. En muchos procedimientos el agotamiento de recursos previos es condición para cambiar de vía.

1. Si no existe resolución fundada o la respuesta es insuficiente, evalúe iniciar la vía judicial. Dependiendo del tipo de acto (resolución administrativa, acuerdo de autoridad) la vía puede ser el juicio contencioso administrativo o el juicio ordinario civil para reclamar el monto de la garantía. Para exigir a una aseguradora o banco, examine los medios de ejecución específicos.

Qué puede hacer usted solo: reunir pruebas, presentar la solicitud por escrito y conservar acuses. Qué hace un abogado: preparar el mando de impugnación correspondiente, representar en audiencias o procedimientos administrativos y construir la línea probatoria.

Qué puede pasar

Escenario A: Acuerdo administrativo o devolución voluntaria. A menudo la entidad, ante una petición bien fundada y con pruebas claras, corrige el expediente y ordena la devolución. Esto suele ser la vía más rápida y menos costosa.

Escenario B: Conciliación o acuerdo con condiciones. La entidad puede ofrecer retener parte de la garantía por razones técnicas; negociar un acuerdo por un monto inferior a lo reclamado puede ser razonable si evita litigio y libera la mayor parte del dinero. Un acuerdo reduce incertidumbres y entrega liquidez.

Escenario C: Litigio. Si se impugna la retención y la autoridad mantiene la resolución, el asunto puede llegar a juicio. En juicio hay riesgo de costas y de que la sentencia tarde en ejecutarse; si la parte contraria es solvente, una sentencia favorable se hace efectiva mediante ejecución. Si la entidad o la aseguradora son solventes, lo normal es que la condena sea efectiva; si no, una sentencia es útil pero la cobranza puede complicarse.

Y si gana, ¿cobra? Ganar la sentencia no garantiza cobro inmediato. Si la entidad cuenta con fondos y no hay recursos paralizantes, la ejecución ordena el pago. Pero si la otra parte tiene limitaciones presupuestales o inicia recursos prolongados, el acceso efectivo al dinero puede demorarse.

Errores que arruinan el caso

• No conservar la documentación original de entrega y recepción: sin actas y comprobantes la defensa pierde la base probatoria.
• Dejar pasar la comunicación: no siempre hace falta abogado para escribir la primera petición, pero no enviar nada con acuse dificulta el reembolso.
• Firmar reconocimientos o aceptar verbalmente faltas sin hacer constar su versión por escrito: una manifestación informal puede usarse en su contra.
• No revisar la póliza de la fianza o los términos de la garantía: se confunden las obligaciones de la entidad con las del garante.