Mi empresa detecta una operación sospechosa: ¿qué deberíamos hacer internamente?

¿Tienes razón?

Que la empresa detecte una operación clasificada como sospechosa no implica que vaya a ser sancionada automáticamente; la clave es cómo reaccionó. Tres factores determinan la posición de la empresa: 1) si tenía implementado un programa de cumplimiento o prevención (políticas, controles y registro de operaciones), 2) si cumplió con las obligaciones de identificación y conservación de información y 3) si reportó la operación a la autoridad competente cuando correspondía. Si la empresa tenía un programa activo, registros claros y actuó según sus protocolos —incluso negándose a llevar a cabo la operación y reportándola—, su riesgo de sanción es menor. En cambio, no contar con controles mínimos, modificar registros o permitir la operación sin verificación incrementa la exposición a sanciones administrativas y a investigaciones.

Además, importa el sector: ciertas actividades financieras, agentes intermediarios y negocios vulnerables tienen obligaciones reforzadas de identificación de clientes y reporte. La presencia de indicios como operaciones fraccionadas, uso de terceros sin relación comercial lógica, pagos en efectivo sin justificación o incoherencias documentales aumentan la alerta y requieren medidas proactivas por parte del área de cumplimiento.

Cómo se soluciona

1. Activa el protocolo de prevención. El responsable del programa de cumplimiento debe documentar la detección, la diligencia realizada y las razones por las que se considera sospechosa la operación.
2. Conserva toda la documentación. Guarda contratos, identificaciones, comprobantes de domicilio, estados de cuenta y cualquier comunicación con el cliente. Exporta chats y correos y registra quién tomó cada acción.
3. Solicita información adicional al cliente. Pide documentación que justifique la operación: contratos que expliquen la relación comercial, facturas, órdenes de compra y comprobantes del origen de los fondos. Registra las respuestas.
4. Evalúa la necesidad de reportar. Según el riesgo y tu regulación sectorial, prepara el reporte interno o externo correspondiente y envíalo a la autoridad competente cuando el protocolo lo indique.
5. Suspende o limita la operación si procede. Si el riesgo es elevado, no ejecutes la operación hasta aclarar los hechos; documenta la decisión para que quede constancia de diligencia.
6. Capacita y actualiza el programa. Tras el incidente, revisa controles, mejora listas de verificación y registra las lecciones aprendidas.

Acciones sin abogado: documentar, solicitar información y activar protocolos internos. Para reportes a autoridad o para diseñar respuesta ante investigaciones, suele aconsejarse asesoría especializada.

Qué puede pasar

1) Se resuelve internamente: la empresa documenta la diligencia, obtiene justificantes y procede. Muchas alertas se desactivan con documentación adicional y no generan consecuencias externas.

2) Reporte y revisión administrativa: la autoridad puede recibir el reporte y decidir investigar. Si la empresa ha actuado conforme a su programa, puede justificar la omisión o la suspensión de operaciones, lo que reduce el riesgo de sanciones.

3) Investigación y sanciones: si la empresa no contaba con controles mínimos o hubo colaboración con actividades ilícitas, la autoridad puede imponer sanciones administrativas o iniciar investigaciones. En casos graves, pueden derivarse responsabilidades penales para directivos o representantes legales.

Recuerda que incluso si la empresa actúa de buena fe, la reputación puede verse afectada; gestionar la comunicación interna y externa es parte de la respuesta.

Errores que arruinan el caso

• No documentar las diligencias: sin registro, es difícil demostrar que se actuó con diligencia.
• Ignorar señales y ejecutar la operación sin pedir pruebas de origen de fondos.
• Modificar o destruir registros una vez detectada la sospecha.
• No capacitar al personal clave y no designar responsables claros del programa de prevención.
• Tratar todo como un asunto contable cuando puede tener implicaciones administrativas o penales.