La AEPD te ha abierto un expediente por una denuncia

¿Tienes razón?

La apertura de un expediente administrativo es una etapa inicial en la que la autoridad decide investigar hechos concretos. Para evaluar su situación conviene revisar cuatro elementos: la substancia de la denuncia (qué hechos se alegan), la existencia de políticas y registros que demuestren cumplimiento, las pruebas técnicas (logs, accesos, copias de seguridad) y las relaciones contractuales con encargados y proveedores. Si usted tiene documentación que demuestra medidas apropiadas de seguridad, avisos y consentimiento, su posibilidad de defensa es mejor. Si no hay registros o los controles técnicos son inexistentes, la investigación puede encontrar incumplimientos.

La investigación administrativa es eminentemente probatoria: la autoridad buscará acreditar hechos y aplicar el régimen de protección de datos. A diferencia de procesos privados, la autoridad puede solicitar información a terceros y requerir pruebas técnicas.

Cómo se soluciona

1. Reúna la prueba y preserve evidencia.

• Reúna políticas de privacidad, formularios de consentimiento, registros de bases de datos, contratos con encargados y evidencias de medidas técnicas (logs, backups, auditorías).
• No destruya ni modifique datos relevantes. Registre quién accede a la documentación.

1. Prepare la respuesta formal al expediente.

• Conteste los requerimientos de la autoridad con documentación organizada y argumentación legal. Presente pruebas que respondan punto por punto a las alegaciones del denunciante.

1. Considere realizar medidas correctivas y documentarlas.

• Si detecta fallas, implemente acciones técnicas u organizativas y documente los plazos y responsables. La autoridad valora la corrección y la cooperación.

1. Use recursos procedimentales cuando corresponda.

• Si la autoridad dicta una medida que considera injusta, los recursos administrativos y la vía contenciosa administrativa son instrumentos para impugnar decisiones. Un abogado le ayudará a preparar los recursos adecuados.

1. Evalúe alternativas de negociación.

• En muchos casos se llega a acuerdos administrativos o a la adopción de medidas que evitan sanciones más severas. Negociar un plan de cumplimiento demostrado puede ser la salida.

Qué puede hacer hoy: recopile y organice la documentación solicitada por la autoridad y, si no la entiende, solicite precisión mediante derecho de petición para acotar el requerimiento.

Qué puede pasar

1) Archivo o medidas leves: Si la denuncia carece de fundamento o usted demuestra cumplimiento, el expediente puede cerrarse o concluir con observaciones menores que se subsanan con medidas documentadas.

2) Sanción administrativa con medidas correctivas: Si se prueban incumplimientos, la autoridad puede imponer medidas que obliguen a corregir prácticas y a presentar informes de cumplimiento. Estas medidas se ejecutan con supervisión administrativa.

3) Multa y sanciones más graves: En casos de incumplimientos graves o reiterados, puede abrirse un procedimiento sancionatorio que concluya con sanciones económicas. Si impugna, accederá a la vía contencioso-administrativa. Además, si hay daño a terceros, podrían presentarse reclamaciones civiles paralelas.

Y si gana, ¿cobro? En sede administrativa una resolución favorable anula medidas y sanciones, pero no compensa por los costos de defensa o por daños reputacionales; la reparación de esos costos suele requerir vías civiles separadas.

Errores que arruinan el caso

• No responder al expediente o hacerlo fuera de forma: la falta de respuesta permite que la autoridad avance con presunciones en su contra.
• Entregar información incompleta o desordenada: dificulta la defensa y la capacidad de probar cumplimiento.
• Alterar o borrar datos tras la denuncia: además de dañar la defensa, puede constituir conducta sancionable.
• No documentar medidas correctivas: implementar acciones sin dejar constancia escrita reduce su valor probatorio.
• Subestimar el papel de contratos con encargados: si su proveedor falló, debe probarlo con contratos y comunicaciones.