Perdí la sentencia o registro de la adopción en España

¿Tienes razón?

Perder la sentencia o la copia registral no significa que la adopción no exista. Lo que determina si puede probar la filiación ante autoridades, bancos o instituciones en Ecuador es la existencia de la inscripción en el registro español y la posibilidad de obtener una copia certificada y, según el uso, su legalización o apostilla y traducción oficial. Hay varias cosas que van a condicionar su posición: origen del expediente en España (juzgado o registro civil), si la adopción fue nacional o internacional, si la inscripción se hizo en un registro central o en un registro municipal, y si conservó alguna otra documentación relacionada, como certificados de nacimiento, el expediente administrativo de adopción, o comunicaciones consulares.

Si al llegar a Ecuador le piden documento y usted solo tiene una copia simple o nada, su fuerza probatoria es menor pero reconstruible. Si la adopción fue inscrita en el registro español, existe un asiento registral que puede ser solicitado por la persona interesada o por su apoderado. Si la inscripción se hizo y la partida se perdió en un incendio, robo o extravío doméstico, la ley permite pedir certificaciones y, cuando proceda, la reproducción del asiento. En muchos casos la institución ecuatoriana acepta la copia certificada traducida y apostillada.

Cómo se soluciona

1. Reúna todo lo que tenga. Busque cualquier papel: copias antiguas, actas consulares, certificado de nacimiento expedido en España, comunicaciones con el juzgado o con la oficina de registros. Extraiga fotografías claras de cualquier documento físico como respaldo.

1. Localice dónde se tramitó la adopción en España. Si recuerda la provincia o la ciudad, indíquelo. Necesitará saber el juzgado de familia o el registro civil donde se practicó la inscripción. Si no lo recuerda, revise antiguos pasaportes, expedientes escolares o solicitudes que puedan indicar la provincia.

1. Solicite copia certificada del asiento registral o una copia autorizada de la sentencia en el registro civil o en el juzgado español correspondiente. Si está en Ecuador, diríjase al consulado de España para obtener orientación sobre cómo presentar la solicitud desde el exterior y sobre los requisitos de representación mediante poder o autorización.

1. Pida la legalización o la apostilla, según exijan las autoridades ecuatorianas, y gestione la traducción oficial si el documento está en español de España con formalismos distintos. El consulado suele informar sobre la necesidad de apostilla y traducción, y en muchos casos auxilia en la coordinación.

1. Si no es posible localizar el expediente por vías ordinarias, solicite la consulta del archivo judicial o del archivo del registro civil. En algunos supuestos existe un asiento de adopción en un registro central o archivo histórico que permite expedir una certificación de estado civil.

1. Si la otra parte, por ejemplo una entidad pública en Ecuador, no acepta una copia simple o plantea dudas sobre la validez, prepare un expediente con todas las pruebas: certificación del registro español, traducción, correspondencia consular, y, cuando proceda, consulta a un abogado que pueda expedir un escrito dirigido a la entidad solicitante explicando la validez del documento conforme al derecho internacional privado y a la normativa sobre documentación pública.

1. En caso de que haya indicios de manipulación o de que la inscripción no exista, solicite que la autoridad ecuatoriana plantee una petición de cooperación internacional o requiera del registro español la comprobación del asiento. Estas gestiones se hacen por canales administrativos y, a veces, necesitan intervención profesional.

Tareas que puede hacer usted solo: recopilar y escanear documentos, solicitar al consulado información, presentar la solicitud de copia certificada si conoce el registro. Tareas para un profesional: representación ante el registro o juzgado en España mediante poder, gestión de apostilla y traducción, y recursos si se niega la expedición de copia.

Qué puede pasar

1. Se arregla con una copia certificada y la entidad acepta la documentación. En muchos casos la institución ecuatoriana sólo necesita una copia oficial apostillada o legalizada para reconocer la filiación. Con la certificación adecuada termina el problema.

1. Se llega a un acuerdo administrativo. Si la falta del documento crea un bloqueo para un trámite concreto, como un registro civil ecuatoriano o un trámite bancario, las partes pueden aceptar una declaración complementaria junto con la certificación provisoria del registro español, o una comparecencia ante la autoridad consular para corroborar identidad y vínculo.

1. Procede una actuación más contenciosa. Si la administración ecuatoriana exige prueba que España no facilita con facilidad, o hay discrepancias entre documentos antiguos y la certificación actual, puede necesitarse una actuación judicial o requerimiento por cooperación internacional. Si se inicia un proceso y usted pierde la prueba o la acción, lo más frecuente es que la consecuencia sea la imposibilidad de inscribir o de cambiar datos en un registro ecuatoriano, y las costas procesales pueden imponerse si la demanda es temeraria.

Y si gana, ¿cobra? En este asunto 'cobrar' no es la palabra: ganar significa obtener la certificación o el reconocimiento que necesita para realizar el trámite. Si la otra parte es insolvente o la administración no tiene fondo que pagar, lo que obtiene es la habilitación registral o administrativa que buscaba; no hay aquí una deuda dineraria que cobrar salvo casos concretos de responsabilidad por daños.

Errores que arruinan el caso

• Tirar documentos originales creyendo que ya no sirven. Guarde todo, aunque parezca irrelevante.
• Enviar fotos de baja calidad como única prueba. Presentar copias legibles, escaneadas y exportadas en formatos aceptados.
• Firmar declaraciones que admitan pérdida por su culpa sin consultar. Esa admisión puede dificultar la obtención de una copia certificada.
• No consultar al consulado cuando gestiona desde Ecuador. Es la vía que facilita apostilla y legalización.
• Confiar en intermediarios no oficiales para obtener 'copias' del registro; exija certificaciones oficiales.