La liquidación del contrato tiene errores y me perjudican

¿Tienes razón?

Que la liquidación tenga errores no implica automáticamente que va a prosperar su reclamación. Lo que determina si tiene derecho a corregirla son:

• Qué establece el contrato: criterios de medición de conceptos, fórmulas para descuentos y condiciones de aceptación de obra o servicio.
• Si la autoridad aplicó el contrato o interpretó mal las mediciones y descuentos; es decir, si hay una equivocación de aritmética, una valoración objetiva equivocada o una valoración subjetiva razonada.
• Si usted cuenta con documentación que respalde su posición: actas de entrega, bitácoras, fotografías, certificados de calidad, comprobantes de pagos a proveedores y de subcontratos.

En la práctica: errores materiales (cálculos, omisión de conceptos ya pagados, duplicidades) son más fáciles de corregir que discrepancias sobre calidad o cumplimiento técnico, que suelen ser controversias de fondo y requieren peritaje.

Cómo se soluciona

1. Reúna todo el expediente y la documentación de la ejecución: contratos, órdenes de cambio, actas de entrega, bitácoras, hojas de avance, fotografías fechadas, facturas y pagos. Organice la documentación por partidas y prepare un cuadro comparativo con su cálculo de liquidación.

1. Compare la liquidación oficial con su propio cálculo: identifique partidas erróneas, conceptos duplicados, deducciones no justificadas, y puntos donde la autoridad motivó una rebaja. Ponga números y explique la diferencia con referencia a cláusulas contractuales.

1. Presente la reclamación formal ante el área que emitió la liquidación: entregue copia del expediente, su cálculo y la petición de rectificación, solicitando que se deje constancia por escrito. Pida que se expliquen las motivaciones técnicas o periciales si rebajaron por defectos.

1. Solicite peritaje o revisión técnica si la disputa es técnica: si la autoridad alega defectos o incumplimiento, pida que el dictamen sea motivado y, si está en su interés, proponga peritos o pida la designación de un tercero neutral.

1. Vías administrativas y judiciales: si la entidad rechaza su petición, existen mecanismos de impugnación previstos en la normativa de contrataciones públicas y la posibilidad de acudir al juicio de amparo frente a actos de autoridad que violen derechos. En algunos casos la controversia puede resolverse mediante un procedimiento de conciliación interno.

Qué puede hacer usted solo: reunir el expediente, calcular la diferencia y presentar la reclamación. Cuándo buscar abogado: si hay decisiones que acreditan incumplimiento técnico, si la entidad inicia descuentos administrativos automáticos, o si la cuantía y la complejidad justifican acudir a impugnación administrativa o amparo.

Qué puede pasar

1) Rectificación administrativa: si la autoridad reconoce errores materiales en la liquidación, puede corregirla y pagar la diferencia. Es la solución más frecuente cuando hay fallos aritméticos o pruebas claras de pago.

2) Acuerdo o conciliación: puede proponer o aceptar un arreglo que implique pagos escalonados, descuentos menores o garantías; un acuerdo puede ser preferible si evita litigio prolongado.

3) Procedimiento sancionador o litigio: si la entidad insiste en descuentos por incumplimiento técnico o calidad y usted no está de acuerdo, la disputa puede derivar en un procedimiento formal o en juicio. Si pierde en juicio, es posible que le mantengan descuentos y que tenga que asumir costas o sanciones administrativas; si gana, la ejecución de la resolución favorable requerirá que la autoridad cumpla o que se ejerzan medidas de apremio administrativas o judiciales.

¿Y si gana, cobra? Una resolución favorable puede obligar a la entidad a pagar, pero en la práctica la efectividad depende de la disponibilidad presupuestal y de los procedimientos de la propia entidad.

Errores que arruinan el caso

• No conservar actas, bitácoras, órdenes de cambio y comprobantes de pago: sin éstas es difícil demostrar ejecución o corrección de partidas.
• No documentar las discrepancias desde el momento en que aparecen: informar por escrito y pedir acuse crea rastro administrativo útil.
• Aceptar descuentos verbalmente o firmar conformidades sin reservas por escrito: cerrar la liquidación sin dejar constancia de protesta dificulta después impugnar.
• No exigir peritaje motivado cuando la controversia es técnica: una decisión técnica no motivada es más fácil de impugnar si solicita dictamen neutral.