Nombramiento y obligaciones de los administradores

¿Tienes razón?

Su posición frente a un administrador depende de tres factores: qué le establece la escritura o los estatutos, si la designación y la aceptación quedaron debidamente documentadas y si el administrador actuó dentro de las facultades conferidas. En la práctica, esto significa que para saber si un administrador puede hacer algo —vender un activo, contratar créditos, otorgar poderes— debe revisar el documento que lo nombró y las cláusulas sobre representación. Si el administrador excede sus facultades, la sociedad puede impugnar el acto; frente a terceros de buena fe, las cosas pueden ser distintas.

Los administradores tienen deberes formales y de diligencia: deben cumplir las obligaciones societarias, llevar contabilidad, convocar asambleas y actuar con lealtad hacia la sociedad. Si incumplen, pueden ser responsables civilmente por daños y, en algunos casos, penalmente si hay fraude o conductas dolosas. Además, la ley y los estatutos pueden establecer reglas sobre incompatibilidades, prohibiciones o la necesidad de autorización previa para determinados actos.

Cómo se soluciona

1. Localice el título de nombramiento. Obtenga la escritura, el acta de la asamblea o la resolución que contiene su nombramiento y examine las facultades textuales. Si no existe un documento escrito, solicite que conste por acta.

1. Identifique límites y requisitos. Algunos actos requieren autorización de la asamblea (venta de activos estratégicos, endeudamiento por encima de límites, emisión de acciones). Si piensa que el administrador actuó sin autorización, reúna pruebas.

1. Reúna la prueba de actos y comunicaciones. Guarde correos, contratos, poderes otorgados y toda la documentación que muestre lo que hizo el administrador. Exportaciones de mensajes y constancias bancarias son pruebas útiles.

1. Reclame internamente antes de tomar medidas externas. Si el administrador incurrió en irregularidades leves, la asamblea puede cesarlo o limitar sus facultades mediante acuerdo. Documente cualquier acuerdo y solicite su inscripción cuando corresponda.

1. Si la conducta es grave, considere acciones legales. Cuando hay indicios de fraude, malversación de fondos o actos claramente fuera de facultades, la sociedad puede demandar por responsabilidad civil y buscar medidas cautelares sobre bienes si procede.

Qué puede hacer sin abogado: pedir copia del acta o escritura, convocar asamblea si es socio con derecho y recabar información. Necesita abogado cuando hay potencial de responsabilidad patrimonial, solicitudes de medidas cautelares, o cuando la otra parte ya contrató abogado.

Qué puede pasar

1) Se arregla mediante una rectificación interna. Muchos conflictos de administración se solucionan con una reunión de socios y la firma de un acta que modifica facultades o destituye al administrador. Este camino es rápido y preserva la empresa en marcha.

2) Acuerdo o indemnización. Si hubo daños y el administrador reconoce la falla, las partes pueden pactar una indemnización y condiciones de salida. Para la sociedad, aceptar un acuerdo puede ser preferible si recupera activos o repara daños en términos prácticos.

3) Juicio contra el administrador. Si la conducta es grave y no hay acuerdo, la sociedad o los socios pueden iniciar acciones civiles para resarcir daños y, en su caso, solicitar medidas cautelares. Si se pierde la demanda, la sociedad puede haber gastado recursos y no recuperar los bienes; si gana, la ejecución depende de la disponibilidad patrimonial del administrador.

Y si gana, ¿cobro? Una sentencia favorable ordena el pago de indemnizaciones, pero la realidad práctica depende de que el administrador tenga bienes ejecutables. Aunque el fallo sea favorable, la cobranza puede requerir medidas adicionales.

Errores que arruinan el caso

• No documentar por escrito la limitación de facultades: los acuerdos verbales son frágiles.
• No conservar pruebas de las decisiones y contratos firmados por el administrador.
• Actuar como si la sociedad existiera plenamente ante terceros sin inscribir nombramientos o cambios: expone a responsabilidad.
• No revisar los poderes que el administrador otorgó a terceros: esos poderes pueden vincular a la sociedad.
• Retrasar la convocatoria de asamblea cuando hay sospechas de gestión negligente: permite que continúe la actuación perjudicial.