Retrasos en EPC; quiero cobrar o evitar penalidades

¿Tienes razón?

Tres elementos determinan si un retraso justifica cobrar penalidades o impide que te las cobren: el contrato (cláusulas de plazo, causales de exoneración y penalidades), la prueba de la causa del retraso (actas de obra, bitácoras, correos, fotografías) y la conducta de las partes (si se notificó y se pidió prórroga). Si el contrato contiene un calendario y penalidades claras y la otra parte no probó una causa de fuerza mayor o excusable válida, tu posición para reclamar es fuerte. Si hubo notificaciones tardías, ausencia de bitácora o aceptación tácita de prórrogas, la otra parte puede argumentar que renunciaste a reclamar.

Reúne contratos, órdenes de cambio, bitácoras de obra firmadas, reportes de avance, correos con proveedores y registros de entrega de materiales. Si existió un evento externo (restricciones administrativas, demoras en permisos, problemas con red o interconexión), documenta la relación causal entre ese evento y el retraso de la ejecución.

Cómo se soluciona

1. Documenta la cronología: crea una línea de tiempo con evidencias: bitácoras, correos, fotografías con fecha, actas de supervisión y órdenes de cambio. Señala qué trabajos se retrasaron y por qué.

1. Notifica la causa del retraso: envía un aviso formal invocando la cláusula contractual que permite prórrogas o exoneración por causa justificada. Adjunta prueba objetiva de la causa y pide respuesta por escrito.

1. Invoca procedimientos contractuales: activa mecanismos de resolución de disputas previstos en el EPC (comités técnicos, conciliación, mediación). Cumplir las etapas contractuales es clave para poder más tarde reclamar penalidades.

1. Negociación: muchas veces se acuerda una prórroga formal o una compensación económica. Aceptar una prórroga documentada suele ser menos costoso que litigar por penalidades.

1. Reclamación de penalidades o compensación: si la otra parte reclama penalidades y consideras que el retraso fue imputable al contratista, prepara un cálculo justificando el monto y exige su pago conforme al contrato. Si eres el contratado y te imputan penalidades injustas, presenta la prueba de excusa y solicita la anulación o reducción.

1. Disputa arbitral o judicial: si no hay acuerdo, activa la vía prevista en el contrato (arbitraje es común en EPC). Prepara peritaje técnico y econométrico para probar impacto y perjuicios.

Qué puedes hacer sin abogado: recopilar prueba, enviar avisos formales y negociar prórrogas documentadas. Necesitas abogado para calcular y reclamar penalidades, ejecutar cláusulas de garantía y para arbitraje o demanda.

Qué puede pasar

1) Se soluciona con prórroga o acuerdo: acuerdan una nueva fecha o compensación y se documenta. Esta salida reduce riesgo de penalidades mayores y mantiene la relación contractual.

2) Acuerdo de liquidación: la parte afectada acepta una compensación económica por el retraso, a menudo inferior a lo que podría resultar de un laudo, pero que evita más litigio.

3) Disputa arbitral o judicial: se reclama el pago de penalidades o la anulación de las mismas. Si pierdes, podrías tener que pagar penalidades y costas; si ganas, podrías obtener la anulación y recuperar parte de los costos.

Y si ganas, ¿cobras? Cobrar una condena depende de la solvencia de la otra parte y de las garantías contractuales. La sentencia o laudo te permite ejecutar garantías o embargar activos, pero la efectividad depende de la realidad patrimonial.

Errores que arruinan el caso

• No llevar bitácora diaria de obra firmada por supervisión y contratista.
• No notificar formalmente la causa del retraso ni solicitar prórroga.
• Firmar acuerdos verbales que cambian el cronograma sin documento escrito.
• Ejecutar trabajos adicionales sin orden de cambio formal que valide costos extras.