ICBF nos hizo requerimientos por trabajo con niños y adolescentes

¿Tienes razón?

Su defensa depende de tres hechos: qué normativa aplicable existe en su estado para el trabajo con menores, si su organización adoptó y aplicó protocolos de protección infantil y si cuenta con permisos, autorizaciones y antecedentes de los responsables. Si usted documentó autorizaciones parentales, evaluaciones de riesgo, protocolos de actuación ante sospechas y realizó procesos de selección y verificación de personal, su posición es sólida. Si la asociación trabajó sin autorizaciones, sin controles de personal o con personas sin revisiones de antecedentes, la exposición se agrava.

También importe el origen del requerimiento: una inspección preventiva, una denuncia de un tercero o un hallazgo en una auditoría de un financiador requieren respuestas distintas. Identifique claramente qué hechos reclama la autoridad y si se refiere a incumplimientos administrativos, presuntos delitos o medidas de protección para menores.

Cómo se soluciona

1. Conserve el requerimiento original y anote plazos y la información solicitada. Prepare un expediente con toda la documentación relacionada con las actividades con menores.

1. Reúna autorizaciones y registros: consentimientos de padres o tutores, listas de beneficiarios, formatos de registro de ingreso y salida, informes de actividades, bitácoras y evidencia fotográfica con identificación de fechas y lugares.

1. Documente medidas de protección: protocolos de protección infantil, manuales de actuación, políticas de prevención de abuso, cursos de capacitación realizados por el personal y registros de verificación de antecedentes laborales y policiales.

1. Si hubo algún incidente, prepare un informe interno que detalle los hechos, las medidas adoptadas y las comunicaciones realizadas a las autoridades y a las familias.

1. Responda al requerimiento aportando la documentación y proponiendo medidas correctivas si se detectaron fallas. La cooperación y la transparencia suelen mejorar la valoración de la autoridad.

1. Si la autoridad ordena medidas de protección inmediatas, acatérelas y documente el cumplimiento.

1. En casos que indiquen responsabilidades penales o administrativas, procure asesoría legal para coordinar la respuesta y proteger los derechos de la organización y de las personas involucradas.

Qué puede hacer sin abogado: reunir documentación, reportar internamente y responder con expedientes. Cuándo contratar abogado: cuando el requerimiento implique investigación penal, la suspensión de actividades, la obligación de entregar personas o la imposición de sanciones administrativas relevantes.

Qué puede pasar

1) Archivo o cierre tras aclaraciones. Si la asociación demuestra que cumplió con los requisitos y que no existió daño, la autoridad puede dar por cumplido el requerimiento y cerrar el caso.

2) Medidas administrativas o correcciones. La autoridad puede ordenar la implementación de medidas correctoras, cursos obligatorios para personal, supervisión periódica o la suspensión temporal de actividades en tanto corrige deficiencias.

3) Procedimientos sancionadores o penales. Si hay indicios de delito o de riesgo grave para menores, la autoridad puede derivar el asunto a la instancia penal o imponer sanciones administrativas. En estos supuestos la exposición de la organización es mayor y requiere defensa técnica.

Y si gana, ¿cobro? En estos asuntos no hay una recuperación económica directa; una resolución favorable devuelve la posibilidad de operar sin restricciones, pero si hubo daño a la imagen la recuperación de la confianza puede llevar tiempo.

Errores que arruinan el caso

• No contar con autorizaciones firmadas por padres o tutores.

• No tener protocolos escritos ni formación documentada del personal.

• Ocultar incidentes o retrasar la notificación a la autoridad competente.

• No realizar verificaciones básicas de antecedentes del personal que trabaja con menores.

• Alterar registros después de recibir un requerimiento.