Un cliente no me paga una factura ¿cómo reclamar la cantidad?

¿Tienes razón?

Que una factura exista no siempre basta. Lo que determina la fuerza de su reclamación son tres elementos: la validez de la factura y su respaldo contable, prueba de que entregó el servicio o bien conforme a lo pactado, y la existencia de comunicaciones donde el cliente reconozca la deuda o acepte condiciones. Si hay contrato escrito que detalle precios, plazos y penalizaciones, su caso es más sólido. También cuenta si la factura está debidamente emitida conforme al Sistema de Administración Tributaria y si tiene comprobantes de entrega, aceptación de obra, hojas de servicio firmadas o remisiones. Si el cliente alega un vicio, mala calidad o incumplimiento, necesitará prueba pericial o técnica que demuestre que cumplió con lo acordado.

Cómo se soluciona

1. Reúna toda la documentación: copie la factura electrónica, contratos, órdenes de compra, albaranes, comprobantes de entrega, correos y mensajes que prueben la prestación del servicio o la entrega del bien.

1. Envía un requerimiento fehaciente: redacte y entregue un escrito donde solicite el pago, detalle la factura y pida respuesta por escrito. Solicite acuse de recibido o entregue mediante notificación que deje constancia de recepción.

1. Proponga una negociación o acuerdo de pago: muchas veces un plan de pago por escrito acepta menos intereses pero evita el coste y la demora de un juicio. Documente cualquier convenio por escrito y pida garantía si es posible.

1. Explore mecanismos alternos: si existe una cámara de comercio o una instancia de conciliación para negocios, utilícela. Un procedimiento de conciliación puede ser más rápido y económico que ir a juicio.

1. Demanda civil o mercantil: si el cobro extrajudicial falla, presente la demanda en la vía competente. Si su cliente es una empresa y la operación corresponde a actividad mercantil, la vía suele ser la mercantil; si es persona física y la materia es civil, la demanda civil será la adecuada. En la demanda aporte la factura, contratos y pruebas de prestación.

1. Ejecución si gana: si obtiene una resolución favorable y no paga, podrá solicitar la ejecución de sentencia como en otros procesos: embargos, remates o retenciones según lo que exista a nombre del deudor.

Acciones que usted puede hacer sin abogado: enviar el requerimiento, negociar y acudir a conciliación. Un abogado es recomendable si la cantidad es significativa, si el cliente alega motivos de defensa complejos o si la demanda exige pruebas técnicas.

Qué puede pasar

1. Pago tras requerimiento: frecuentemente el requerimiento fehaciente provoca el pago o una oferta. Aceptar una propuesta puede ahorrarle tiempo y gastos.

1. Convenio judicial o extrajudicial: alcanzar un convenio con garantías o con pago supervisado evita la incertidumbre del juicio. A veces un descuento razonable y plazos claros valen más que esperar una sentencia incierta.

1. Juicio y ejecución: si la demanda prospera, el juez condenará al pago y, de persistir la falta de pago, procederá a la ejecución. El riesgo es que el cliente sea insolvente o reorganice bienes; en ese caso la sentencia es un título pero no garantiza efectivo inmediato. Si pierde el proceso por falta de pruebas o por pruebas contradictorias, puede enfrentarse a costas procesales según el criterio del juez.

Y si gana, ¿cobro? La sentencia es un título ejecutivo; sin embargo, la efectividad depende del patrimonio del deudor. La investigación patrimonial es clave antes y durante el proceso.

Errores que arruinan el caso

• No conservar la factura electrónica y comprobantes fiscales: sin ellos es difícil probar la existencia formal de la deuda.
• No tener pruebas de entrega o aceptación del servicio: el cliente puede alegar incumplimiento.
• Firmar acuerdos orales sin constancia escrita: pierde fuerza probatoria.
• Empezar un juicio sin investigar el patrimonio del deudor: puede ganar en sentencia y no cobrar si no hay bienes localizables.
• Enviar comunicaciones vagas o tóxicas que el cliente use como defensa; sea claro, puntual y técnico.