Si necesitas redactar cláusulas de privacidad claras para clientes y empleados

¿Tienes razón?

Tener cláusulas de privacidad claras no es solo recomendable: en general, la ley exige que las personas sepan qué se hace con sus datos. Lo que determina si tu cláusula es suficiente son tres cosas: la precisión de la información (qué datos y para qué), la base legal para cada tratamiento (consentimiento u otra razón legítima) y la forma en que se entrega esa información (visible, accesible y en lenguaje comprensible). Para empleados hay particularidades: algunos tratamientos son necesarios para la relación laboral y otros no; para clientes, el marketing y la cesión a terceros requieren atención especial. Si tu cláusula mezcla todo en un bloque indescifrable, es probable que no cumpla: la gente debe poder distinguir, por ejemplo, qué datos se usan para facturar y cuáles para enviar promociones.

Una cláusula buena tiene tres características: específica, segmentada y operativa. Específica: lista los tipos de datos y actividades. Segmentada: separa tratamientos distintos (nómina vs. cámaras vs. marketing). Operativa: explica cómo ejercer derechos y quién es el responsable. Si puedes contestar a estas preguntas con frases concretas, vas por el camino correcto.

Cómo se soluciona

1. Haz un inventario de tratamientos. Reúne a quien maneja áreas de ventas, RR. HH., TI y marketing. Pide documentos que muestren procesos reales: formularios de contratación, formularios web, hojas de cálculo con datos personales, políticas de acceso a sistemas y contratos con proveedores.

1. Identifica finalidades y base legal. Para cada tratamiento escribe: finalidad (p. ej., pago de sueldos), datos necesarios (rut, cuenta bancaria), base legal (necesario para la relación laboral, consentimiento para marketing), y destinatarios (servicio de nómina, plataforma de email). No inventes bases: si para marketing usas correo con clientes actuales, suele funcionar el interés legítimo o el consentimiento, según el caso y cómo se contactó a la persona.

1. Redacta cláusulas separadas y sencillas. Para clientes: un párrafo por finalidad (facturación, entrega, servicio posventa, marketing) que diga qué datos, por qué y si se comparten con terceros. Para empleados: párrafos por grupo de tratamientos (nómina, evaluaciones, seguridad interna). Usa lenguaje llano: evita jerga legal y explica términos técnicos entre paréntesis.

1. Incluye información operativa. Dónde están los datos, quién es el responsable (nombre y contacto), cómo ejercer derechos (acceso, rectificación, oposición, supresión) y cómo presentar reclamos. Añade la referencia a la política de cookies si corresponde y explica la retención de forma general (p. ej., se conservan mientras exista la relación o para cumplir obligaciones legales).

1. Revisa contratos con proveedores. Si terceros tratan datos por encargo, necesitas cláusulas contractuales que impongan seguridad, limitación de uso y obligaciones de notificación de incidentes. Incluye en la cláusula de privacidad que se usan proveedores y, si aplicable, el país donde procesan datos.

1. Prueba la comprensión. Pide a personas que no trabajan en la empresa que lean las cláusulas y expliquen con sus palabras qué se hace con sus datos. Ajusta según las dudas más frecuentes.

1. Publica y controla versiones. Mantén un registro de versiones y fecha de actualización en la política. Cuando cambies finalidades o agregues proveedores, actualiza y comunica el cambio a quienes corresponda.

En qué puedes actuar hoy sin abogado: redactar borradores basados en el inventario y colocar una versión provisional visible en la web y en contratos de trabajo. Cuándo llamar a un abogado: si manejas datos sensibles, si hay transferencias internacionales o si vas a usar perfiles para decisiones automatizadas.

Qué puede pasar

1) Se arregla con una corrección y comunicación. Muchas veces la solución es técnica y comunicacional: corriges la cláusula, informas a clientes y empleados y actualizas formularios. Esto evita reclamos formales.

2) Acuerdo o conciliación. Si alguien presenta una reclamación ante una autoridad o a través de un mediador, es común llegar a un acuerdo (por ejemplo, correcciones y compromisos de seguridad). Un acuerdo puede ser ventajoso porque evita publicidad negativa y gastos mayores.

3) Procedimiento administrativo o judicial. Si la autoridad determina incumplimiento grave, puede ordenar medidas correctivas o sanciones. En juicio, la cuestión será la prueba de que informaste correctamente y que contabas con base legal. Si pierdes, podrías enfrentar órdenes de corrección, obligación de indemnizar daños determinados y gastos de defensa. Y si la empresa es pequeña o insolvente, una sentencia no garantiza el cobro; hay que valorar la capacidad real del responsable para cumplir.

Errores que arruinan el caso

• Usar una única cláusula genérica que intenta cubrir todo sin separar finalidades.
• No documentar el inventario real de tratamientos: la cláusula dice una cosa y la práctica otra.
• Pedir consentimiento en situaciones donde la relación contractual exige el tratamiento y luego pretender usarlo para otros fines.
• No revisar contratos con proveedores que acceden a datos: quedas expuesto por terceros.
• Lenguaje técnico o extensiones legales incomprensibles que hacen a la cláusula inútil para el titular.