Mi empresa recibió una factura de un proveedor falso y la pagó

¿Tienes razón?

Una factura falsa puede deberse a suplantación (alguien se hizo pasar por proveedor) o a una relación comercial inexistente. Para saber si tienes caso, examina lo siguiente:

1. Relación contractual previa: ¿había un contrato, pedido u orden de compra que justifique la factura? Si no existía relación, el pago parece claramente improcedente.

1. Autorización interna: ¿quién en tu empresa aprobó la factura y tenía facultades para hacerlo? Si la aprobación estuvo fuera de los procedimientos, eso complica la defensa ante terceros.

1. Prueba de pago y destino de los fondos: comprobantes bancarios que muestran la cuenta receptora y, si es posible, el titular de la cuenta. Si se usó una cuenta personal en vez de una cuenta de empresa, es sospechoso.

Si la factura no concuerda con órdenes de compra, la cuenta receptora no corresponde al proveedor real, o el proceso interno fue omitido, hay indicios de fraude y margen para reclamar.

Cómo se soluciona

1. Reúne la documentación interna y externa

• Orden de compra, recepción de bienes o servicios, albaranes, correos de pedido y la factura en cuestión.
• Comprobantes bancarios de la transferencia o pago.
• Registros de quien autorizó el pago y copia del procedimiento interno vigente.

1. Verifica al proveedor

• Contacta al proveedor que figuraba en la factura para confirmar si emitió la factura y si recibió el pago. Conserva la respuesta por escrito.
• Revisa el RUT de quien emitió la factura en el registro correspondiente y la boleta o factura electrónica en el sistema del Servicio de Impuestos Internos, si aplica.

1. Denuncia y reclamación

• Si hubo suplantación o fraude, presenta denuncia en Carabineros o Fiscalía y adjunta pruebas.
• Considera una acción civil de responsabilidad contra quien aprobó o autorizó indebidamente el pago, si hay negligencia interna.

1. Medidas para intentar recuperar fondos

• Solicita a tu banco gestiones de reversa o recuperación de fondos; aunque no siempre es posible, el banco puede intentar trazar y retener fondos si actúa pronto.
• Si el destinatario de la cuenta es identificable y tiene bienes, puedes intentar medidas civiles para embargar y recuperar lo pagado.

1. Reforzar procesos internos

• Revisá y actualizá los controles de aprobación de pagos, la validación de proveedores y la verificación de cuentas bancarias para evitar repetición.

Qué puede hacer la empresa sola: reunir documentación, contactar al proveedor, notificar al banco y presentar la denuncia. Cuándo contratar abogado: para peticionar medidas cautelares, coordinar la recuperación con bancos y para demandas civiles contra responsables internos o externos.

Qué puede pasar

1) Se arregla con devolución

Si la persona o entidad receptora reconoce la suplantación, puede devolver lo cobrado. Este camino es el más directo y reduce costos legales.

2) Acuerdo interno o conciliación

Tu empresa puede pactar con terceros una devolución a cambio de no iniciar acciones, o acordar responsabilidad con empleados que incumplieron procedimientos. Estos acuerdos suelen ser rápidos si las partes tienen patrimonio detectable.

3) Juicio y responsabilidad penal

La Fiscalía puede investigar fraude o suplantación. En lo civil, podrías demandar por daños y perjuicios y solicitar medidas para asegurar bienes. Si en el proceso se demuestra negligencia interna, la empresa puede tener que reclamar a empleados o mandos que autorizaron el pago.

Y si ganas, ¿cobras?

El cobro depende del patrimonio del demandado. Si el receptor del pago ocultó o transfirió fondos, la ejecución puede ser compleja y requerir medidas adicionales para recuperar activos.

Errores que arruinan el caso

• No conservar correos y órdenes de compra que demuestren la inexistencia de la relación comercial.
• No avisar al banco inmediatamente: la demora facilita dispersión de fondos.
• No verificar la cuenta bancaria del proveedor con una llamada directa o correo institucional.
• Eliminar registros internos que prueban la autorización del pago.
• No actualizar controles para evitar reincidencia del mismo fraude.