No me devuelven la garantía de una licitación pública

¿Tienes razón?

Su caso depende de estas cuatro cosas:

1. El motivo alegado por la entidad para retener la garantía: incumplimiento de oferta, retiro indebido de la propuesta, no suscribir contrato o garantías que no cumplen las bases. Si la entidad documenta claramente el incumplimiento, la retención suele estar fundada.

1. Las bases del proceso de contratación y la cláusula que regula la garantía: las bases definen las causas de ejecución de la fianza y su cuantía. Revise si la entidad aplicó la cláusula correcta y respetó los procedimientos de notificación.

1. Prueba de que usted cumplió las condiciones: acta de presentación, pruebas de mantenimiento de oferta, comunicaciones que confirmen su disposición a suscribir contrato y boletas o pólizas válidas. Si tiene evidencia de cumplimiento o de una causa justificable para no suscribir, mejora su posición.

1. Vicios de procedimiento en la decisión de ejecución: notificaciones defectuosas, falta de oportunidad para presentar descargo, o resolución sin motivación pueden permitir impugnar la ejecución de la garantía.

Si la retención se basa en hechos normales y debidamente probados por la entidad, es difícil revertirla. Si la entidad no motivó o no le permitió defenderse, tiene más opciones.

Cómo se soluciona

1. Solicite la resolución motivada que ejecutó la garantía y pida copia del expediente del proceso de contratación. Asegúrese de obtener las comunicaciones enviadas y los informes técnicos que sustentan la decisión.

1. Revise las bases del concurso: identifique las causales de ejecución de las garantías y los plazos y formas de notificación. Compare lo actuado con lo previsto en las bases.

1. Prepare un descargo formal y presente pruebas que demuestren que no hubo causal de ejecución o que existió una justificación válida. Ejemplos: prueba de fuerza mayor, instrucción formal del comprador que impidió la suscripción, o hay un problema en el procedimiento de la entidad.

1. Si la administración confirma la retención, impugne por la vía contencioso-administrativa. En esa sede se analiza legalidad, motivación y proporcionalidad de la medida.

1. En paralelo, si la garantía fue una póliza bancaria, verifique si la entidad procedió contra la póliza o contra usted directamente; a veces es posible litigarlas separadamente.

Qué puede hacer ahora: pedir el expediente y revisar las bases. Qué requiere un abogado: articular descargos técnicos y jurídicos, preparar medidas cautelares para evitar que la entidad cobre la garantía y presentar la demanda judicial si corresponde.

Qué puede pasar

1) Se revierte la ejecución tras el descargo: la entidad puede devolver la garantía si usted demuestra que la causal no existió o que hubo error.

2) Negociación: la entidad puede aceptar un acuerdo (por ejemplo, compensación parcial) para solucionar la controversia sin litigio. Esto suele ser atractivo si quiere evitar procesos largos.

3) Juicio contencioso: si la demanda procede, el tribunal valorará la legalidad de la ejecución. Si gana, la entidad debe devolver la garantía; si pierde, la ejecución se confirma y le corresponde asumir la pérdida. Además, si la ejecución fue improcedente y la entidad actuó con mala fe, puede abrirse discusión sobre responsabilidades. Recuerde que incluso con sentencia favorable, la efectividad de la devolución depende de la situación financiera de la entidad, aunque la sentencia es un título que obliga a la administración.

Y si gana, ¿cobro? Recuperar la garantía suele ser factible con sentencia firme, pero si la entidad carece de liquidez el proceso de ejecución puede tardar; la sentencia sirve como título para exigir el pago.

Errores que arruinan el caso

• No solicitar la resolución y el expediente antes de preparar el descargo.
• Responder con alegatos generales sin pruebas documentales específicas.
• Permitir agotamiento de vías administrativas sin pedir medidas cautelares cuando la entidad ya anunció ejecución.
• Confundir la póliza bancaria con la garantía emitida por el oferente; cada una requiere acciones distintas.
• Firmar reconocimientos de deuda o acuerdos de pago sin asesoría que puedan cerrar la vía judicial.