Mi cliente no me paga las facturas

¿Tienes razón?

Que tenga razón depende de cuatro cosas: la existencia de una factura o contrato que documente el servicio o entrega; la prestación efectiva (entregas, actas de recepción, correos que acepten la entrega); la identificación correcta del cliente; y que se hayan respetado los términos pactados (condiciones de entrega, calidades, recibos). Si la factura está emitida a nombre correcto y dispone de albaranes, correos de aceptación o actas de recepción firmadas, su posición es sólida. Si la factura es por servicios continuos, revise si hubo reclamaciones del cliente sobre calidad o incumplimiento: esas objeciones deben figurar y, si son infundadas, su factura mantiene validez.

Otro aspecto determinante es si el cliente es consumidor final o empresa: en relaciones de consumo se aplican disposiciones de la Ley Orgánica de Defensa del Consumidor; en relaciones entre empresas rige el derecho contractual general. También pesa la solvencia del cliente: una factura contra una empresa con historial de incumplimientos o sin activos reduce las posibilidades de cobro efectivo aunque la reclamación sea correcta.

Cómo se soluciona

1. Reúna la prueba contable y contractual. Agrupe facturas, contratos, órdenes de compra, albaranes firmados, correos electrónicos y cualquier comunicación que confirme la prestación. Prepare un expediente que muestre claramente la deuda y el historial de impago.
2. Envíe una reclamación formal y documentada. Notifique al cliente por un medio fehaciente explicando la deuda, adjuntando la factura y proponiendo opciones de pago. Mantenga un registro cronológico de llamadas y correos; exporte conversaciones y guarde respuestas.
3. Active la gestión de cobranza interna o contrate una agencia. Muchas empresas recuperan sus facturas mediante recordatorios escalonados y ofertas de plan de pagos. Use agencias de cobro profesionales que operen dentro de la ley y exijan informes escritos de sus gestiones.
4. Valore la mediación o la conciliación previa. En ciertos sectores, una mediación evita la judicialización y preserva la relación comercial. Si opta por conciliar, deje todo por escrito y firme un acuerdo que detalle pagos y consecuencias por incumplimiento.
5. Inicie acciones judiciales si no hay acuerdo. Un abogado puede presentar la demanda de cobro en la unidad judicial competente y, si procede, solicitar medidas cautelares para asegurar activos del cliente (embargos preventivos). La decisión de litigar debe ponderar la cuantía, los costes y la probabilidad de recuperar bienes.

Qué puede hacer la empresa sola: facturar correctamente, registrar entregas y comunicar reclamaciones formales. Necesita un abogado para preparar la demanda, pedir embargos o para negociar acuerdos complejos, y para tratar con clientes que tengan representación legal.

Qué puede pasar

1) Se arregla con comunicación escrita. Muchas facturas se pagan tras una carta formal o una llamada firme: el cliente reconoce la deuda y acuerda pagar o pactar plazos. Esto suele ser lo más rápido y menos costoso.

2) Acuerdo o plan de pagos. Se alcanza un acuerdo con calendario y garantías; a veces conviene aceptar una quita si evita meses de procesos y costes. Un acuerdo por escrito reduce riesgos y permite acciones si no se cumple.

3) Juicio y ejecución. Si la vía extrajudicial falla, la demanda puede terminar en sentencia y, con ella, en embargos sobre bienes o cuentas del deudor. Si el cliente es insolvente, la sentencia sirve como título para intentar cobros posteriores, pero la ejecución práctica dependerá de activos disponibles.

Y si gana, ¿cobra? Una sentencia favorable habilita el cobro mediante embargos, pero la efectividad depende de que el cliente tenga bienes o cuentas bancarias embargables. La sentencia protege su derecho, pero no garantiza liquidez inmediata si el deudor no tiene bienes.

Errores que arruinan el caso

• Emitir facturas sin pruebas de entrega o aceptación: sin albaranes o correos que confirmen la recepción, la factura es más discutible.
• Retrasar la reclamación: cuanto más tiempo pasa sin reclamar, más difícil recuperar la deuda y más probable que el deudor haya agotado activos.
• No formalizar acuerdos verbales: aceptar promesas de pago sin documento escrito facilita impagos posteriores.
• Usar cobro informal o amenazas: prácticas coercitivas son ilegales y pueden volverse en su contra.
• No verificar la solvencia del cliente antes de trabajos importantes: un control básico de solvencia evita sorpresas.