No sé qué hacer con facturas vencidas que me demandan

¿Tienes razón?

No puedes saber de inmediato si tienes razón solo porque la factura está vencida. Lo que determina si puedes oponerte con fuerza son tres factores: si la factura corresponde a una prestación efectivamente brindada y conforme a contrato; si hay pruebas de pago o de acuerdos de compensación; y si el acreedor cuenta con un título ejecutivo que le permita exigir el pago por la vía rápida. También importa si la factura fue endosada a un tercero o si la empresa que reclama ya cobró de otra manera.

Si no reconoces la deuda, documenta por qué: falta de entrega, defectos en la prestación, descuentos acordados que no se aplicaron, o pagos efectuados y no registrados. Si reconoces la deuda pero discutes montos, reúne los comprobantes que prueben lo abonado. Aunque la factura esté vencida, existen defensas válidas: pago, prescripción en sentido práctico (no citaré términos doctrinales que confundan al lector), compensación y nulidades formales. El objetivo es convertir una demanda en una negociación o en una disputa que se resuelva con prueba documental.

Cómo se soluciona

1. Reúne todas las facturas y documentos relacionados. Busca contratos, órdenes de compra, guías de despacho, remitos, boletas, comprobantes de recepción y confirmaciones de conformidad. Si hubo pagos parciales, localiza transferencias bancarias, boletas de depósito o cheques cobrados. Exporta los correos y chats que contengan acuerdos, fechas de aceptación o instrucciones de pago.

1. Haz un cuadro de conciliación. Ordena las facturas por fecha de emisión y por partido con pagos realizados: número de factura, monto reclamado, monto pagado y saldo según tus documentos. Apoya cada línea con copia del comprobante correspondiente.

1. Responde la demanda o el requerimiento formal. No ignores notificaciones. Prepara una contestación con las defensas objetivas: pago, liberación por cumplimiento, vicios en la prestación o error en la identidad del acreedor. Si no sabes redactarla, solicita orientación para presentar una réplica básica ante el juzgado.

1. Ofrece y documenta una propuesta de solución. Antes o durante el proceso, proponer un plan de pagos o un acuerdo de quita puede ser más eficaz que litigar. Si negocias, deja todo por escrito y exige comprobantes de aceptación.

1. Valora la integración al concurso si la suma de demandas y la situación financiera justifican una reorganización. Un concurso puede ordenar las deudas y paralizar ejecuciones individuales, pero requiere estrategia: identificar acreedores, liquidez disponible y el impacto patrimonial.

Qué puedes hacer sin abogado: preparar el cuadro de conciliación, reunir y ordenar la prueba, responder notificaciones básicas y proponer acuerdos escritos. Qué necesita un abogado: calificar jurídicamente las defensas, redactar contestaciones técnicas, representar en audiencias y cuantificar riesgos y preferibilidad de créditos.

Qué puede pasar

1) Se arregla con una carta o propuesta. Muchas controversias por facturas vencidas se resuelven con un pago parcial, plan de pagos o descuento a cambio de cierre rápido. Esto coloca al acreedor en una posición líquida y te evita costas judiciales.

2) Acuerdo o conciliación judicial. Llegar a un acuerdo homologado en una conciliación te da seguridad ejecutoria y reduce la incertidumbre. Un acuerdo por menos puede valer más que una sentencia por más, porque evita gastos, demoras y el riesgo de insolvencia del deudor.

3) Juicio y sentencia. Si el caso sigue a juicio, la sentencia reconocerá o rechazará la pretensión. Si pierdes, la ejecución puede afectar tus bienes y cash flow; además, el perdedor puede terminar pagando costas y gastos. Si la empresa demandada es insolvente, incluso una sentencia firme puede traducirse en un crédito que compite con otros en caso de concurso.

Y si ganas, ¿cobras? Ganar en juicio te da un título, pero la posibilidad de cobro depende de la existencia de bienes ejecutables del demandado. En casos de deudores con problemas de liquidez, la sentencia no garantiza recuperar dinero en efectivo.

Errores que arruinan el caso

• No conservar comprobantes de pago y no reconciliar contablemente las facturas.
• Dejar pasar notificaciones sin responder: la inacción facilita que el contrario avance con medidas ejecutivas.
• Firmar renuncias, pagar si no tienes documento que cancele la obligación, o hacer acuerdos orales.
• No revisar si la factura fue endosada o vendida a un tercero: la identidad del acreedor importa.
• Empezar a pagar algunas facturas sin registrar y luego reclamar descuentos no aplicados: pagar parcialidades sin respaldo escrito complica la defensa.