Franquiciador discute o niega auditoría y cobro de regalías

¿Tienes razón?

Tres cosas deciden si puede exigir una auditoría y el cobro correcto de regalías: lo que dice el contrato sobre auditorías, la existencia y calidad de sus registros contables y la conducta del franquiciador. Si el contrato permite auditorías periódicas o extraordinarias y usted tiene registros que respalden su cifra, su posición es fuerte. Si la cláusula es ambigua o el franquiciador reclama sin ofrecer documentación que sustente sus números, usted puede exigir que se le permita revisar la contabilidad o que el cálculo sea transparente. También importa la forma: la auditoría suele pedir que ambas partes acuerden el auditor y el alcance; si el franquiciador intenta imponer un tercero sin razón, eso puede ser discutible. Por otro lado, si sus libros están incompletos, la discusión será sobre la carga de la prueba: quien afirma normalmente debe probar. Reúna todo: libros, POS, recibos, depósitos y comunicaciones que muestren ventas y cobros.

Cómo se soluciona

1. Reúna la documentación: cierre diario de ventas, facturas emitidas, declaraciones de impuestos, estados de cuenta bancarios, comprobantes de depósito y extractos del punto de venta. Exporta recibos electrónicos y guarda archivos en dos ubicaciones.
2. Revíse el contrato: identifique la cláusula de auditoría y cómo se calculan las regalías (porcentaje, base imponible, deducciones). Fíjese si hay mecanismo para designar auditor o resolver discrepancias.
3. Solicite la auditoría por escrito y fehaciente: describa el objetivo, el periodo y proponga auditores o un procedimiento de selección. Guarde constancia del envío y de la respuesta.
4. Proponga conciliación técnica: ofrezca transporte de la información o un perito contable común. En muchos casos una revisión conjunta resuelve divergencias sin pleito.
5. Si el franquiciador impone auditorías con costo a su cargo y usted lo considera abusivo, pida que el costo sea por la parte que impide la transparencia si se demuestra mala fe.
6. Si hay reclamo de regalías sin sustento, solicite la fórmula de cálculo y los libros que la respaldan; si la otra parte se niega, consulte un abogado para valorar medidas cautelares o requerir la rendición de cuentas mediante acción judicial.
7. Presente documentación de buena fe: envié sus registros y proponga un calendario para aclarar diferencias. La actitud colaborativa suele inclinar a resolver fuera de tribunales.

Actuar con orden y constancia facilita la defensa: la mejor prueba suele ser un conjunto coherente de ventas y depósitos que explique la brecha entre lo cobrado y lo declarado.

Qué puede pasar

1) Se arregla con una revisión y ajuste. Lo más frecuente es que una auditoría conjunta o una conciliación técnica corrija diferencias, se haga un ajuste y se pacte un procedimiento para evitar disputas futuras. Esto evita gastos mayores y permite seguir operando.

2) Acuerdo o conciliación con pago o compensación. Las partes pueden cerrar un convenio que incluso incluya pago parcial y plazos acordados. Un acuerdo puede prever nuevas reglas de control o la designación de un auditor independiente. A veces aceptar una cantidad menor a cambio de seguridad jurídica es razonable.

3) Litigio por cuentas y cobros. Si no hay acuerdo, la cuestión puede terminar en litigio comercial para exigir rendición de cuentas y anular cobros indebidos. Si usted pierde, podría afrontar cargos por regalías atrasadas; si gana, la sentencia puede ordenar la devolución o ajuste, pero su ejecución depende de la solvencia del franquiciador.

Y si gana, ¿cobra? El cobro final de una sentencia de ajuste o devolución depende de la capacidad económica de la contraparte y de si hay bienes embargables. La sentencia le da un título, pero no siempre garantiza efectivo inmediato.

Errores que arruinan el caso

• No conservar cierres diarios, POS y copias de facturas: sin eso la discrepancia se resuelve en su contra.
• Aceptar cálculos verbales sin pedir la fórmula y los documentos que los respalden: la falta de papel limita la defensa.
• Dejar pasar comunicaciones sin contestar por escrito: no responder demuestra tolerancia y complica reclamar luego.
• Entregar toda la contabilidad sin guardar copias saneadas: entregue sólo lo estrictamente pedido y siempre conserve respaldo.
• Permitir auditorías sin acordar alcance y confidencialidad: puede exponerse a que terceros identifiquen secretos comerciales.