Antes de empezar a pagar a tu primer empleado debes inscribirte en el IMSS como patrón y registrar al trabajador para que tenga cobertura. Tu responsabilidad incluye el pago de cuotas, llevar contabilidad y cumplir obligaciones fiscales. Reúne la documentación de la empresa y del trabajador y tramita tu registro patronal ante el IMSS o a través de tu contador para evitar sanciones y contingencias laborales.
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Contratar a una persona sin alta patronal y sin inscribirla en el IMSS puede generar responsabilidad del patrón. Lo que determina la gravedad del problema son cuatro cosas.
No darse de alta no convierte al trabajador en contratista; la autoridad y los tribunales analizan la realidad del vínculo laboral. Intentar pagar como persona física por honorarios sin cumplir requisitos del SAT y del IMSS suele aumentar riesgo fiscal y laboral.
1) Reúne la documentación de la empresa: acta constitutiva o registro de persona física con actividad empresarial, RFC, identificación oficial del representante y domicilio fiscal comprobable. Reúne también documentación del trabajador: identificación, comprobante de domicilio y datos bancarios si vas a hacer nómina por transferencia.
2) Tramita el registro patronal ante el IMSS. Puedes hacerlo en línea o presencialmente a través del portal del IMSS o con tu contador. El registro te permitirá emitir altas y bajas de trabajadores y calcular cuotas. Si no tienes experiencia, un contador te ayuda a elegir la modalidad de cotización y la base de cálculo.
3) Inscribe al trabajador en el IMSS y entrega su alta en la nómina. Guarda constancia de la inscripción y comunícale al trabajador su número de seguridad social si ya lo tiene; si no, tramítalo. Emite los recibos de nómina digitales (CFDI de nómina) conforme al SAT y conserva la documentación que prueba el pago.
4) Si ya empezó a trabajar sin alta, regulariza su situación: registra la relación y determina las cuotas omitidas, ajustando salarios y prestaciones. El IMSS puede requerir el pago de cuotas y recargos; registrar la relación antes de una inspección administrativa reduce riesgos.
5) Implementa políticas laborales claras: contrato escrito que describa funciones, salario, jornada y prestaciones; lleva el control de asistencia y entregables; y documenta pagos y recibos.
Qué puedes hacer hoy sin abogado: reunir documentos y comunicarte con un contador para tramitar el registro patronal y las altas. Evita resolver el tema sólo con pagos en efectivo y sin recibos.
1) Se arregla con registro y pago de cuotas. Con la inscripción retroactiva y el pago de cuotas omitidas, frecuentemente se normaliza la relación y se evita una inspección. El trabajador recupera prestaciones y seguridad social.
2) Acuerdo con el trabajador. Si hubo confusión sobre la relación, se puede pactar una formalización con pago de prestaciones pendientes y un nuevo contrato. Aceptar un arreglo puede ser práctico si se busca continuidad del empleo.
3) Inspección y sanción. Si el IMSS detecta la omisión en una visita o por denuncia, puede exigir el pago de cuotas omitidas con recargos y sanciones administrativas. Además, en caso de conflicto laboral, el trabajador puede reclamar prestaciones y reparto de gastos judiciales según se determine. Si la empresa pierde en un juicio laboral, la ejecución depende de su patrimonio y estructura.
La tramitación del alta patronal y las altas de trabajadores la puede gestionar un contador. Necesitarás abogado si hay conflicto por la naturaleza de la relación (si el trabajador reclama prestaciones) o si hay una inspección con alegaciones de fraude. Si calificas para ayuda gratuita en materia laboral, coméntalo con tu asesor.
Otros problemas frecuentes en constitución de sociedades y creación de empresas
La contratación real se valora por la relación de subordinación y pago. Aunque operes como persona física, si existe subordinación y pago por servicios, corresponden obligaciones patronales ante el IMSS y el SAT.
Debes registrar la relación y determinar las cuotas omitidas. Regularizar reduce riesgos. Si hay una inspección, la autoridad puede exigir el pago de cuotas y sanciones.
No cuando existe subordinación. Un contrato por honorarios no sustituye el registro ante el IMSS si la relación tiene características de trabajo subordinado.
Un contador con experiencia en nómina calcula las cuotas al IMSS, las retenciones de ISR y los CFDI de nómina conforme a la normativa fiscal.
Sí. Se puede registrar la relación y determinar las cuotas omitidas. Hacerlo antes de una inspección administrativa suele mejorar la posición de la empresa.
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