Falta auditoría y control interno en la fundación

¿Tienes razón?

Tres preguntas clarifican si la falta de auditoría o control interno es grave: la obligación estatutaria o contractual de auditar; la magnitud y origen de los recursos; y si existen indicadores de riesgo (faltantes, movimientos inusuales, ausencia de separación de funciones). Si los estatutos exigen auditoría externa o existe un financiamiento que condiciona la entrega a informes auditados, la omisión es un incumplimiento formal que puede activar sanciones administrativas o rescisión de convenios.

La magnitud de los recursos es otra línea: una fundación con ingresos regulares, donaciones importantes o proyectos con fondos públicos exige controles más exigentes. En ese contexto, la falta de procedimientos —conciliaciones bancarias, firmas autorizadas, políticas de gastos— facilita errores y fraudes.

Indicadores de riesgo que agravan el problema: firmas siempre de la misma persona en cheques y contratos, ausencia de conciliaciones, facturas sin respaldo, proveedores relacionados con patronos, movimientos bancarios fuera de actividades registradas. Si aparecen esas señales, el riesgo no es sólo administrativo sino de responsabilidad personal de quienes gestionan.

Si, por el contrario, su fundación maneja recursos limitados, los patronos participan activamente y existe transparencia documental, la carencia de auditoría puede abordarse con controles internos mejorados sin necesidad de un auditor externo inmediato.

Cómo se soluciona

1. Haga una revisión documental inicial. Reúna estados de cuenta, libros contables, comprobantes de ingresos y egresos, contratos, y registros de proyectos. Fotocopie y archive todo para evitar pérdida de información.

1. Contrate una revisión técnica independiente. Aunque no siempre sea una auditoría completa, un informe de revisión por un contador con experiencia en ONG o fundaciones identifica fallos, partidas sin sustento y debilidades en controles. Esto le da una hoja de ruta objetiva.

1. Implemente controles básicos ya hoy: separación de funciones (quien aprueba no debe ejecutar pagos), doble firma para pagos por encima de ciertos importes, conciliaciones bancarias mensuales, registro de proveedores con documentación y comprobantes de servicio, y políticas de gastos claras.

1. Establezca registro de donantes y seguimiento de fondos por proyecto. Llevar trazabilidad desde la recepción de fondos hasta el gasto final evita confusiones y facilita la rendición.

1. Si es necesario por estatutos o por exigencia de financiadores, contrate auditoría externa. Una auditoría formal revisa estados y emite opinión; sirve para recuperar confianza ante donantes y autoridades.

1. Capacite al equipo y al patronato. Los controles no funcionan sin personas que los apliquen: formación sobre políticas internas, deberes fiduciarios y responsabilidad de los patronos es esencial.

1. Regularice ante autoridades si corresponde. Si un convenio exige informes o la normativa lo condiciona, presente las correcciones y el plan de remediación.

Qué puede hacer usted sin abogado: ordenar la documentación, contratar una revisión contable y establecer controles básicos. Necesitará abogado si hay contratos incumplidos, acusaciones formales, denuncia por malversación o riesgo de responsabilidad penal o civil de los patronos.

Qué puede pasar

1) Se arregla con medidas internas. Muchas fundaciones corrigen fallas implementando controles y entregando informes de remediación a donantes y autoridades. Un plan creíble y una revisión independiente suelen restaurar confianza.

2) Acuerdo con financiadores o donantes. Si un financiador reclama incumplimiento por falta de auditoría, es frecuente negociar la entrega de revisiones y un plan de cumplimiento, con ajustes en futuros desembolsos.

3) Procedimiento administrativo o penal. En presencia de indicios de uso indebido de fondos o fraudes, la autoridad o un donante puede iniciar acciones administrativas o incluso penales. En juicio, la fundación puede responder patrimonialmente y los gestores podrían ser llamados a responder personalmente.

Y si gana, ¿cobra? Si la reclamación es por recuperación de fondos y la fundación no tiene bienes líquidos, una sentencia puede quedar como título ejecutivo de difícil cobro. Evaluar la solvencia y posibles responsabilidades personales es clave antes de litigar.

Errores que arruinan el caso

• No separar funciones: quien paga y quien registra no deben ser la misma persona.
• Borrar o modificar comprobantes sin dejar rastro: destruye confianza y evidencia.
• Esperar a que un financiador detecte el problema: la proactividad reduce sanciones.
• No documentar políticas de gastos: sin reglas claras la autoridad interpreta en contra.
• Ignorar recomendaciones de una revisión técnica: actuar tarde complica la defensa.