Cliente no me paga una factura

¿Tienes razón?

Su derecho a reclamar una factura impagada se fundamenta en tres elementos básicos.

Primero: existencia de la obligación. Debe poder demostrar que prestó el servicio o entregó el bien que figura en la factura. Esto puede probarse con contratos, albaranes de entrega, correos electrónicos que acepten el trabajo, órdenes de compra y el propio comprobante fiscal.

Segundo: la validez formal de la factura. En Ecuador, una factura o comprobante debe cumplir con las formalidades del Servicio de Rentas Internas y, cuando corresponda, con requisitos fiscales. Si la factura es válida y se corresponde con una prestación real, refuerza su reclamación.

Tercero: cumplimiento de su parte y comunicaciones con el cliente. Si usted cumplió y el cliente no pagó, su posición es fuerte. Si hubo incumplimiento de su parte o la factura tiene discrepancias antes no resueltas, el cliente podrá oponerlas.

Si reúne pruebas de entrega y la factura está correctamente emitida, suele tener un caso claro. Si la relación fue verbal, necesitará otros elementos para acreditar la prestación.

Cómo se soluciona

1. Reúna la documentación: contrato o encargo, factura electrónica o manual, comprobantes de entrega, correos y mensajes que acepten la prestación, reportes de entrega de servicio y cualquier acta o certificado de conformidad. Exporte las comunicaciones relevantes.

1. Hable primero: intente un recordatorio formal por escrito. Muchas veces un correo bien redactado desbloquea el pago. Envíe una carta o un correo que detalle la factura, el servicio prestado y solicite el pago, adjuntando la factura. Conserve la prueba de envío.

1. Remita un requerimiento fehaciente si no responde. Use un medio que deje constancia de recepción: correo certificado o notificación personal con acuse. En el requerimiento explique consecuencias legales en términos generales y pida una propuesta de pago.

1. Negocie un acuerdo si el cliente ofrece pagar con quitas o plazos. Valore si aceptar un pago parcial o garantías es preferible a un proceso largo. Pida que el acuerdo sea escrito y garantizado.

1. Si no hay acuerdo, prepare la reclamación judicial. La demanda debe contener la factura como título de crédito o como documento probatorio y una narración clara de los hechos. Si tiene dudas sobre la cuantía o la prueba, consulte a un abogado para que calcule intereses y costas aplicables y prepare el cobro.

1. Ejecución: si obtiene sentencia, solicite medidas de ejecución sobre bienes, cuentas o ingresos del cliente. Un abogado se ocupará de las gestiones de embargo y de localizar patrimonios ocultos.

¿Qué puede hacer solo y qué requiere abogado? Usted puede recopilar prueba, enviar recordatorios y negociar. Necesitará abogado para redactar el requerimiento fehaciente con efectos procesales, presentar la demanda y pedir medidas cautelares complejas o ejecuciones.

Qué puede pasar

Escenario uno: solución con carta y pago. Con frecuencia, un requerimiento formal o una llamada del acreedor provoca el pago. Esta es la salida más rápida y menos costosa.

Escenario dos: acuerdo o conciliación. El cliente propone pagar en plazos o con descuento. Aceptarlo puede ser sensato si evita demora y riesgo procesal; exija que quede por escrito y, si procede, garantía real o aval.

Escenario tres: juicio y ejecución. Si se reclama judicialmente y gana, la sentencia permitirá ejecutar bienes. Si pierde, podría soportar costas. Además, la ejecución puede complicarse si el cliente no tiene bienes embargables o si los ha transferido. Por eso es útil investigar su patrimonio antes de litigar.

¿Y si gana, cobra? La sentencia es un título para ejecutar. La efectividad depende de localizar bienes o ingresos embargables. La verificación patrimonial antes de demandar puede evitar gastos inútiles.

Errores que arruinan el caso

• No conservar correos, órdenes de compra o albaranes. Sin estos, acreditar la prestación es más difícil.
• Enviar notificaciones por canales sin constancia. Use siempre medios que dejen rastro.
• Aceptar pagos informales sin documento que extinga la deuda. Si le pagan una parte, pida un recibo que detalle lo recibido.
• Dejar pasar demasiadas comunicaciones sin actuar: si el cliente se habitúa a no pagar, negociar será más difícil.
• Empezar un proceso judicial sin investigar si el cliente tiene bienes para embargar.