Si quieres eliminar datos antiguos y no sabes qué plazos de conservación aplicar

¿Tienes razón?

Eliminar datos que ya no sirven es, en general, una buena práctica y responde al principio de minimización de la protección de datos. Pero no basta con borrarlos por impulso: lo que determina si puedes suprimir un dato es la coexistencia entre la finalidad para la que se recogió y las obligaciones legales o contractuales que exijan conservación. Por ejemplo, datos necesarios para cumplir una garantía o para rendir cuentas ante autoridades pueden requerir conservación, mientras que listas de marketing de clientes inactivos pueden eliminarse cuando la finalidad desaparece.

Otro factor es la evidencia documental: antes de borrar datos conviene documentar la razón y el criterio aplicado. Esto protege ante un reclamo posterior: si alguien solicita información o la autoridad inspecciona, deberás justificar por qué ya no tienes el dato.

Finalmente, la retención debe ser proporcional y revisable. No es un acto único: implementa revisiones periódicas y protocolos de eliminación segura para evitar riesgos de fuga de información.

Cómo se soluciona

1. Haz un inventario y asigna finalidades. Enumera las categorías de datos (clientes activos, ex clientes, empleados, candidatos) y para cada categoría escribe la finalidad concreta que justifica su tratamiento.

1. Identifica obligaciones legales y contractuales. Para cada finalidad, anota si existe alguna obligación que imponga conservar información (por ejemplo, comprobantes para efectos tributarios o documentación laboral para la relación con trabajadores). Si no existe obligación, la retención depende de la finalidad original.

1. Define criterios de conservación por categoría. Para datos sin obligación legal, define condiciones objetivas que indiquen fin de la finalidad (cliente inactivo, contrato terminado y sin garantías pendientes, baja explícita). Documenta estos criterios y quién los aplica.

1. Implementa procedimientos de eliminación segura. No basta eliminar un archivo: sigue prácticas de eliminación que impidan recuperación (borrado seguro, destrucción de soportes físicos, limpieza de backups según política). Para backups y registros de logs, define excepciones y plazos de retención técnica si es necesario.

1. Registra las decisiones. Mantén un registro de las políticas de retención y de las operaciones de supresión realizadas. Incluye fecha, responsable y motivo. Este registro es la prueba de cumplimiento.

1. Informar en la política de privacidad. Explica de forma general cómo gestionas la retención y cómo pueden solicitar la supresión quienes lo deseen. Evita listar plazos numéricos; usa criterios descriptivos y procesos de revisión.

1. Automatiza cuando puedas. Si manejas grandes volúmenes, configura el sistema para marcar registros inactivos y ejecutar eliminación programada conforme a criterios documentados.

Hoy puedes: comenzar el inventario y documentar criterios. Llama a un abogado si hay dudas sobre obligaciones legales, o si borrados podrían afectar derechos de reclamantes o procesos judiciales en curso.

Qué puede pasar

1) Se arregla con una política interna y limpieza. El resultado ideal es que la empresa adopte reglas claras y elimina datos que no necesita, reduciendo riesgos y costos.

2) Acuerdo o conciliación. Si un titular reclama haber sido borrado indebidamente o, por el contrario, exige supresión y no la obtuvo, puedes negociar medidas correctivas. Un acuerdo puede incluir reinstitución de prácticas y compensaciones no económicas.

3) Procedimiento ante la autoridad. Si la autoridad detecta retenciones indebidas o eliminaciones que afectan derechos (por ejemplo, borrar pruebas ante un reclamo), puede ordenar medidas correctivas. En un procedimiento judicial, la discusión será si la retención o eliminación fue razonable y conforme a las obligaciones. Si pierdes, podrías afrontar obligaciones de restauración de datos si es posible, y sanciones administrativas.

Respecto al cobro de una eventual indemnización, una sentencia favorable no garantiza la ejecución si el responsable carece de recursos; por eso conviene considerar seguros de responsabilidad para datos.

Errores que arruinan el caso

• Borrar datos sin documentar la motivación ni comprobar que no hay procesos legales en curso.
• Mantener datos "por si acaso" indefinidamente sin revisar la finalidad.
• No incluir backups y registros en la estrategia de eliminación: el dato puede permanecer disponible.
• Confundir copia de seguridad con archivo de conservación legal; cada uno requiere tratamiento distinto.
• No informar en la política que existe un criterio de retención: deja a los titulares sin entender cómo se gestionan sus datos.