La administración reclama la fianza por supuesto incumplimiento

¿Tienes razón?

Que la administración reclame la fianza no significa que tenga razón. Lo que importa es si la reclamación respeta las reglas pactadas: la causa invocada en el contrato, la existencia de notificaciones previas y la liquidación correcta del monto. Tres elementos determinan si tu defensa es viable: la motivación de la reclamación, la prueba del supuesto incumplimiento y el cumplimiento del procedimiento para hacer efectiva la fianza.

Si la entidad reclama sin ofrecer el desglose del daño o sin seguir las etapas procedimentales previstas en las bases o en la legislación aplicable, tienes margen para impugnar. Si, por el contrario, la reclamación exhibe actas, constancias y pruebas claras de tu incumplimiento y la fianza cubre expresamente ese riesgo, la posibilidad de recuperar el monto se reduce.

Guarda todo lo relativo al contrato: informes de avance, actas de entrega, comunicaciones con supervisión, órdenes de cambio y los comprobantes de cumplimiento parcial. Si la reclamación se basa en un defecto técnico, solicita que se te permita subsanarlo o presentar contrapruebas con peritajes o evidencia técnica.

Cómo se soluciona

Paso uno: pide por escrito el expediente de la determinación y el desglose del monto reclamado. Solicita copia de las actas, manifiestos técnicos y de la comunicación que invoque el supuesto incumplimiento.

Paso dos: recopila y organiza tu propia prueba de cumplimiento y de las gestiones de reparación o subsanación. Incluye contratos con subcontratistas, facturas, fotografías, bitácoras y cualquier registro que pruebe que cumpliste o que intentaste cumplir.

Paso tres: si procede, solicita la conciliación o el procedimiento interno que la entidad tenga para diferendos contractuales. Muchas entidades permiten la presentación de descargos antes de hacer efectiva la fianza.

Paso cuatro: si la reclamación se mantiene, plantea la impugnación administrativa y, en casos de vulneración de derechos frente a actos de autoridad, explora el juicio de amparo. Un abogado especializado analizará la documentación y propondrá estrategias: cuestionar la motivación, impugnar la cuantificación o litigar para que se devuelva lo retenido.

Acciones que puedes hacer hoy sin abogado: solicita copia del expediente, conserva la documentación original y presenta tus descargos por escrito. No autorices la retención de la fianza ni firmes documentos que la confirmen sin tener todo el expediente.

Qué puede pasar

1) La entidad desiste y devuelve la fianza parcial o totalmente si acepta tus pruebas o subsanaciones. Esto ocurre cuando la reclamación carece de sustento probatorio o cuando alcanzas un acuerdo técnico.

2) Se llega a un acuerdo de compensación. Negociar la disminución de la reclamación a cambio de aceptar ciertas condiciones puede ser práctico si evita litigios costosos.

3) La administración ejecuta la fianza y la disputa pasa a juicio o amparo. En ese escenario, si la decisión administrativa es confirmada, recuperar lo ejecutado puede ser difícil: la acción se centrará en demostrar vicios en la actuación administrativa o errores en la cuantificación.

Si ganas, ¿cobras? Recuperar lo cobrado por la administración puede requerir trámites de reintegro a cargo de la entidad. A veces la devolución solo ocurre después de resoluciones firmes o de procedimientos de ejecución en contra de la autoridad.

Errores que arruinan el caso

• Aceptar la ejecución de la fianza sin recibir el expediente y el desglose de los daños.
• No presentar descargos técnicos cuando hay argumentos de subsanación.
• No contar con peritaje técnico cuando la disputa versa sobre calidad o especificaciones técnicas.
• Entregar originales sin conservar copias debidamente certificadas.