No siempre una entidad puede ejecutar la garantía de fiel cumplimiento sin justificación. Lo que decide si pueden hacerlo es el contenido del contrato, los hechos que motivan la ejecución y la prueba documental que tenga la administración. Primer paso: reúne toda la documentación del proceso y la ejecución y pide por escrito la causa concreta de la ejecución; con eso podrás valorar si la entidad cumplió las reglas y preparar la impugnación o la defensa.
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Que te pidan la garantía no significa que estén en lo correcto. Lo que determina si estás en lo cierto son cuatro cosas fáciles de identificar: el contenido del contrato y las cláusulas sobre garantías; la carta o resolución de la entidad que ordena ejecutar la garantía y los motivos que alega; la correspondencia y actas de recepción, avance o paralización de obra o servicio; y la existencia de pruebas que vinculen tu conducta con la causal invocada. Si la entidad presenta un informe técnico que liga incumplimientos concretos a pagos o plazos, su posición es sólida. Si la ejecución se basa en afirmaciones generales sin actas ni notificaciones previas, tu posición puede ser fuerte. Otra pieza decisiva es la naturaleza de la garantía: si es bancaria, una carta fianza u otro instrumento, el régimen cambia sobre quién responde y cómo se exige.
1) Reúne la documentación. Pide y guarda: el contrato original, las adendas, el cronograma, las actas de entrega provisoria y definitiva, certificados de avance, boletas de medición, informes técnicos y la comunicación en la que te notificaron la ejecución. Si la entidad te envió una resolución o carta, imprímela y comprueba la firma y el sello.
2) Desglosa la ejecución. Identifica exactamente qué concepto se pretende cubrir con la garantía: trabajos no ejecutados, mala calidad, penalidades, cumplimiento de obligaciones sociales, entre otros. Copia textualmente la motivación de la entidad y sitúa cada punto frente a tu prueba documental.
3) Reclama por escrito. Remite a la entidad una solicitud formal pidiendo que precise los hechos y la prueba en que se basa la ejecución, y solicita la documentación técnica que haya originado la medida. Guarda recibos, acuses y copias certificadas. Si tu garantía es bancaria, notifica al banco que la ejecución está en disputa y pide que preserve los derechos que te correspondan.
4) Exige la conciliación o el procedimiento administrativo que proceda. Según el caso, la ley de contrataciones y los reglamentos prevén recursos administrativos o procedimientos en sede del órgano de control de contrataciones. Acompaña tu reclamo con las pruebas principales: actas, mediciones, correspondencia y certificados. Si la administración exige peritaje, pide que el peritaje sea técnico y con participación de tus especialistas.
5) Prepara la acción contencioso administrativa o la demanda en la vía civil. Si agotas las instancias administrativas o la ejecución es manifiestamente improcedente, la ruta judicial o la vía contencioso administrativa es la alternativa. Conserva todas las copias y certificaciones que acrediten notificaciones y actuaciones.
¿Qué puedes hacer hoy sin abogado? Ordena la documentación y solicita por escrito la motivación detallada de la ejecución. Esto no cuesta y te permite entender si la entidad cumple los requisitos para ejecutar la garantía.
Primera posibilidad: arreglo por carta o acuerdo. Muchas ejecuciones se resuelven cuando la empresa presenta pruebas técnicas y la entidad acepta revisar. En estos casos se firma un acta o carta acuerdo que evita litigio y, a veces, devuelve total o parte de la garantía.
Segunda posibilidad: conciliación o acuerdo. Las partes pueden llegar a un acuerdo intermedio, donde aceptas una reducción o una rectificación del alcance de la ejecución a cambio del levantamiento de la medida. Un acuerdo suele ser más rápido y te evita el riesgo y coste de un proceso largo.
Tercera posibilidad: litigio. Si se inicia un proceso judicial o contencioso, hay dos escenarios: que la sentencia te favorezca y ordene la devolución de la garantía, o que confirme la ejecución. Si pierdes, la entidad mantiene lo ejecutado y tú tienes el riesgo de pagar costas procesales y otros gastos. Además, aunque ganes, la ejecución puede recaer sobre una entidad con problemas de liquidez, y cobrar la sentencia podría requerir pasos adicionales.
Y si ganas, ¿cobras? Una sentencia favorable ordena la devolución, pero la recuperación efectiva depende de la situación patrimonial de la entidad o del emisor de la garantía. Si la garantía es bancaria y se declaró su ejecución, el banco puede tener que devolverte, pero eso también puede implicar procedimientos adicionales.
La primera fase la puedes gestionar solo: ordenar documentos y solicitar la motivación de la ejecución. Necesitarás un abogado cuando la entidad mantenga la ejecución pese a tus pruebas, cuando te ofrezcan un acuerdo sobre la garantía o si hay que presentar un reclamo ante el órgano de control o una demanda judicial. Si tienes recursos limitados, podrías acceder a asistencia legal gratuita según tu situación económica.
Otros problemas frecuentes en abogados especializados en contratación pública y licitaciones
Puedes presentar por escrito la disputa y pedir al emisor de la garantía que reserve el pago mientras se clarifica la controversia. El banco o aseguradora evaluará su posición según el contrato de fianza y la documentación. Informar al emisor y aportar pruebas puede frenar acciones automáticas, pero no garantiza el bloqueo definitivo sin una resolución a favor.
Sí. Fotografías con fecha y localización, registros de avance y videos son evidencia valiosa para comprobar el estado de la obra o servicios. Asegúrate de exportar las conversaciones y respaldos digitales, y de que las pruebas sean coherentes con las actas y las boletas de medición.
Tienes derecho a pedir copia de la documentación que la entidad haya usado para fundamentar la ejecución. Solicítala por escrito y guarda el comprobante de entrega; esa documentación será esencial para impugnar la ejecución o negociar un arreglo.
Depende. Un acuerdo parcial puede ser práctico si te permite cerrar el proceso rápido y recuperar liquidez. Pero si la propuesta no respeta la prueba que tienes y la entidad persiste en argumentos débiles, consulta antes con un abogado para valorar si aceptar o seguir con la impugnación.
Ambas garantizan obligaciones, pero su ejecución y defensa pueden variar según las condiciones del instrumento. En ocasiones, la garantía bancaria se hace efectiva más rápido; en otros, las pólizas de seguro implican pasos administrativos distintos. Revisar el texto del instrumento es clave para saber cómo actuar.
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