Quiero implantar un programa de compliance penal en mi empresa

¿Tienes razón?

Implantar un programa de cumplimiento penal es una medida recomendable para cualquier empresa que quiera gestionar riesgos y demostrar una cultura de cumplimiento ante autoridades. Lo que determina si tiene sentido y qué alcance debe tener son cuatro factores: el sector de actividad y sus riesgos típicos (por ejemplo, contrataciones públicas, comercio internacional, o gestión de residuos); el tamaño y complejidad de la empresa; la existencia de procesos que impliquen riesgo de corrupción, soborno, lavado de activos o delitos societarios; y el perfil de exposición ante clientes y autoridades. Si su empresa participa en licitaciones públicas o opera con intermediarios, un programa robusto es casi imprescindible. Si la empresa es una microempresa sin relaciones complejas, un programa sencillo y proporcional suele bastar.

Un buen punto de partida es mapear los procesos críticos y detectar dónde pueden ocurrir delitos. Sin ese mapeo, cualquier manual de cumplimiento será decorativo y difícil de aplicar. También es clave la evidencia: registros de formación, actas de supervisión y pruebas de investigación interna son la prueba tangible de la cultura de cumplimiento.

Cómo se soluciona

1. Realice un diagnóstico de riesgos. Identifique operaciones sensibles: contratación con terceros, pagos a agentes, gestión de beneficios, y relaciones con funcionarios públicos. Documente controles actuales y espacios de mejora.

1. Diseñe políticas y procedimientos proportionados. Establezca políticas escritas sobre conflicto de intereses, regalos y atenciones, debida diligencia de terceros, control de pagos, y gestión de contrataciones. Las políticas deben ser concretas y adaptadas a la realidad operativa.

1. Implante un canal de denuncias. Configure un canal confidencial y seguro para recibir denuncias internas y externas, con procedimientos claros para su recepción, investigación y protección de denunciantes. Asegure registro y seguimientos documentados.

1. Establezca funciones de control y supervisión. Decida si tendrá un oficial de cumplimiento interno o comité y defina responsabilidades. Establezca reportes periódicos a la alta dirección y, cuando proceda, a la junta.

1. Haga debida diligencia de terceros. Antes de contratar proveedores, agentes o distribuidores, verifique antecedentes, relaciones con funcionarios, posibles sanciones y capacidad operativa. Documente el proceso y las razones de la selección.

1. Forme y comunique. Imparta formación práctica al personal clave y comunique las políticas a toda la organización. La formación debe incluir ejemplos concretos y canales de reporte.

1. Controle y audite. Implante controles internos y auditorías programadas para verificar cumplimiento y detectar desviaciones. Mantenga registros de cumplimiento como evidencia de que el programa funciona.

1. Responda ante incidentes. Tenga procedimientos para investigar, documentar y corregir infracciones, incluida la suspensión de relaciones con terceros si procede.

Usted puede iniciar con el diagnóstico y la recopilación de procesos internos. Necesitará asesoría legal especializada para redactar políticas, diseñar el canal de denuncias conforme a la normativa aplicable, y para formar a responsables en investigación interna. Para empresas con riesgo regulatorio alto, contrate equipo externo que realice la debida diligencia de terceros y auditorías periódicas.

Qué puede pasar

1) Se arregla con políticas y formación. En muchos casos, la elaboración de políticas claras y la formación periódica reducen incidentes y mejoran la gestión. Esto mejora controles y la confianza de clientes y socios.

2) Acuerdo interno y acciones disciplinarias. Si el programa detecta incumplimientos, la empresa puede resolver internamente mediante sanciones disciplinarias, rescisión de contratos con terceros o medidas correctivas. Un acuerdo interno bien documentado puede evitar consecuencias penales si se actúa con diligencia.

3) Investigación penal o administrativa. Si existen indicios de delito, las autoridades pueden iniciar investigaciones. Un programa documentado y efectivo es un atenuante que puede influir en el tratamiento del caso por las autoridades. Si pierde en un proceso penal, la empresa y sus responsables pueden afrontar sanciones penales y administrativas; además, habrá costes reputacionales y posibles pérdidas económicas.

Respecto a cobrar o recuperar pérdidas tras una investigación: aun con sentencia favorable, la recuperación de activos depende de la trazabilidad de los fondos y de la existencia de bienes disponibles para ejecutar medidas cautelares.

Errores que arruinan el caso

• Copiar un manual genérico sin adaptar a la empresa: las políticas deben ser proporcionales a riesgos y prácticas reales.

• No documentar formación y auditorías: sin registros, el programa pierde valor probatorio ante autoridades.

• Depender de un canal informal: usar sólo correos internos o conversaciones sin registro evita que haya constancia de denuncias.

• Hacer due diligence superficial a terceros: aceptar agentes sin verificar origen de fondos o relaciones con funcionarios expone a la empresa a riesgos graves.

• No separar funciones críticas: concentrar autorización y pago en una sola persona facilita fraudes y vulnera controles.