Compliance penal y obligaciones de la empresa: primeros pasos

¿Tienes razón?

La pregunta no es si necesitas compliance, sino si tu empresa está expuesta a riesgos penales por su actividad y por la forma en que opera. Lo que determina la necesidad y el alcance de un programa son:

1. La naturaleza del negocio: actividades con contacto con funcionarios públicos, manejo de recursos de terceros, concesiones, contratación pública o sectores regulados incrementan el riesgo.
2. Tamaño y complejidad operativa: empresas con múltiples unidades, contratos internacionales o redes de proveedores tienen mayor exposición.
3. Cultura corporativa y controles existentes: la falta de políticas, registros o segregación de funciones aumenta la posibilidad de delitos por omisión u omisión de vigilancia.
4. Marco regulatorio aplicable: ciertas leyes y autoridades sancionan conductas corporativas y valoran positivamente los programas de cumplimiento.

Si tu empresa realiza actividades expuestas o carece de controles básicos, implantar un programa es una buena salvaguarda. Un programa probado y aplicado puede reducir sanciones y proteger a administradores y a la persona moral frente a la autoridad.

Cómo se soluciona

1. Identifica los riesgos y mapea procesos.

• Haz un inventario de operaciones críticas: contratos con el sector público, pagos a intermediarios, manejo de efectivo, ventas internacionales, logística y relaciones con terceros.
• Prioriza riesgos por probabilidad e impacto.

1. Diseña políticas y procedimientos.

• Crea un código de conducta, políticas anticorrupción, reglas para regalos y hospitalidad, y controles sobre contrataciones y proveedores.
• Define límites de aprobación y segregación de funciones.

1. Implementa controles operativos.

• Registros claros y trazables de transacciones, firma de contratos con cláusulas de cumplimiento, due diligence a proveedores y controles contables robustos.
• Sistemas de autorización y conciliación que reduzcan riesgo de fraude.

1. Establece canales de denuncia y protección para denunciantes.

• Un canal confidencial (interno o externo) con protocolos de recepción, investigación y protección para quien denuncia aumenta la detección temprana.

1. Capacitación y cultura.

• Capacita a administradores y empleados sobre políticas, obligaciones legales y consecuencias de incumplimiento.
• Documenta las capacitaciones con listas de asistencia y materiales.

1. Monitoreo, auditoría y mejora continua.

• Realiza auditorías internas y revisiones periódicas de los controles. Ajusta políticas según hallazgos y cambios regulatorios.

1. Documenta todo.

• Guarda evidencia de las políticas, evaluaciones de riesgo, due diligences, investigaciones internas y acciones correctivas. Es material clave frente a una investigación.

Qué puedes hacer tú y cuándo necesitas ayuda:

• Puedes empezar con un diagnóstico interno y la creación de políticas básicas. Necesitas abogado penalista corporativo cuando hay indicios de delito, investigaciones en curso, contratos con autoridades públicas o cuando diseñes mecanismos avanzados de prevención que interactúan con obligaciones penales.

Qué puede pasar

1. El programa funciona y evita problemas: un programa bien implementado reduce la probabilidad de delitos y, en caso de investigación, puede servir para mitigar sanciones y demostrar buena fe de la empresa.

1. Detectas irregularidades y negocias soluciones: al identificar faltas, la empresa puede corregir y negociar medidas administrativas o acuerdos con autoridades, evitando sanciones mayores y rehabilitando controles.

1. Investigación penal: si existe evidencia de delito, puede abrirse una investigación que afecte a la persona moral y a responsables individuales. La existencia de un programa documentado puede ser factor atenuante, pero no asegura la exclusión de responsabilidad. Además, la recuperación de activos o la ejecución de sanciones depende de la situación patrimonial.

Y si ganas, ¿cobras? En materia penal y administrativa, “ganar” suele traducirse en no imponer sanciones o en medidas mitigadoras; no hay una “cobranza” como en materia civil. Proteger el patrimonio de la empresa implica, además de cumplir, prever mecanismos de respuesta para limitar el daño reputacional y operativo.

Errores que arruinan el caso

• Diseñar políticas en abstracto sin aplicarlas ni documentar su práctica.
• No realizar due diligence a proveedores y terceros con acceso a decisiones sensibles.
• Ignorar señales de alerta por temor a consecuencias internas; ocultar información agrava la responsabilidad.
• No capacitar o no registrar las capacitaciones y reportes.
• Confiar solo en controles informales sin respaldo documental ni auditoría independiente.