Necesitamos revisar las obligaciones fiscales antes de presentar impuestos

¿Tienes razón?

Si se pregunta si debe revisar las obligaciones fiscales antes de presentar impuestos, la respuesta práctica es que sí, y lo determinan tres cosas: el tipo de cooperativa (trabajo asociado, ahorro y crédito, consumo, vivienda u otra), el régimen tributario al que está sujeta y las operaciones realizadas durante el período fiscal. La naturaleza de las operaciones (si son prestacionales, financieras, entrega de bienes o servicios) cambia si hay IVA, retenciones o exenciones aplicables. Además, la correcta aplicación de beneficios fiscales o de exenciones exige documentación: actas de asamblea, resolución de autoridad regulatoria cuando corresponda, y comprobantes electrónicos. Si la cooperativa tiene operaciones con socios (pago de excedentes, reintegros, contribuciones) esas partidas requieren tratamiento contable y fiscal específico. El tercer factor es la regularidad de la contabilidad: si hay faltas de libros, facturas sin sustento o ingresos no registrados, la declaración puede exponer a ajustes por parte del SRI.

Usted no es responsable por no saberlo todo, pero sí por presentar declaraciones incorrectas. Revisar antes evita sanciones, intereses y problemas con proveedores o con el propio órgano regulador de cooperativas cuando la actividad exige reportes adicionales.

Cómo se soluciona

1. Reúna la documentación básica. Copie los comprobantes electrónicos (facturas de ventas, notas de crédito, retenciones en la fuente), libros contables actualizados, contratos relevantes (arrendamiento, prestación de servicios), actas de asambleas donde se aprobaron operaciones relevantes, estados financieros y conciliaciones bancarias. Exporte las conversaciones o correos que justifiquen acuerdos con proveedores o socios si afectan la actividad económica.

1. Clasifique las operaciones por naturaleza. Identifique cuáles son actividades gravadas, exentas o no sujetas. Anote las operaciones con socios (aportaciones, retiro de excedentes, préstamos a socios) y compruebe cómo se registraron. Esto es acción que puede iniciar usted; pida al contador extractos contables y una lista de operaciones atípicas.

1. Verifique regímenes especiales. Determine si la cooperativa está sujeta a regímenes especiales (por ejemplo, tratamiento del SRI para cooperativas de ahorro y crédito) y si aplica exenciones previstas por la ley. Busque resoluciones o normas del organismo regulador que impacten la tributación.

1. Revise retenciones y anticipos. Compruebe que las retenciones practicadas y los anticipos de impuesto estén soportados por documentos electrónicos y declaraciones. Revise que no haya duplicidades ni omisiones.

1. Haga conciliaciones bancarias y de cuentas por cobrar/pagar. Identifique saldos que no coincidan con los libros. Documente cualquier provisión o ajuste extraordinario que justifique diferencias.

1. Elabore un informe de riesgos fiscales. Liste las partidas que pueden ser cuestionadas por el SRI y las opciones de corrección antes de presentar la declaración: emisión de notas de crédito, rectificación de comprobantes o asientos de ajuste.

1. Procedimiento de presentación. Con el informe y la documentación, decida si presentar la declaración tal como está, corregirla o presentar una declaración rectificatoria. Si hay incertidumbres, solicite criterio técnico a un experto fiscal o a la asesoría del órgano regulador de cooperativas.

Acciones que puede hacer usted ahora: recopilar y exportar los comprobantes electrónicos, obtener las actas de asamblea y la conciliación bancaria. Acciones que normalmente requieren profesional: interpretación fiscal, identificación de beneficios aplicables y preparación de declaraciones rectificatorias.

Qué puede pasar

1) Se arregla con una corrección previa a la presentación: muchas irregularidades se corrigen emitiendo notas de crédito, complementando documentos o ajustando asientos. Esto suele ser lo más rápido y menos costoso si se detecta a tiempo.

2) Acuerdo administrativo con el SRI o con la Superintendencia cuando haya diferencias: si el órgano fiscal detecta una inconsistencia, puede proponerse un arreglo que incluya el pago de impuestos omitidos y sanciones reducidas a cambio de reconocimiento y colaboración. Un acuerdo puede ser preferible a litigar, porque evita el riesgo de sanciones mayores y costosos recursos.

3) Fiscalización y sanciones. Si la discrepancia se detecta en una auditoría posterior, puede abrirse un proceso sancionador que derive en ajustes, multas e intereses. En un procedimiento contencioso, hay riesgo de que la cooperativa deba pagar sumas mayores o que la responsabilidad recaiga en administradores si hubo conducta dolosa.

Y si gana: una declaración rectificatoria o una resolución favorable no garantiza el cobro de créditos en caso de insolvencia del deudor; pero regulariza la situación fiscal de la cooperativa. Si recupera impuestos indebidos, el SRI tiene procedimientos para devolución.

Errores que arruinan el caso

• No conservar comprobantes electrónicos ni exportar conversaciones y correos que prueben operaciones con socios o proveedores.
• Mezclar cuentas personales de administradores con las de la cooperativa, sin documentación que justifique movimientos.
• No llevar conciliaciones bancarias actualizadas; los saldos no conciliados suelen ser la excusa para fiscalizaciones.
• Aceptar consejos "por teléfono" sin dejar constancia escrita; la falta de soporte documental limita las defensas.
• Retrasar la revisión hasta después de presentar la declaración; corregir una vez presentada puede ser más costoso y visible para el SRI.