Problemas con la contratación del servicio de mantenimiento

¿Tienes razón?

Tu derecho a reclamar depende de tres cosas principales: el acuerdo de la junta y el contenido del reglamento, la autoridad que tenía quien firmó el contrato y la prueba de lo que realmente se contrató y facturó. Si en las actas de la junta figura la aprobación de contratar un servicio con condiciones concretas y el contrato firmado difiere, tienes base para impugnar. Si el reglamento exige adjudicación por concurso o un quórum y eso no se cumplió, la contratación puede ser anulable. Si el contrato se ejecutó y el trabajo está mal hecho o cobrado de más, lo relevante son las pruebas materiales (informes técnicos, facturas, fotos) y las comunicaciones internas donde conste el encargo.

No tener contrato firmado no te deja sin remedio: facturas, órdenes de trabajo, correos y los registros de pago son prueba. Tampoco supone automáticamente que el proveedor tenga derecho a cobrar más de lo acordado. Lo que determina si tienes un caso es, en orden: qué aprobó la junta, quién autorizó el gasto, y qué documentación existe sobre la prestación.

Cómo se soluciona

1. Reúne la documentación. Busca el contrato, la cotización aceptada, la factura, los comprobantes de pago, las actas de junta donde se aprobó el gasto y cualquier comunicación con el proveedor o el administrador. Exporta y guarda conversaciones de WhatsApp y correos electrónicos; imprímelos y fóldalos con fecha visible.

1. Encarga un informe técnico si la discusión es sobre la calidad del servicio o su alcance. Una fotografía o un video puede ayudar, pero un informe de un profesional (ingeniero, electricista, plomero) documenta fallas y su relación con el servicio contratado.

1. Reclama por escrito a quien firmó y al proveedor. Redacta una carta dirigida a la junta y al administrador detallando la queja, indicando las pruebas y pidiendo la rectificación o la devolución proporcional del pago. Entrégala de forma que quede constancia de recepción.

1. Si la junta no actúa, convoca el asunto en la próxima reunión de propietarios con el soporte de la documentación. Pide que el punto sea incluido en el orden del día y exige copia del expediente del procedimiento de contratación.

1. Agota el requisito de conciliación extrajudicial previa si vas a demandar por incumplimiento o indemnización. Los centros autorizados reciben la reclamación y pueden facilitar un acuerdo que evite juicio.

1. Si la conciliación falla, demanda ante el órgano judicial competente aportando toda la documentación: contrato, actas, informes técnicos y comunicaciones. Si el proveedor está en capacidad económica limitada, valora medidas de aseguramiento de crédito o cobranza.

Qué hace cada quien: tú puedes reunir pruebas, enviar la carta y pedir el tratamiento en junta. El administrador debe facilitar el expediente y la documentación. Un abogado es necesario para valorar la fuerza probatoria de los documentos, redactar la demanda y representar en conciliación y juicio.

Qué puede pasar

1. Se arregla con una carta y se corrige la diferencia. Lo más frecuente es que, ante la evidencia documental y la posibilidad de conciliación, la parte responsable ofrezca una solución parcial o total. Un acuerdo rápido puede incluir compensación económica o la ejecución de trabajos correctivos.

1. Acuerdo o conciliación. Muchas juntas buscan evitar litigios y aceptan una solución negociada que ajuste el precio, reponga el servicio o pacte trabajos complementarios. Un acuerdo reduce riesgos: recibes algo seguro y pronto; una sentencia puede tardar y, aunque sea favorable, cobrarla puede ser más complicado si el proveedor es insolvente.

1. Juicio. Si el caso va a proceso, el juez valorará las actas, el contrato y los informes técnicos. Si pierdes, puede que no recuperes todas las costas procesales; el tribunal decide quién las paga según la conducta de las partes. Y si ganas, la ejecución de la sentencia puede depender de la capacidad económica del proveedor, con lo que una resolución favorable no garantiza cobro inmediato.

Y si ganas, ¿cobro? Una sentencia condenatoria es un título ejecutivo para cobrar, pero si el proveedor no tiene bienes líquidos, la ejecución puede prolongarse. Valora asegurar bienes o solicitar medidas cautelares si existe riesgo de que el proveedor desaparezca o enajene activos.

Errores que arruinan el caso

• No guardar las comunicaciones: borrar chats o no exportarlos pierde pruebas imprescindibles.
• Aceptar verbalmente correcciones sin registrarlas por escrito: todo cambio debe documentarse.
• No solicitar el expediente de contratación al administrador: sin acceso a las actas y cotizaciones, se complica impugnar.
• Hacer pagos de más sin dejar constancia del motivo: dar por pagado algo que no se ejecutó quita fuerza a la reclamación.
• Esperar demasiado para reclamar sin activar la conciliación previa, lo que puede complicar la viabilidad del reclamo.