Me piden manual antilavado y oficial de cumplimiento

¿Tienes razón?

No siempre que te piden un manual o un oficial significa que has hecho algo ilegal; a menudo es una exigencia de cumplimiento normativo. Para valorar si tienes obligación de contar con ellos debes atender a tres elementos:

1. El tipo de actividad que desarrollas y si está listada como sujeta a medidas de prevención de lavado. Ciertos sectores financieros, inmobiliarios, compraventa de metales, remesas y otros tienen obligaciones explícitas.

1. El tamaño y la estructura de tu operación. La regulación suele marcar la intensidad de las obligaciones en función de la actividad y el volumen. No todos los negocios requieren el mismo detalle en el manual.

1. La finalidad de la solicitud: a veces una contraparte (una institución financiera, una casa de bolsa o un socio) te pide el manual para cerrar operaciones o para contar con proveedores que cumplan. Si es un requerimiento contractual, debes evaluarlo con cuidado.

Si tu actividad está cubierta por la regulación, no disponer de un manual o de un oficial expone a tu negocio a sanciones, a la imposibilidad de operar con ciertas contrapartes y a observaciones en verificación.

Cómo se soluciona

1. Identifica la normativa aplicable a tu sector: revisa las disposiciones que regulan la prevención de lavado para tu actividad y los requisitos mínimos sobre manuales y nombramientos. Si no estás seguro, consulta un licenciado para confirmar la obligación.

1. Redacta un manual práctico y ajustado a tu negocio. El manual debe describir la política de debida diligencia del cliente, procedimientos para identificar y verificar clientes, criterios para identificar operaciones inusuales o relevantes, la forma de presentar reportes internos y la gestión de riesgo. Incluye formatos, responsables, flujo de atención y registros que se generan.

1. Designa un oficial de cumplimiento con perfil adecuado. Debe ser una persona con capacidad para supervisar el cumplimiento, recibir reportes de operaciones inusuales y coordinar las respuestas. Formaliza la designación por escrito y deja constancia de sus funciones y atribuciones.

1. Implementa y documenta la aplicación práctica: capacita al personal, genera registros de revisión, archiva los expedientes de clientes y conserva evidencias de las medidas adoptadas. La existencia del manual es importante, pero la aplicación efectiva es lo que valida cumplir la norma.

1. Si una autoridad o un tercero te solicita el manual, envíalo con un oficio que deje constancia de la entrega y acompáñalo con evidencia de implementación (actas de capacitación, expedientes, bitácoras). Si la contraparte exige estándares que exceden a tu actividad, valora negociar condiciones o solicitar plazo razonable para ajustarlos.

Qué puedes hacer sin abogado: preparar un manual básico y designar un responsable interno, siempre que la actividad y el riesgo lo permitan. Cuándo necesitas un licenciado: si la regulación aplicable es compleja, si tu negocio tiene exposición internacional o si una autoridad te está requiriendo formalmente el cumplimiento o iniciando un procedimiento.

Qué puede pasar

1. Aprobación documental y continuidad operativa. Si entregas el manual y demuestras implementación, lo habitual es que la contraparte acepte continuar la relación comercial. Actualizar tu manual y capacitar al personal facilita la operación.

1. Observaciones y requerimientos adicionales. La contraparte o la autoridad puede solicitar ajustes, evidencia de implementación o la sustitución del responsable si consideran que las medidas no son suficientes. Corregir a tiempo evita sanciones mayores.

1. Sanciones o limitación para operar. Si la falta de manual o de oficial es considerada incumplimiento grave, podrían imponerse multas administrativas o impedirte operar con ciertas instituciones. En casos extremos, puede abrirse investigación si hay indicios de operaciones ilícitas.

Y si ganas, ¿cobro? Si resultas favorecido en una disputa sobre cumplimiento, la solución suele pasar por la regularización de documentos y, en su caso, la reparación contractual. Recuperar daños económicos por haber sido excluido de una operación depende de la prueba y de la solvencia de la otra parte.

Errores que arruinan el caso

• Elaborar un manual genérico sin adaptarlo a la actividad concreta.
• Designar a un responsable sin funciones claras ni recursos para actuar.
• Tener el manual en papel pero no aplicar sus procesos en la operación diaria.
• No capacitar a quienes tratan con clientes sobre identificación y señales de alerta.
• No conservar evidencia de las revisiones y capacitaciones realizadas.