Obtener el RIF es imprescindible para operar fiscalmente: emitir facturas, contratar personal y relacionarse con proveedores. Lo que determinará la obtención es haber inscrito la escritura constitutiva en el Registro Mercantil y contar con la identificación y representación legal adecuadas. Primer paso: reúna la escritura inscrita y la identificación del representante legal para solicitar el registro ante la administración tributaria.
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Sacar el Rif (Registro de Información Fiscal) para su empresa depende, en esencia, de que la sociedad exista registralmente y de que el representante legal o apoderado presente la documentación exigida por la administración tributaria. Las tres cosas que verificará la administración son: la escritura inscrita, la identidad y representación de quien hace la solicitud, y la coherencia entre el objeto social declarado y las actividades económicas para las que solicita el Rif. Si su escritura está inscrita, su representante está debidamente acreditado y las actividades declaradas encajan con lo que pretende hacer, su solicitud es procedente.
En la práctica, muchos problemas surgen porque se intenta tramitar el Rif con la escritura aún en trámite de inscripción o porque la persona que firma la solicitud no presenta el poder correspondiente. También aparecen dificultades cuando el objeto social declarado en la escritura es muy amplio o demasiado vago, lo que dificulta la clasificación de actividades por parte del órgano fiscal.
Qué puede hacer usted solo: preparar la documentación, completar y presentar la solicitud y responder a requerimientos sencillos. Cuándo necesita un abogado o contador: cuando existan discrepancias entre la escritura y la solicitud, cuando la actividad requiera permisos sectoriales, o cuando la administración plantee objeciones relacionadas con la constitución o la titularidad de bienes.
1) Gestión sin problemas: Si la documentación está en regla, la administración asigna el Rif y emite la constancia necesaria para facturar y cumplir obligaciones fiscales.
2) Requerimiento para subsanar: Es habitual que la administración pida documentos adicionales o clarificaciones sobre las actividades declaradas o la titularidad de ciertos bienes. Subsanar estas observaciones evita iniciar procedimientos más complejos.
3) Denegación o investigaciones: Si hay datos inconsistentes, documentos faltantes o indicios de irregularidades, la administración puede abrir un procedimiento de verificación. En caso de determinen irregularidades graves, podrían iniciarse sanciones administrativas. Si se llega a un reclamo o juicio, el costo y la duración dependen de los hechos y la capacidad probatoria. Y si gana, ¿cobro? En materia fiscal, una resolución favorable restablece derechos formales, pero las sanciones o ajustes ya aplicados pueden requerir trámites adicionales para su devolución.
Puede tramitar el Rif usted mismo si la escritura está inscrita y la documentación está en orden. Necesitará a un abogado o contador cuando existan discrepancias formales entre la escritura y la solicitud, cuando la actividad económica requiera autorizaciones sectoriales o cuando la administración inicie una verificación. Un contador le ayuda con la clasificación de actividades y obligaciones fiscales; un abogado es necesario si surgen objeciones legales sobre la constitución o la representación legal.
Otros problemas frecuentes en constitución de sociedades y creación de empresas
Normalmente la administración requiere la inscripción registral para asignar el Rif. Intentar tramitarlo sin la inscripción completa suele dar lugar a requerimientos o rechazos. Verifique la condición registral antes de presentar la solicitud.
Sí, la identificación del representante es imprescindible. Si actúa un apoderado, también deberá presentar el poder que le faculta para solicitar el Rif en nombre de la sociedad.
Algunas oficinas piden prueba de domicilio fiscal, como contrato de arrendamiento o título de propiedad. Si su domicilio es virtual o compartido, prepare la documentación que pruebe el uso del local o una declaración que explique la situación.
No siempre es obligatorio, pero contar con un contador es recomendable. Le ayudará a clasificar correctamente las actividades, registrar los libros y cumplir las obligaciones tributarias posteriores.
Solicite por escrito el motivo del rechazo, subsane las observaciones y vuelva a presentar la documentación. Si el rechazo se fundamenta en una interpretación jurídica compleja, consulte a un abogado especializado.
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