La empresa me dice que otro es responsable y no asume responsabilidad

¿Tienes razón?

Para valorar si la empresa está obligada a responder por sus datos hay que mirar tres cosas: 1) quién es el responsable del tratamiento según los documentos y registros; 2) qué obligaciones de control y supervisión constan en el contrato entre la empresa y el tercero; y 3) si la conducta del tercero fue independiente y sorpresiva o si obedeció a instrucciones o fallas del contratante.

La ley y la práctica administrativa no permiten que una empresa se lave las manos automáticamente. Aunque exista un tercero que trata los datos, la empresa que contrató ese servicio suele conservar obligaciones frente a los titulares: debe elegir proveedores diligentes, celebrar contratos con cláusulas de confidencialidad y seguridad, y supervisar su cumplimiento. Si la empresa no puede documentar estas prácticas, tiene responsabilidad frente a usted.

Cómo se soluciona

1) Pida identificación y documentación. Envíe derecho de petición para que le identifiquen claramente al responsable y adjunten copia del contrato de terceirización, las cláusulas de protección y los registros de tratamiento donde usted figure.

2) Exija que le indiquen un canal de reembolso de derechos. Si la empresa no es el responsable, solicite que le informen cómo proceder con el tercero o que remitan su reclamación internamente y le confirmen por escrito.

3) Presente la queja ante la Superintendencia. Si la empresa se niega a colaborar, presente la queja contra la empresa que le negó la atención por incumplimiento de deberes de información y contra el tercero si es conocido. La autoridad investigará la cadena de responsabilidades.

4) Conserve comunicaciones. Guarde las respuestas en las que la empresa le deriva al tercero; esto demuestra la falta de atención y puede ser relevante en una queja.

5) Considerar acción civil o tutela. Si la negativa impide el ejercicio de derechos y produce daño, puede considerarse la vía judicial o la tutela cuando se afecten derechos fundamentales.

Qué puede hacer sin abogado y cuándo necesita uno: puede pedir la información y presentar queja por su cuenta. Necesitará abogado si la situación implica daños significativos, si las partes se señalan mutuamente y la disputa requiere demostrar la cadena contractual y el incumplimiento, o si el tercero o la empresa ofrecen acuerdos económicos.

Qué puede pasar

1) Se arregla con comunicación escrita. En muchos casos la empresa reconoce su obligación de colaborar o remite la reclamación internamente y se resuelve la queja.

2) Acuerdo o conciliación. Puede alcanzarse una conciliación entre el titular, la empresa y el tercero que incluya medidas correctivas y compensaciones.

3) Investigación y resolución administrativa. La Superintendencia puede determinar responsabilidades y ordenar medidas o sanciones si encuentra incumplimiento por parte del responsable o del contratante. En lo civil, una sentencia puede ordenar reparación; la ejecución práctica depende de la solvencia del obligado.

Y si gana, ¿cobra? En la práctica, la obtención de una reparación efectiva depende de la situación patrimonial del responsable y de la existencia de mecanismos de ejecución. Por eso, antes de demandar, valore la posibilidad de acuerdos con garantías de pago.

Errores que arruinan el caso

• No solicitar por escrito la identificación del responsable y copia del contrato.
• No conservar la correspondencia donde la empresa se deslinda.
• Limitar la reclamación a llamadas telefónicas sin constancia escrita.
• No pedir que la empresa remita su reclamo al tercero y confirme esa remisión por escrito.
• Emprender una demanda sin intentar la vía administrativa cuando esta es procedente.