Si detecta que durante su incapacidad no se están registrando las cotizaciones, tiene derecho a exigir la corrección: las cotizaciones afectan su acceso a prestaciones y la continuidad de afiliación. Primer paso: solicite por escrito al empleador y a la EPS la aclaración del estado de los pagos y pida el certificado de cotizaciones; conserve las respuestas como prueba para reclamar o iniciar acciones administrativas.
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Que falten cotizaciones mientras usted estaba incapacitado no es raro, y afecta su derecho a prestaciones y a la seguridad social. Tres factores determinan si su reclamo procede:
1) La documentación de la incapacidad: si existe parte de incapacidad válido y la EPS reconoció la incapacidad, el empleador sigue con obligaciones de reportar y, dependiendo del régimen, de efectuar aportes. En ciertos casos la entidad pagadora asume prestaciones, pero los registros frente al sistema deben reflejar la situación.
2) Pruebas de no pago: extractos de aportes, certificados de la EPS, y recibos de nómina muestran si los aportes fueron reportados. Si el empleador afirma haber pagado pero no hay constancia en el sistema, hay un problema de reporte.
3) Actuación del empleador y la EPS: si el empleador no reportó aportes, la EPS/entidad puede negar prestaciones si los registros no coinciden. Si existe prueba de la incapacidad y el no registro es responsabilidad del empleador, usted tiene fundamentos para reclamar.
Si reúne parte de incapacidad y constancia de empleo, y el registro en la EPS/entidad no coincide con lo esperado, su reclamación suele ser viable.
1) Regularización de los registros y pago: muchas controversias se resuelven cuando el empleador corrige el reporte y la EPS actualiza el historial. Tras la regularización, se reconocen las cotizaciones y la cobertura.
2) Acuerdo con el empleador: puede que firme un acuerdo donde el empleador reconoce la deuda y se compromete a pagar o reportar. Un acuerdo bien redactado puede evitar litigio y asegurar el reconocimiento de prestaciones.
3) Litigio y medidas contra el empleador: si el empleador no corrige, puede iniciarse una demanda laboral o administrativa para exigir el pago de aportes y el reconocimiento de la incapacidad. En estas demandas se discuten pruebas documentales; si pierde, el empleador puede ser condenado a pagar aportes y prestaciones.
Y si gana, ¿cobro? Una sentencia favorable obliga al empleador o a la entidad a reconocer y pagar lo adeudado; la ejecución dependerá de la situación patrimonial y las fases procesales.
Puede iniciar las reclamaciones usted mismo pidiendo certificados y exigiendo al empleador los soportes. Necesitará abogado si el empleador se niega a corregir o si debe demandarlo por aportes no reportados. Si la situación es económica grave, consulte la asistencia jurídica gratuita o la Defensoría del Pueblo.
Otros problemas frecuentes en incapacidad laboral y prestaciones por incapacidad
La EPS puede alegar falta de registro de cotizaciones para negar ciertas prestaciones, pero si existe incapacidad y el empleador no reportó, puede exigir la corrección administrativa y, si es necesario, acciones legales.
Pida comprobantes bancarios o de pago y solicite a la EPS un informe de registro. Si hay discrepancia, presente reclamación administrativa y pida que se investigue el reporte.
Sí. Puede reclamar aportes no reportados incluso después de terminar la relación laboral; la acción para reclamar la deuda laboral suele ser procedente.
La ARL es la responsable de riesgos laborales y debe tener registro del evento; la obligación de reportar aportes corresponde al empleador según el régimen y la naturaleza del evento.
Los extractos son indicios útiles; lo ideal es el soporte que muestre el pago a la entidad administradora. Con extractos y otros documentos se puede construir la prueba para reclamar.
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