Formalizar acta fundacional y escritura pública: qué revisar

¿Tienes razón?

La validez de la acta fundacional y la escritura pública depende de que contengan los elementos esenciales y de que quienes firman tengan capacidad y poderes para hacerlo. Elementos esenciales: identificación de socios, voluntad de constituir la sociedad, denominación social, objeto, domicilio, capital social y la forma en que se integran los aportes, y la designación de administradores o representantes. Si la escritura omite pruebas de aportes no dinerarios, o si se nombran administradores sin detallar sus facultades, la protección jurídica que busca la sociedad puede ser incompleta.

Tenga presente que la escritura pública es un título con fuerza probatoria; lo que allí se consigne será la base para la inscripción en el Registro Mercantil y para el inicio de operaciones. Sin embargo, la sola firma ante notario no garantiza que no haya errores materiales o cláusulas perjudiciales. El documento debe coincidir con lo acordado y con la documentación aportada. Si hay contradicciones entre el acta y los acuerdos previos, la discrepancia puede generar conflictos internos y cuestionamientos frente a terceros.

Cómo se soluciona

1. Compare el acta con los acuerdos previos. Imprima o tenga a mano los borradores y cualquier oferta o conversación que haya servido de base. Verifique que los nombres, participaciones y aportes coincidan exactamente.

1. Compruebe la redacción del objeto social. Debe ser lo suficientemente claro para cubrir la actividad real de la empresa, sin ser innecesariamente amplio. Evite redacciones contradictorias que obliguen a interpretaciones judiciales.

1. Revise la cláusula de capital y aportes. Confirme montos declarados, cómo se acreditaron aportes dinerarios y cuál es la prueba de aportes no dinerarios: escrituras, avalúos, contratos de cesión, registros de propiedad. Si hay aportes pendientes, pida que conste la forma y el plazo de integración.

1. Verifique la designación y facultades de administradores. La escritura debe indicar si los administradores actúan de manera individual o conjunta, sus poderes para contratar, representar y otorgar poderes. Si desea límites, pídalos expresamente en la escritura.

1. Revisión de cláusulas de transmisión de participaciones. Si hay restricciones a la venta de participaciones o derechos de preferencia, deben constar y describirse: procedimiento, notificación y precio o fórmula de valoración.

1. Procure constancias de no impedimento. Si algún socio es persona jurídica, incluya copia de su inscripción y poderes de representación; si es persona natural, asegúrese de que no exista impedimento para su actuación.

1. Exija la lectura completa ante el notario y pida aclaraciones por escrito. Si encuentra algo distinto a lo pactado, solicite que se corrija antes de firmar. No proceda a firmar si hay dudas no resueltas.

Lo que puede hacer usted: revisar identidades, aportar documentación personal y copias, y reclamar aclaraciones. Lo que necesita un abogado: redacción y negociación de cláusulas complejas, valoración de riesgos en la transmisión de participaciones o en aportes no dinerarios.

Qué puede pasar

1) Se arregla con una corrección en la misma firma. Si la discrepancia es menor, se puede levantar un acta complementaria o modificar el texto antes de firmar, y el notario deja constancia. Esto evita trámites posteriores.

2) Acuerdo entre socios para subsanar errores. Si se descubre un error después de firmar, los socios pueden acordar una escritura complementaria o una reformulación de estatutos y luego presentarla al Registro. Un acuerdo rápido preserva la cohesión interna y evita incertidumbres.

3) Controversia y procedimiento. Si la discrepancia es grave —por ejemplo la inexistencia real del aporte declarado— puede iniciarse un procedimiento civil para declarar la nulidad o para exigir responsabilidades por fraude. En tal caso, proceder judicialmente implica costos y riesgos: si se pierde, las consecuencias pueden implicar responsabilidad patrimonial y la pérdida de actos celebrados en nombre de una sociedad que no existe válidamente.

Y si gana, ¿cobro? La victoria judicial o registral traducida en inscripción eficaz le permite operar con personalidad jurídica y ejercer los derechos y obligaciones reconocidos en la escritura. No es dinero en caja, pero sí la garantía legal para contratar y limitar la responsabilidad personal.

Errores que arruinan el caso

• No leer la escritura antes de firmar y confiar en explicaciones verbales.
• No documentar aportes no dinerarios con avalúos y títulos de propiedad.
• Aceptar poderes ambiguos que habiliten actos no previstos sin control.
• No fijar con precisión las reglas para la transmisión de participaciones: causa litigios cuando llega la venta.
• Firmar con discrepancias en nombres o porcentajes de participación: errores tipográficos pueden generar reclamaciones posteriores.