Mi cooperativa quiere contratar a trabajadores y no sé cómo hacerlo

¿Tienes razón?

Para saber si su cooperativa puede contratar a alguien y cómo hacerlo hay que resolver tres preguntas básicas. ¿La persona será socia o trabajadora? Si se integra como socia trabajadora, su relación se rige por el estatuto cooperativo y por normas cooperativas; si actúa como trabajador, aplica el Código del Trabajo. ¿Existe subordinación y dependencia? Trabajo subordinado implica que la persona recibe órdenes, horario y fiscalización, y en ese caso la relación es laboral aunque la cooperativa le nombre “colaborador”. ¿Qué funciones desempeñará y por cuánto tiempo? Contratos por labores temporales, por obra o por servicios continuos tienen impactos distintos en seguridad social y en beneficios.

La etiqueta importa poco frente a la autoridad laboral: lo que importa es la realidad fáctica. Si la persona trabaja bajo la dirección de la cooperativa y percibe una remuneración periódica, es probable que deba registrarse como trabajador y la cooperativa tendrá que cumplir obligaciones de retención, aportes a seguridad social y afiliación. Además, la Figura del socio trabajador en cooperativas exige requisitos estatutarios y trámites internos, y no es la vía para evitar obligaciones laborales.

Cómo se soluciona

1. Clasifique la relación y documente la decisión. Reúna el estatuto y el reglamento interno de la cooperativa; si la intención es integrar como socio, convoque al órgano competente y deje constancia en acta. Si la persona será trabajadora, elija la modalidad contractual (contrato por tiempo indefinido, por obra, por servicios profesionales bajo modalidad de honorarios, etc.) según la naturaleza del trabajo.

1. Redacte un contrato escrito. Aunque la ley admite contratos verbales en algunos casos, un contrato por escrito protege a ambas partes. Incluya: funciones, jornada, remuneración mensual o forma de cálculo, lugar de trabajo, cláusulas sobre confidencialidad y seguridad, y la identificación de la persona responsable en la cooperativa. Firma y fecha deben constar.

1. Afiliación y registros. Inscriba al trabajador ante las instituciones de seguridad social y de seguridad ocupacional que correspondan. Registre la relación laboral en el sistema que exija la autoridad y conserve comprobantes de afiliación y de aportes. La cooperativa debe retener y enterar las contribuciones legales.

1. Cumpla con remuneraciones y beneficios. Determine el salario acordado y calcule las prestaciones que correspondan conforme a la normativa laboral. Lleve un control de jornadas, permisos y descansos. Si hay remuneraciones variables, documente la fórmula de cálculo.

1. Capacitación y prevención. Si el trabajo implica riesgos, implemente medidas de seguridad y prevención. Documente programas de capacitación y los exámenes médicos ocupacionales cuando correspondan.

1. Diferencie socios de empleados en la práctica. Evite prácticas mixtas que generen dudas: por ejemplo, pagar un “aporte” y al mismo tiempo exigir jornada y subordinación. Si la persona es socia trabajadora, su remuneración y régimen deben constar en actas y en la contabilidad cooperativa.

Qué puede hacer la cooperativa sola: elaborar contratos escritos, inscribir afiliaciones y llevar registros básicos. Cuándo traer abogado: para redactar contratos complejos, para definir correctamente la figura de socio trabajador frente al estatuto y para responder a reclamaciones laborales o inspecciones del Ministerio del Trabajo.

Qué puede pasar

1) Se arregla con una carta o ajuste interno: muchos conflictos por contratación se solucionan con la regularización documental (contrato, registro y pago de aportes). Si la cooperativa corrige la situación y reconoce derechos, frecuentemente se evita un proceso mayor.

2) Acuerdo o conciliación ante la autoridad laboral: si el trabajador reclama, la conciliación ante el Ministerio u organismo competente puede terminar en un acuerdo de pago o en condiciones de regularización. A veces un acuerdo menor es preferible porque evita largos procedimientos y asegura ingresos inmediatos.

3) Demanda laboral: si la autoridad comprueba relación laboral no registrada o incumplimientos, puede exigirse el pago de prestaciones, aportes adeudados y sanciones administrativas. En un litigio, si la cooperativa pierde, puede asumir obligaciones económicas y administrativas. Las costas procesales y la ejecución de obligaciones dependen de la decisión judicial y de la solvencia de la cooperativa.

Y si gana, ¿cobra? En una demanda laboral, una sentencia favorable a la cooperativa frente a una reclamación por falsamente alegada dependencia no genera un pago adicional: se trata de evitar la carga. Si la cooperativa obtiene una decisión que la exonera, recupere la normalidad contractual y conserve la prueba.

Errores que arruinan el caso

• Camuflar trabajadores como "socios" sin quorum societario ni actas que lo justifiquen. Esa práctica es vista con recelo por inspectores.
• No registrar afiliaciones ni pagos de aportes. La falta de comprobantes hace que la autoridad presuma incumplimiento.
• Contratos verbales en trabajos con dependencia: sin documento escrito la prueba es difícil.
• Mezclar funciones societarias y laborales sin separación clara de roles y retribuciones.
• No capacitarse en seguridad ocupacional cuando la actividad lo exige, lo que agrava sanciones.