La entidad no acepta mis facturas y no me pagan

¿Tienes razón?

Tres elementos deciden si la entidad puede rechazar una factura: el cumplimiento de los requisitos formales de facturación (RFC, CFDI, orden de compra o requisición), la entrega y aceptación del bien o servicio según el contrato, y la causa administrativa que invoquen para negar el pago. Si su factura cumple con los requisitos fiscales y contractuales, y la entidad no puede acreditar incumplimiento en la entrega, la retención carece de fundamento.

No obstante, la administración puede objetar facturas por faltas reales: errores en el CFDI, discrepancias en montos, no acreditar la entrega, o falta de documentación adjunta (actas de recepción, constancias de conformidad). La clave es la razón: si el rechazo es técnico, se corrige; si es discrecional o como medida de presión, usted tiene base para reclamar.

Otros aspectos importantes: los plazos de pago y las reglas del expediente de gasto público; si su contrato exige informes o documentos complementarios para liquidar, asegúrese de cumplirlos. También vale verificar si la partida presupuestal está comprometida; aunque esa dificultad administrativa no justifica la omisión indefinida del pago sin ofrecer una solución.

Cómo se soluciona

1. Reúna todo: factura (CFDI), contratos, órdenes de compra, actas de recepción, reportes de avance y cualquier documento que pruebe entrega y conformidad. Asegúrese de tener copias respaldadas.

1. Solicite por escrito la causa del rechazo. Pida que indiquen exactamente qué requisito falta o qué inconsistencia. Guarde el acuse.

1. Corrija y reitere la factura si procede. Si el rechazo es por un error tecnológico o de formato, emita la factura corregida conforme a lo solicitado y adjunte documentos de soporte.

1. Si la entidad alega incumplimiento de entrega, requiera que documenten la diferencia y proponga pruebas de cumplimiento (entregas parciales, fotografías, firmas, bitácoras). Si ya existía un acta de conformidad, adjúntela.

1. Escale: presente reclamación en el expediente administrativo de la contratación y solicite la liberación del pago. Si la administración no resuelve, valore reclamar la responsabilidad patrimonial o la vía judicial para obtener el pago.

Qué puede hacer sin abogado: corregir facturas y reunir pruebas. Cuándo buscar abogado: cuando la entidad retiene pagos importantes, declara incumplimiento sin pruebas, aplica multas o pretende rescindir el contrato.

Qué puede pasar

1) Se resuelve con corrección documental. Muchas veces el rechazo es por un dato fiscal o falta de anexos; una factura corregida y la documentación de soporte bastan para el pago.

2) Acuerdo administrativo. Puede llegarse a un acuerdo que determine calendario de pagos, reconocimiento de montos y medidas para liquidar la deuda. Un acuerdo escrito protege a ambas partes y evita litigios.

3) Controversia judicial o administrativa. Si la entidad se niega sin fundamento, puede requerirse una reclamación judicial o administrativa para ordenar el pago. Si se obtiene resolución favorable, la ejecución depende de la disponibilidad presupuestal y de procedimientos para liberar recursos. Si se pierde la disputa, la entidad podría mantener su posición y usted asumir costas y gastos.

Sobre cobrar efectivamente: una sentencia a su favor contra una entidad pública es ejecutable, pero en la práctica puede exigir trámites administrativos adicionales.

Errores que arruinan el caso

• No conservar acuses de entrega ni actas de conformidad.
• No pedir la razón del rechazo por escrito.
• Volver a emitir facturas sin guardar la comunicación previa.
• No revisar requisitos contractuales de comprobación de gastos.
• Ignorar las fechas y exigencias del expediente de gasto, lo que dificulta acreditar cumplimiento.