Mi cooperativa quiere contratar a trabajadores y no sé cómo hacerlo

¿Tienes razón?

Contratar en una cooperativa no es lo mismo que en una empresa común. Lo que marca la diferencia es si la persona ingresará como socio trabajador en la cooperativa o como empleado con un contrato laboral. Para decidir la posición correcta debe valorar cuatro cosas: los estatutos y el reglamento de la cooperativa, la realidad del día a día del trabajo (quién dirige la actividad, quién paga, quién fija horarios y reglas), las obligaciones de seguridad social y prestaciones y el régimen tributario y de aportes aplicable. Si la persona presta servicios bajo subordinación y con continuidad, la relación tenderá a calificarse como laboral, aunque figure como socio; si la vinculación responde a autonomía, reparto de excedentes y democracia interna, puede encajar en el modelo cooperativo.

También influye si la cooperativa es de trabajo asociado, de consumo, de vivienda u otra: cada tipo tiene particularidades sobre la participación de socios y la forma de remuneración. Si el esquema es confuso en los documentos internos y en la práctica existe control por parte de la cooperativa, hay riesgo de reclamos laborales. La correcta clasificación evita demandas por prestaciones sociales y sanciones ante autoridades laborales.

Cómo se soluciona

1. Revise estatutos y reglamentos: confirme qué dice el documento constitutivo sobre admisión de socios, derechos y deberes, y remuneración. Si los estatutos no regulan un vínculo laboral, el primer paso es actualizarlos en asamblea.

1. Defina el modelo de vinculación: para trabajadores que participarán de la gestión y distribución de excedentes, diseñe un contrato de socio trabajador y un reglamento que clarifique funciones, aportes, reglas disciplinarias y forma de asignación de ingresos. Para labores con subordinación, elija contrato laboral con salario y prestaciones.

1. Documente la relación por escrito: si es socio trabajador, el acta de admisión, el reglamento y el contrato de prestación de servicios cooperativos deben quedar firmados; si es empleado, firme un contrato laboral que incluya salario, funciones, horario y forma de pago. Acompañe con recibos de pago y sistema que registre asistencia y órdenes de trabajo.

1. Asegure el cumplimiento de seguridad social y aportes: registre a la persona en los regímenes que correspondan según la naturaleza del vínculo y guarde comprobantes de pago. Si hay duda sobre la calificación, la práctica y los comprobantes documentarán su buena fe.

1. Capacite la junta directiva y gerencia: implemente políticas internas para evitar prácticas que conviertan un socio en empleado de facto, como instrucciones permanentes, imposición de horarios rígidos o retención de decisiones clave por parte de la gerencia.

1. Busque asesoría para planes de remuneración: el reparto de excedentes, la forma de remuneración y el manejo de cesantías o prestaciones deben ser planeados con asesoría contable y laboral para evitar contingencias fiscales y de seguridad social.

Tareas que puede hacer la cooperativa sola: revisar estatutos, convocar asamblea para actualizaciones, redactar contratos básicos y conservar documentación. Cuando buscar asesoría externa: si ya hay reclamaciones laborales, si se propone un modelo complejo de pago por excedentes, o si se duda sobre la calificación jurídica del vínculo. Un abogado y contador ayudan a diseñar esquemas que soporten fiscal y laboralmente la organización.

Qué puede pasar

1. Se arregla con documentación y ajuste. Muchas controversias se resuelven cuando la cooperativa regulariza documentos, actualiza estatutos y acuerda condiciones con el trabajador. Un ajuste administrativo evita demandas y mejora el control interno.

1. Acuerdo o conciliación. Si existe una queja laboral, es frecuente que se llegue a conciliación ante el Ministerio de Trabajo o en un centro de conciliación. Un acuerdo puede incluir pago por prestaciones que la parte considere adeudadas, adaptación de la relación y medidas que eviten reclamaciones futuras. A veces es la opción más eficiente y menos costosa.

1. Juicio laboral. Si la controversia sigue y se inicia demanda, la autoridad laboral o un juez decidirá si la relación es laboral o no. Si la cooperativa pierde, puede ser condenada a pagar prestaciones sociales, intereses y aportes no pagados. Además, la cooperativa puede enfrentar sanciones administrativas por incumplimiento de obligaciones de seguridad social.

Y si gana, ¿cobro? Si la cooperativa gana la discusión sobre la naturaleza del vínculo, evitará obligaciones reclamadas. Pero una sentencia favorable no sustituye la necesidad de buena práctica documental para futuras relaciones.

Errores que arruinan el caso

• Presentar a una persona como socio cuando en la práctica hay subordinación continua.
• No registrar ni pagar aportes y luego intentar justificar la relación como cooperativa.
• No actualizar estatutos ni reglamentos cuando cambia el modelo de negocio.
• No dejar por escrito las funciones y condiciones de pago.
• Decisiones verbales en asamblea sin actas claras que documenten acuerdos sobre admisiones y remuneraciones.