Compliance penal y obligaciones de la empresa: primeros pasos

¿Tienes razón?

La adopción de un programa de compliance penal no es obligatoria para todas las empresas, pero tiene efectos prácticos: puede eximir de responsabilidad penal corporativa o atenuarla si la empresa demuestra que actuó con políticas y controles razonables. Lo que determina si debe implantar un programa es la exposición a riesgos: actividades con contratos públicos, manejo de grandes flujos de dinero, interacción con agentes externos de alto riesgo o historial de incumplimientos aumentan la necesidad de compliance.

Tres elementos decisivos para valorar su caso son: 1) el mapa de riesgos de la actividad; 2) la existencia de controles internos y su documentación; 3) la voluntad de la dirección de asignar recursos y responsabilidades claras. Si la empresa tiene debilidades en cualquiera de estas áreas, implantar medidas de cumplimiento no sólo reduce riesgos penales, sino que mejora la gobernanza y la confianza de clientes y bancos.

Cómo se soluciona

1. Haga un diagnóstico de riesgos. Identifique procesos donde se concentran riesgos penales: contratación pública, pagos a intermediarios, regalos y hospitalidad, control de proveedores y procedimientos de selección. Documente operaciones y flujos de dinero en los que la empresa interviene.

1. Defina políticas y códigos. Redacte un código de conducta y políticas anti-corrupción, sobre conflicto de interés, contratación de terceros y manejo de regalos. Estos documentos deben ser firmes, claros y aplicables.

1. Implemente controles internos. Establezca segregación de funciones, aprobaciones múltiples para pagos relevantes, y controles de documentación para due diligence de proveedores e intermediarios. Mantenga registros accesibles y trazables.

1. Nombre responsabilidades. Designe un oficial de cumplimiento o un comité encargado de supervisar el programa. Aunque la empresa sea pequeña, alguien debe asumir la responsabilidad y reportar periódicamente a la dirección.

1. Capacite al personal. Forme a quienes toman decisiones clave sobre las políticas y procedimientos. La formación debe registrarse y actualizarse periódicamente.

1. Instale canales de denuncia. Implementar mecanismos para recibir informes sobre incumplimientos y proteger a denunciantes facilita la detección temprana de problemas.

1. Realice auditorías y revisiones. Controle periódicamente el cumplimiento mediante revisiones internas o auditorías externas que evalúen la eficacia de los controles.

1. Actualice y documente mejoras. Si se detecta una falla, documente las medidas correctivas y el razonamiento que las sustenta. La documentación es clave para demostrar diligencia ante autoridades.

1. Busque asesoría legal. Un abogado con experiencia en compliance penal puede diseñar políticas ajustadas al riesgo y representar a la empresa ante consultas regulatorias o investigaciones.

Qué puede pasar

1) Implantación y mejora continua. Lo normal es que la empresa adopte medidas proporcionales a su tamaño y actividad. Con políticas, controles y formación, reduce la probabilidad de delitos y mejora la relación con bancos y clientes.

2) Acuerdo o regularización con autoridades. Si existe una sospecha o investigación, contar con un programa de compliance documentado facilita acuerdos o atenuación de sanciones, mostrando que la empresa procuró evitar la conducta ilícita. Un acuerdo puede incluir medidas de corrección y supervisión externa.

3) Investigación penal y responsabilidades. Si se detecta un delito cometido por empleados o administradores y la empresa no puede demostrar que adoptó medidas razonables, puede afrontar responsabilidad penal y multas, así como reputación dañada. Incluso con sentencia favorable, la ejecución depende de la disponibilidad de activos para responder a sanciones y posibles reparaciones.

Errores que arruinan el caso

• Tener un código de cumplimiento solo en papel: sin controles y sin entrenamiento, el documento no protege ante una investigación.

• No documentar decisiones críticas: la ausencia de registros hace difícil demostrar diligencia.

• Nombrar un responsable sin recursos: un oficial sin autoridad ni presupuesto no puede implementar medidas eficaces.

• Ignorar la debida diligencia de terceros: proveedores o intermediarios sin controles tiran por la borda cualquier programa interno.

• Esperar a la investigación para reaccionar: implantar medidas solo después de un problema reduce las ventajas de mitigación.