Incumplimiento por parte del empleador en las cotizaciones, ¿qué hacer?

¿Tienes razón?

Su caso depende de tres factores esenciales. Primero, la evidencia de la relación laboral y de las obligaciones: contrato, recibos, listas de asistencia o pruebas de que el empleador era quien organizaba y pagaba su trabajo. Segundo, las pruebas de que no se hicieron los aportes: certificados del fondo pensional, de la EPS y del operador de riesgos laborales, estados de cuenta y la ausencia del registro de cotizaciones en las bases de datos. Tercero, la capacidad y la voluntad del empleador para corregir: si la empresa reconoce la deuda y presenta un plan de pago, la vía administrativa suele ser suficiente; si niega la deuda o está en insolvencia, necesitará medidas adicionales.

Si hay pruebas claras de la omisión, su derecho a reclamar existe. La dificultad práctica es que la orden judicial o administrativa que condene al empleador a pagar aportes no siempre garantiza cobro inmediato si la empresa es insolvente. Por eso la estrategia suele combinar solicitar la corrección del registro y preservar derechos inmediatos (salud, prestaciones) mediante tutelas o recursos administrativos.

Cómo se soluciona

1. Reúna documentos que prueben su relación laboral y los pagos o la falta de ellos: contrato, recibos de nómina, extractos bancarios, certificados de tiempo por la administradora pensional y por la EPS, comunicaciones con recursos humanos y cualquier evidencia de que el empleador no realizó las consignaciones.

1. Solicite por escrito a la empresa la explicación y la corrección. Dirija una comunicación formal solicitando que remita las planillas y comprobantes de pago al operador de seguridad social correspondiente y que entregue copia a usted. Pida constancia de recibo.

1. Presente derechos de petición a la EPS, al fondo pensional y al operador de riesgos laborales solicitando certificación del estado de sus cotizaciones y que informen si existen aportes pendientes o diferencias. Adjunte la documentación que tenga.

1. Si necesita protección inmediata de su salud o de la prestación médica, la tutela puede ser una herramienta para que la EPS garantice la atención o el pago de una prestación mientras se resuelve la disputa sobre la cotización. Utilice la tutela cuando los derechos fundamentales estén en riesgo.

1. Si la empresa no corrige, valore la demanda laboral o el proceso administrativo frente al Ministerio de Trabajo o la entidad competente para temas de seguridad social. Un juez o una entidad puede ordenar la reparación y el pago de aportes omitidos; sin embargo, la ejecución dependerá de la situación patrimonial del empleador.

1. Considere también la posibilidad de reclamar sanciones administrativas ante la autoridad competente cuando haya omisión de aportes por parte del empleador. Estas sanciones pueden presionar para que la empresa cumpla.

Separación de tareas: usted puede iniciar los derechos de petición y las tutelas por su cuenta. Para demandar y llevar procesos de ejecución, la asistencia de un abogado laboral o de seguridad social es recomendable, sobre todo si el empleador tiene defensa jurídica.

Qué puede pasar

1) Se arregla con la empresa: lo habitual es que, ante la evidencia y la presión, la empresa corrija los registros y cancele aportes pendientes. Se normaliza su afiliación y se actualiza el historial.

2) Acuerdo o conciliación: la empresa admite omisiones y ofrece un plan de pagos o un reconocimiento formal para corregir el registro. Un acuerdo puede permitirle recuperar tiempo para pensión si la empresa aporta las cotizaciones necesarias o si se expide la certificación correcta. Antes de firmar, revise si el acuerdo limita sus reclamaciones futuras.

3) Litigio o medidas administrativas: si persiste la negativa, puede interponerse una demanda o activar sanciones administrativas ante la autoridad laboral. Un juez puede ordenar el pago y la corrección de los registros; sin embargo, si la empresa es insolvente la ejecución para cobrar puede complicarse. Por eso es importante proteger derechos inmediatos (salud, prestaciones) mediante tutelas o la intervención de la EPS.

Respecto al cobro: ganar el juicio no siempre se traduce en pago efectivo inmediato; la sentencia obliga, pero la realidad del cobro depende de los bienes del empleador y de los procedimientos de ejecución.

Errores que arruinan el caso

• No solicitar por escrito la explicación a la empresa ni conservar la copia.
• No pedir certificaciones a la EPS y al fondo pensional a tiempo.
• Esperar pasivamente sin buscar alternativas de protección de salud o ingresos.
• Firmar acuerdos sin que se garantice la corrección del registro y la consignación de aportes.
• No denunciar ante la autoridad laboral cuando procede; la simple comunicación privada suele ser insuficiente en casos de patrón reincidente.