Si vendes la empresa y necesitas revisar el traspaso de bases de datos

¿Tienes razón?

Vender la empresa no borra automáticamente las obligaciones sobre los datos que procesas. Lo que importa es si los consentimientos que obtuviste permiten la cesión o si necesitas informar y gestionar el traspaso. También es clave quién asume la condición de responsable del tratamiento tras la operación y cómo se pactan responsabilidades por reclamaciones ya existentes o por incumplimientos anteriores.

Tres elementos marcarán si la transferencia es correcta: las bases jurídicas bajo las que se recolectaron los datos, las cláusulas contractuales con proveedores y terceros y la documentación que entregue el vendedor al comprador. Si la información fue recabada para finalidades que no incluyen una cesión o venta, habrá que implementar medidas complementarias: informar a los titulares, recabar nuevos consentimientos o limitar usos por contrato.

Cómo se soluciona

1. Haz un inventario de las bases de datos que se van a transferir. Describe tipos de datos, finalidades y volumen. Identifica especialmente datos sensibles o categorías de alto riesgo.

1. Revisa los consentimientos y las políticas de privacidad vigentes. Extrae los textos que se mostraron al titular en el momento de la recolección para comprobar si contemplaban cesiones o cambios de responsable.

1. Valora la necesidad de informar a los titulares. Cuando el uso original no cubre la transferencia, prepara comunicaciones claras para informar sobre el cambio de responsable y las nuevas finalidades, y ofrece mecanismos de oposición o revocación si procede.

1. Negocia en el contrato de compraventa las cláusulas sobre datos. Incluye representaciones y garantías del vendedor sobre cumplimiento, entregas de documentación, indemnizaciones por incumplimientos previos y obligaciones del comprador en materia de seguridad.

1. Ajusta los contratos con proveedores y encargados. Si hay servicios subcontratados que seguirán operando, adapta o renegocia contratos para reflejar al nuevo responsable y mantener las medidas de seguridad.

1. Establece un plan de transición. Define cómo se transferirán los datos, medidas de seguridad en tránsito, y quién será responsable de qué durante y después del cierre.

1. Prepara documentación para auditoría. El comprador querrá evidencias: registros de actividades, políticas, acuerdos con encargados y pruebas de consentimiento.

1. Si la transferencia implica un cambio de finalidad, prepara mecanismos para recabar nuevos consentimientos o, si no es posible, limitar el tratamiento hasta resolver la base legal.

Puedes hacer inventario y recopilar documentación inicial por tu cuenta. Llama a un abogado para negociar cláusulas de venta, diseñar comunicaciones a titulares y repartir responsabilidades por reclamaciones anteriores y futuras.

Qué puede pasar

1) Se resuelve con condiciones contractuales. Lo habitual en ventas es pactar representaciones y garantías donde el vendedor asegura el cumplimiento y el comprador asume la gestión futura. Esto permite cerrar la operación con mitigación de riesgos.

2) Acuerdo posterior o medidas de remediación. Si aparecen incumplimientos tras la venta, puede alcanzarse un acuerdo que implique rectificaciones, campañas de información a titulares o indemnizaciones negociadas. Dependiendo de lo pactado, la responsabilidad puede recaer en el vendedor o en el comprador.

3) Reclamaciones administrativas o judiciales. Si la autoridad detecta irregularidades o titulares reclaman por uso indebido, la investigación puede afectar a ambas partes hasta que se determine la responsabilidad según lo pactado. Si pierdes en un procedimiento, la efectividad de la reparación dependerá de las garantías contractuales y de la solvencia de la parte obligada.

Y si ganas, ¿cobras? Si tu contrato previó indemnizaciones y la parte contraria tiene recursos, una resolución favorable permite ejecutar esas garantías; de lo contrario, la recuperación práctica depende de la capacidad del obligado.

Errores que arruinan el caso

• No revisar los textos de consentimiento originales antes de transferir datos.
• Olvidar incluir en la compraventa cláusulas claras sobre responsabilidades y garantías.
• No ajustar contratos con encargados que continuarán manejando datos.
• Transferir datos sensibles sin medidas específicas o sin información a titulares cuando corresponde.
• No documentar la transición ni las medidas de seguridad en la transmisión de datos.