La AEPD te ha abierto un expediente por una denuncia

¿Tienes razón?

La clave en un expediente administrativo por una denuncia es identificar las tres o cuatro cuestiones que la autoridad va a valorar:

1) ¿Qué hechos concretos se denuncian? Es fundamental obtener y estudiar la denuncia: qué datos se habrían tratado indebidamente, quiénes son los titulares afectados y qué consecuencias se alegan. Su defensa se construye desde lo concreto.

2) ¿Dispone de medidas y registros que justifiquen su actuación? Políticas de privacidad, registros de actividades de tratamiento, copias de consentimientos y contratos con proveedores son la base probatoria. Si existe documentación coherente, puede demostrar diligencia.

3) ¿Hubo o no notificación de una vulneración? Si la denuncia versa sobre una brecha, la autoridad comprobará tiempos, medidas correctoras y comunicaciones a los titulares. Una respuesta rápida y documentada reduce el reproche.

4) ¿Existe intencionalidad o negligencia grave? La sancionabilidad suele depender del grado de culpa y de la reiteración. Errores aislados con actuación diligente suelen ser menos graves que la ocultación o la falta de medidas básicas.

Si puede presentar documentación que acredite políticas y actuaciones, su posición es mejor; si no hay registros o hay indicios de ocultación, su riesgo aumenta.

Cómo se soluciona

1. Pida copia íntegra de la denuncia y del expediente. Sin conocer las alegaciones concretas no puede preparar una defensa. Solicite también el listado de pruebas y actos que la autoridad ha practicado.

1. Conserve e identifique la prueba relevante. Reúna contratos con proveedores, registros de consentimiento, logs, bitácoras, correos de respuesta a titulares y actas de auditoría. Organice la prueba cronológicamente: fecha de evento, detección y medidas tomadas.

1. Formule un escrito de descargo. Conteste por escrito y aporte documentos que demuestren la diligencia adoptada. Explique, con apoyo técnico, las medidas de seguridad existentes y los pasos adoptados tras la denuncia.

1. Valore la colaboración técnica. Si la denuncia incluye aspectos técnicos complejos, aporte auditorías independientes o peritajes que avalen su implementación y seguridad. Estos informes sirven para desactivar apreciaciones erróneas.

1. Proponga medidas correctoras. Ofrecer un plan de actuación y ejecución de mejoras puede inclinar la resolución hacia medidas menos gravosas. La autoridad valora la cooperación y la proactividad.

1. Prepare la defensa legal si se anticipa sanción. Si la instrucción apunta a sanciones, cuente con abogado para presentar recursos durante y después del procedimiento. Un abogado puede negociar medidas y solicitar la práctica de pruebas complementarias.

Qué puede pasar

1) Archivo del expediente. Si la autoridad considera que no hay indicios suficientes o que las medidas adoptadas corrigen el problema, puede cerrar el expediente sin sanción.

2) Imposición de medidas administrativas. Puede acordarse la adopción de medidas correctoras, auditorías o la imposición de obligaciones específicas que la empresa debe cumplir en un plazo razonable.

3) Procedimiento sancionador. Si se aprecia una infracción grave, la autoridad puede iniciar un procedimiento sancionador que puede terminar en multas u otras sanciones. El resultado depende de la prueba, de la proporcionalidad de la conducta y de la defensa presentada.

Y si gana, ¿cobro? En vía administrativa no existe una «compensación» automática a su favor salvo que la autoridad valore gastos indebidos o derechos vulnerados. Si gana un recurso posterior, puede recuperar la normalidad administrativa y, en ocasiones, solicitar reparación por daños procesales, pero eso depende de las normas aplicables y de la prueba de perjuicio.

Errores que arruinan el caso

• No pedir copia de la denuncia y del expediente desde el inicio.
• No aportar evidencia técnica y documental: alegar medidas sin prueba es insuficiente.
• Entregar múltiples versiones contradictorias de la misma documentación.
• Ignorar la posibilidad de presentar un plan de corrección: la cooperación ayuda.
• Entrar en confrontación pública con los denunciantes sin asesoría: puede empeorar la percepción de la autoridad.