Queremos implantar un protocolo de resolución de conflictos internos

¿Tienes razón?

Que la cooperativa implante un protocolo de resolución de conflictos es una decisión legítima y, a menudo, necesaria. Lo que determina si puede hacerse y cómo —sin que la medida sea nula o impugnable— son tres cosas: el contenido del estatuto social; las competencias de la asamblea y del consejo rector; y el respeto a derechos fundamentales de socios y trabajadores. Si el estatuto otorga a la asamblea la potestad reglamentaria, la asamblea puede aprobar un protocolo que regule procedimientos internos. Si el estatuto remite a un reglamento interno, ese reglamento debe respetar las reglas estatutarias y no vulnerar derechos laborales ni de asociación.

Además, importa quiénes son los destinatarios del protocolo: socios, empleados, administradores o proveedores. El régimen aplicable cambia según la calidad de la persona afectada: a los asociados se les puede imponer un régimen disciplinario más amplio que a los trabajadores, pero cualquier medida disciplinaria sobre empleados debe respetar el derecho laboral y los procedimientos básicos de debido proceso. Por último, hay que distinguir medidas de gestión interna (canales de queja, mediación) de sanciones (suspensiones, exclusiones). Las primeras suelen ser bienvenidas; las segundas requieren previsión estatutaria y garantías procesales.

Si existe conflicto entre una norma estatutaria y el protocolo propuesto, prevalecerá lo que disponga el estatuto a menos que la asamblea lo modifique validamente. Por eso la revisión estatutaria es el punto de partida.

Cómo se soluciona

1. Reúne la documentación básica. Busque el estatuto vigente, las últimas actas de asamblea y las actas del consejo rector con decisiones disciplinarias previas. Exporte copias digitales y ordene los documentos por fecha. Copie o reúna comunicaciones relevantes (correos, mensajes) en una carpeta con respaldo.

1. Identifique los tipos de conflicto que quiere cubrir. Haga una lista práctica: incumplimientos de aportes, conflictos entre socios por prestación de servicios, quejas por conducta de administradores, disputas sobre reparto de excedentes, conflictos laborales, conflictos por uso de bienes de la cooperativa. Para cada tipo, anote qué resultado busca: mediación, conciliación extrajudicial en derecho, sanción, restitución.

1. Defina procedimientos concretos y escalables. Un protocolo útil tiene fases: recepción de queja; evaluación preliminar; intento de solución interna (mediación entre partes); oferta de conciliación extrajudicial en derecho; y, si no hay acuerdo, remisión a la instancia competente (asamblea o órgano disciplinario). Para cada fase describa plazos de actuación en términos cualitativos (corto, medio, largo) sin usar plazos legales concretos en comunicaciones internas; especifique quién notifica y cómo se deja constancia.

1. Establezca garantías básicas. Para sanciones, determine: derecho a ser oído, derecho a pruebas, posibilidad de presentar descargos, posibilidad de recurrir la decisión ante la asamblea o una instancia superior. Para procedimientos con trabajadores, asegure que no se vulneran derechos laborales y que las medidas disciplinarias no suplantan la competencia del Ministerio de Trabajo cuando corresponda.

1. Prevea mecanismos de mediación externa y conciliación. Incluya la opción de solicitar conciliación extrajudicial en derecho como requisito de procedibilidad antes de llevar un conflicto a los juzgados civiles. Defina quién designa al conciliador y cómo se cubren los costos.

1. Remita a modificaciones estatutarias si hace falta. Si el protocolo introduce sanciones o poderes que hoy no están en el estatuto, la asamblea deberá aprobar la reforma estatutaria con los quórums que el estatuto exige.

1. Comunica y capacita. Una vez aprobado, publique el protocolo en el portal de la cooperativa, explique su funcionamiento en una asamblea informativa y ofrezca capacitación a administradores y empleados. Conserve constancias de las capacitaciones.

Qué puede hacer usted solo y cuándo necesitará asistencia: redactar el borrador de protocolo y reunir pruebas puede hacerlo la directiva o un socio; para evaluar su encaje estatutario o redactar reformas estatutarias conviene contar con un abogado experto en cooperativas.

Qué puede pasar

1) Se arregla con una carta o mediación interna. Lo más frecuente es que la primera instancia de mediación interna resuelva el conflicto. Muchas disputas entre socios se pacifican con una meditación bien puesta por escrito y un acuerdo sencillo sobre cómo proceder. Un acuerdo firmado evita desgaste y suele ser más rápido que litigar.

2) Acuerdo o conciliación extrajudicial. Si la mediación interna no funciona, la conciliación extrajudicial en derecho es una vía muy usada: obliga a las partes a negociar con la posibilidad de homologar el acuerdo. A veces aceptar un acuerdo por una suma o una fórmula de reparación es mejor que ir a juicio, porque el acuerdo se cumple y evita costes y riesgo.

3) Juicio o impugnación. Si no hay acuerdo, la vía judicial puede terminar en demanda ante los jueces civiles o en acciones de tutela si hay vulneración de derechos fundamentales. Si se impugna una sanción estatutaria, el juez examina si se respetaron las garantías y si el acto se apegó a las normas estatutarias. Si la cooperativa pierde, puede ser obligada a anular la sanción, reparar el perjuicio y, en algunos casos, pagar costas. Si la cooperativa gana, la decisión puede incluir condena de costas para la parte que demandó, siempre que el juez lo estime procedente.

Y si gano, ¿cobro? Una sentencia favorable obliga al cumplimiento, pero si la cooperativa es insolvente la sentencia puede quedarse en un documento que cuesta ejecutar. Por eso, al negociar acuerdos siempre valore la capacidad de cumplimiento de la contraparte.

Errores que arruinan el caso

• No revisar el estatuto antes de aplicar medidas disciplinarias: sanciones aplicadas sin respaldo estatutario son fácilmente impugnables.
• No dejar constancia escrita de las quejas y la actuación: la ausencia de pruebas documentales hace inviable sostener un procedimiento.
• Saltarse el derecho a defensa: no permitir descargos es un fallo gravísimo que anula procedimientos.
• Confundir medidas laborales con disciplinarias de socios: aplicar sanciones laborales a asociados que son, a la vez, trabajadores sin observar normas laborales.
• No ofrecer una salida previa de conciliación: ir directo a sancionar sin intentar mediar eleva el coste y el riesgo de impugnación.