Qué hacer si tu empresa sufre fraude contable

¿Tienes razón?

Para valorar si lo que ocurre es fraude contable debes concentrarte en cuatro elementos. Primero: consistencia de los asientos. Revisa si existen asientos reversados sin soporte o partidas conciliadas de manera irregular. Segundo: existencia de documentos de respaldo. Facturas, boletas, guías y contratos deben coincidir con los registros contables y con los pagos realizados. Tercero: trazabilidad de pagos. Las transferencias bancarias, cheques y órdenes de pago muestran hacia dónde fue realmente el dinero; si las cuentas receptoras no coinciden con el proveedor declarado, hay un indicio serio. Cuarto: móviles y conducta. La identificación de beneficiarios finales, cuentas interpuestas o vínculos personales entre quien autorizó y el receptor ayuda a distinguir entre error y fraude.

La contabilidad de una empresa puede ocultar irregularidades por años si no hay controles internos adecuados. Un hallazgo casual no determina por sí mismo la existencia de delito; la valoración técnica y la revisión por perito contable son claves. Si la desviación es significativa y hay indicios de ocultamiento, entonces la vía penal y civil puede ser procedente.

Cómo se soluciona

1. Asegura los sistemas y realiza backups. Antes de modificar nada, copia los sistemas contables, los archivos electrónicos y los logs de acceso. Cualquier intervención sin copia puede ser cuestionada en un proceso.

1. Suspende accesos y separa responsabilidades. Si hay sospecha sobre empleados o directivos, restringe accesos a sistemas contables y solicita claves temporales para auditorías. Mantén el control y documenta quién realizó cada cambio.

1. Encarga una auditoría forense contable. Un perito hará conciliaciones bancarias, verificará partidas y buscará documentos faltantes. El informe técnico es una pieza clave tanto para la posible denuncia penal como para la reclamación interna.

1. Reúne toda la documentación externa. Pide a bancos extractos completos, solicita copia de facturas a proveedores y guarda comunicaciones electrónicas que muestren autorizaciones o instrucciones. Si existen pagos a cuentas personales, recaba la documentación que justifica tales pagos.

1. Decide la vía: corrección interna, reclamación civil o denuncia penal. Si el informe forense muestra manipulación intencional, la denuncia al Ministerio Público puede activar investigación penal. Paralelamente, inicia acciones civiles para recuperar fondos y depurar responsabilidades laborales o contractuales.

1. Ten preparada la documentación para autoridades laborales y tributarias. Si hay irregularidades tributarias o de cotizaciones, puede abrirse investigación administrativa. Colabora con las autoridades y consulta con tu asesor tributario.

1. Recuperación y prevención. Implementa controles: segregación de funciones, doble firma para pagos relevantes, conciliaciones periódicas y rotación de tareas en tesorería. La prevención es la mejor forma de mitigar repetición.

Qué puedes hacer hoy: no borres información, obliga a realizar copias, solicita un informe contable y limita accesos. Qué hace un abogado: coordina la denuncia penal si corresponde, solicita medidas cautelares y actúa en la reclamación civil o laboral contra responsables.

Qué puede pasar

1) Se corrige internamente. Si fue error o negligencia, la empresa puede recuperar fondos mediante reposición interna, sanciones disciplinarias y ajustes contables. Esta vía evita exposición pública y costos judiciales.

2) Acuerdo o demanda civil. Si el responsable o terceros aceptan negociar, un acuerdo puede incluir pago, garantías y compromisos de control. A veces un acuerdo es preferible a la litigación por rapidez y certeza.

3) Investigación penal y juicio. Si hay indicios de fraude, la denuncia puede derivar en investigación penal. En ese proceso, la empresa puede ser querellante y acompañar con peritaje contable. Si se obtiene sentencia, la ejecución para cobrar depende de la existencia de bienes de los condenados.

Y si ganas, ¿cobras? Una sentencia que ordene pago es efectiva solo si existen bienes o fondos para embargar; por ello, la búsqueda de activos y la solicitud de medidas cautelares son esenciales.

Errores que arruinan el caso

• Reescribir asientos sin dejar rastro de la investigación: se pierde la trazabilidad.
• No asegurar backups: perder logs impide reconstruir la conducta.
• Confrontar públicamente al sospechoso sin pruebas: puede derivar en riesgo laboral y complicar pruebas.
• No coordinar con el área tributaria: corregir asientos sin evaluar obligaciones fiscales puede generar sanciones.
• No pedir peritaje técnico: la valoración contable independiente es decisiva en tribunales.