Me han suplantado la identidad de mi empresa para contratar servicios

¿Tienes razón?

Su caso depende de cuatro cosas: la autenticidad de las firmas o autorizaciones en los contratos, la coincidencia de datos entre los documentos supuestamente firmados y los registros oficiales de la empresa, la prueba de que su empresa no recibió ni autorizó el servicio y la existencia de un tercero que actuó en nombre propio o con documentos falsos. Si la contratación incluye firmas falsificadas o documentos adulterados, tiene indicio fuerte de suplantación. Si, en cambio, la contratación fue realizada por alguien dentro de la empresa con autorización aparente, el problema es interno y exige otras soluciones.

También es determinante si los contratos se tramitaron con identificación electrónica o presencial. Contratos celebrados mediante firmas digitales con certificados válidos complican la defensa, pero siguen siendo impugnables si se demuestra la suplantación mediante prueba pericial. Además, la forma de pago y el rastro del dinero son relevantes: si los pagos se hicieron desde cuentas ajenas, eso ayuda a construir la ruta del fraude.

Cómo se soluciona

1. Reúna documentación. Copie los contratos, órdenes de compra, correos y cualquier comunicación con el proveedor. Solicite al proveedor las pruebas que justificaron la contratación (identificaciones, correos, certificados de firma digital).

1. Notifique a los proveedores. Envíe una comunicación formal notificando que las contrataciones no fueron autorizadas y exija la suspensión de servicios y la reversión de facturas. Advierta que se trata de un posible caso de suplantación y que reserva acciones civiles y penales.

1. Realice una verificación interna. Revise quién en la empresa pudo tener acceso a documentación y si hubo brecha de seguridad. Cambie contraseñas, controles de acceso y protocolos de firma. Si detecta que un empleado facilitó datos, documente el hecho y decida medidas disciplinarias.

1. Denuncia penal por suplantación e ilícitos conexos. Presente denuncia ante la Fiscalía aportando la documentación reunida y solicitando la investigación. Si la suplantación fue con uso de documentos falsos, pida que se oficie a bancos y proveedores para identificar cuentas y beneficiarios.

1. Corrección frente a autoridades. Informe al SRI y a otras autoridades pertinentes si las facturas o contratos afectan la situación fiscal de la empresa. Es posible que deba presentar aclaraciones y solicitar la rectificación de registros para evitar sanciones tributarias.

Qué puede hacer usted solo: notificar formalmente a los proveedores, asegurar la documentación interna y fortalecer controles. Cuándo necesita abogado: cuando la otra parte exige pago, cuando hay riesgo de sanciones fiscales, si la suplantación implica funcionarios públicos o si necesita coordinar la denuncia penal y las acciones civiles para recuperar daños y limpiar el nombre de la empresa.

Qué puede pasar

1) Se arregla con rectificación y cancelación de contratos. Si el proveedor acepta la suplantación y colabora, puede cancelar los contratos y anular facturación. Esto resuelve la situación sin más trámites.

2) Acuerdo o indemnización. Puede alcanzarse un acuerdo para indemnizar daños o compensar pagos indebidamente realizados. A veces el proveedor responde por falta de diligencia si no verificó correctamente la identidad.

3) Investigación penal y responsabilidades. Si hay evidencia de suplantación y de actividad delictiva, la Fiscalía puede abrir investigación. Si hay un responsable identificable, puede haber sanciones penales y civiles. Si su empresa fuera encontrada negligente en controles básicos, podría enfrentarse también a sanciones administrativas o fiscales.

Y si gana, ¿cobra? Si obtiene sentencia a su favor, la recuperación depende de localizar bienes o recursos del responsable. Si el proveedor fue parte de la estafa, un acuerdo puede resultar en devolución; si el responsable está insolvente, la sentencia será un reconocimiento pero su realización práctica puede ser limitada.

Errores que arruinan el caso

• No pedir al proveedor la documentación que usaron para contratar.
• No notificar formalmente la suplantación y permitir que pasen facturas a los libros contables.
• No asegurar las pruebas internas ni cerrar brechas de acceso.
• Ignorar señales de fraude menores que después se convierten en un patrón.
• No comunicar al SRI y a su asesor fiscal para evitar consecuencias tributarias inesperadas.