Necesitas adaptar tu empresa al RGPD y a la LOPDGDD

¿Tienes razón?

La obligación de cumplir el RGPD o la LOPDGDD no depende de la nacionalidad de la empresa sino de la oferta de bienes o servicios a personas en la UE o del tratamiento de datos de residentes en la UE. Tres elementos determinan si su empresa debe adaptarse: el objetivo del tratamiento (ofrecer servicios a usuarios en la UE), la naturaleza de los datos (especial cuidado con categorías sensibles) y la existencia de un delegado o representante legal en la Unión. Si su negocio sólo opera en Colombia y no procesa datos de residentes en la UE, la normativa europea no se aplica; no obstante, el cumplimiento de la ley colombiana de protección de datos sigue siendo obligatorio.

Además, si usted contrata proveedores en la UE o almacena información en servidores europeos, conviene revisar contratos y medidas técnicas. Si su servicio incluye transferencia internacional de datos desde la UE, necesitará garantías adecuadas: cláusulas contractuales, evaluaciones de transferencia o mecanismos equivalentes. La LOPDGDD, por su parte, introduce requisitos de seguridad y tratamiento que complementan al RGPD y afectan fundamentalmente a responsables ubicados o que operan en España.

Cómo se soluciona

1. Realice un mapeo de datos. Identifique qué datos personales trata, origen, finalidad, categorías especializadas y flujos internacionales. Genere un registro de actividades de tratamiento: esto es la base para todo cumplimiento.

1. Determine la legislación aplicable. Confirme si trata datos de residentes en la UE o España. Si la respuesta es afirmativa, aplique los principios del RGPD y de la LOPDGDD, además de la normativa colombiana.

1. Revise bases legales y avisos. Para cada tratamiento, identifique la base jurídica (consentimiento, contrato, interés legítimo, obligación legal, etc.) y adapte los avisos de privacidad en un lenguaje claro. El consentimiento debe ser específico y verificable cuando se use.

1. Contratos con proveedores. Actualice los contratos con encargados y encargados internacionales para incluir cláusulas que garanticen niveles de seguridad y obligaciones de subencargados. Si hay transferencias desde la UE, incluya garantías adecuadas.

1. Evaluaciones de impacto y medidas técnicas. Para tratamientos de alto riesgo, elabore evaluaciones de impact o de riesgos y adopte medidas técnicas y organizativas: cifrado, control de acceso, planes de respuesta a incidentes y políticas internas.

1. Nombre responsables y representantes. Si la legislación europea lo exige, designe un representante en la UE o un delegado de protección de datos según corresponda. También debe definir responsables internos y canal de atención a titulares.

1. Formación y documentación. Capacite al personal y documente políticas, protocolos y pruebas de cumplimiento. La documentación es la prueba frente a autoridades.

1. Revise transferencias internacionales. Establezca mecanismos jurídicos para transferir datos desde la UE a Colombia o a terceros países, y verifique el nivel de protección.

Qué puede hacer usted hoy: mapee su información de clientes y servidores y descargue los registros de tratamiento actuales. Qué hace un abogado: diseñar cláusulas contractuales, valorar bases legales, redactar avisos y representar ante autoridades.

Qué puede pasar

1) Se arregla internamente. Muchas empresas corrigen avisos, actualizan contratos y adoptan medidas técnicas; con eso, cumplen y evitan sanciones.

2) Acuerdo con autoridad o conciliación. Si una autoridad europea o española detecta incumplimiento, puede iniciar un procedimiento sancionador que suele terminar en medidas correctivas y, a veces, multas administrativas. Un acuerdo para corregir conductas suele ser factible si se actúa con diligencia.

3) Procedimiento sancionador o judicial. Si la empresa no corrige y la infracción es grave, puede enfrentarse a sanciones, órdenes para suspender tratamientos o demandas civiles. Si pierde un procedimiento, podrá ser condenada a medidas y sanciones; la ejecución frente a empresas extranjeras añade complejidad.

Y si gana, ¿cobra? La protección de derechos le permite reclamar daños frente a responsables, pero la efectividad de la ejecución depende de la situación patrimonial de la contraparte y de jurisdicciones involucradas.

Errores que arruinan el caso

• No mapear ni documentar los tratamientos; sin registro, no puede demostrar cumplimiento.
• Usar plantillas de aviso sin adaptarlas al flujo real de datos.
• No revisar cláusulas de transferencia internacional con proveedores europeos.
• Confiar sólo en consentimiento cuando otra base legal sería más adecuada.
• No capacitar al personal: la mayor parte de incidentes vienen por errores humanos.